Författare:
Randy Alexander
Skapelsedatum:
28 April 2021
Uppdatera Datum:
1 Juli 2024
Innehåll
E-post, som alla andra kommunikationsmedel, har sina egna konventioner och sociala protokoll. Om du behöver skriva ett e-postmeddelande som kräver feedback under arbetet eller studiet, eller om ett utkast, bör du överväga hur du bäst utarbetar din e-postmening, tidpunkt och struktur när du skriver din e-post. burk. Ett artigt, koncist och specifikt e-postmeddelande hjälper dig att få det svar du behöver.
Steg
Metod 1 av 4: Be om feedback på jobbet
Identifiera den person som är mest kvalificerad att kommentera ditt arbete. Vanligtvis är det din direkta chef. I vilket fall som helst bör du hänvisa till din handledare först, eller en seniorkollega eller kollega. De kommer att ha erfarenheten att hjälpa dig och ge den feedback du behöver.
Var artig och ödmjuk när du skriver e-post. Du bör följa dessa allmänna regler när du skriver e-post på jobbet. Ödmjukhet är till nytta när du ber om feedback, men var inte så ödmjuk att din chef eller chef tror att du inte vet något om ditt jobb. Istället bör du ifrågasätta dina framsteg när du arbetar med ett projekt eller en uppgift. Detta hjälper din chef att veta att du inte bara passivt väntar på feedback. Du bör också komma ihåg tipsen nedan.- Du kan skriva något som: ”Jag gör en presentation för imorgon men jag har lite formateringsproblem - jag är inte säker på om jag gör det vanliga företagsformatet. Jag har bifogat min presentation. Har du några förslag till designdelen? Tack för ditt stöd ".
- Glöm inte att tacka dem i e-postmeddelandet.
Var specifik när du ber om feedback. Detta kan hjälpa dig att undvika överväldigande feedback, men det hjälper inte ditt arbete. Du bör undvika frågorna "Ja" eller "Nej", såvida det inte är nödvändigt. Istället bör du fokusera på de specifika delarna av projektet du behöver göra. "Terrorisera" inte din chef eller kollega med alla frågor du vill ställa om ditt jobb på en gång.- Du kan till exempel skriva något som: ”Jag är inte säker på hur Eastman-filer hanteras. Klienten har ännu inte svarat på mina e-postmeddelanden, och eftersom detta är ett projekt med hög prioritet, tror jag att det skulle vara bäst för mig att mejla honom och fråga honom vad jag ska göra ”.
- Var specifik om du förväntar dig generell feedback i form av en recension eller rapport. Var så artig, kortfattad och så specifik som möjligt. Du kan till exempel begära en rapport om din effektivitet eller kreativitet på jobbet. Om du begär feedback från dina underordnade måste du göra en anonym undersökning.
Skicka tackmeddelanden när andra svarar. Om feedbacken antyder att du behöver förbättra mycket eller om ditt arbete inte är riktigt bra, skriv en kort mening om hur du kommer att förbättra dig. Du måste ge dig själv tid att bearbeta dina känslor innan du svarar omedelbart.- Se till att du svarar inom 1-2 dagar.
Metod 2 av 4: Be om feedback vid inlärning
Introducera dig själv. Dina lärare kan undervisa hundratals studenter, särskilt om de är professorer vid universitetet. Du måste ange ditt för- och efternamn (för- och efternamn), din klass och din kurs. Om du är gymnasieelever behöver du information om din klass eller när du studerar. På det här sättet slösar du inte bort dina lärares tid på att tänka vem du är, istället spenderar de mer tid på att svara på den information du behöver.
Var artig. Ibland har eleverna svårt med det första e-postmeddelandet som skickas till läraren. Du kan börja med "Hello Teacher Son" eller "Dear Co Thanh". Även om läraren skickade ett e-postmeddelande, använd inte mindre formellt språk än tidigare. Håll din ton standard. Istället för att skriva ”Hej, hur tror du att min uppsats är? Det är den bästa uppsatsen, eller hur? ”Skriv så här,” Jag är inte säker på om jag förstår uppdragskraven korrekt. Jag har några uppsatsfrågor.
Var kortfattad. Du behöver inte förklara hela sammanhanget av frågan, såvida inte sammanhanget behövs för att förstå frågan ordentligt. Om du till exempel ber om feedback om en eventuell tidsfristförlängning, behöver din lärare en anledning till det. Om du bara frågar om dina läxor, berätta inte för dem hur sent din hund fick dig att arbeta, varför du mailade dem nu (såvida det inte är nära inlämningsdatumet), eller vad som helst allt annat som inte är relaterat till läxorna.
Vänta inte till natten innan test- eller inlämningsdatumet för att be om feedback. Inte bara kommer läraren inte att svara när det är närmare inlämningsdatumet, de kommer också att vara arg eftersom du har väntat till sista minuten för att rådfråga dem. Om du behöver skicka frågor i sista minuten, var kortfattad, specifik och ledsen. På det här sättet är det mer troligt att läraren svarar dig så länge de ser e-postmeddelandet vid rätt tidpunkt.
Använd det filformat som läraren kräver. Vanligtvis kommer din lärare att berätta för dig under introduktionssessionen vilken typ av filformat de kommer att acceptera för uppdrag eller maila. Till exempel, om läraren anger .doc-filen, ska du inte skicka formatet .df eller .pages. Om du är osäker kan du skicka .rtf eller.pdf eller fråga din lärare.
Be om feedback på den uppsats eller frågesport du har skickat in. Maila bara din professor och var artig. Om professorn undervisar i skolan kan du komma och se dem eller boka en tid. Du kan säga "Kära professor Khoa, jag gjorde det inte lika bra på mitt test som förväntat. Du kan vägleda mig genom misstagen jag gjorde så att jag kan ta mitt kommande test. Är det bättre? " Ofta kommer din professor att svara på denna begäran på ett trevligt sätt. annons
Metod 3 av 4: Be om feedback på ett manuskript
E-posta en bekant först. Om du vill få effektiv feedback kommer den bästa personen att vara en bekant för dig, helst en vän eller kollega. När du mailar bekanta för att be om feedback, se till att du mailar dem regelbundet. Om du ringer till dem regelbundet, borde du antagligen ringa. Skynda dig inte för att skicka manuskriptet i det första e-postmeddelandet, såvida du inte vet att de kommer överens (någon som har hört dig läsa manuskriptet eller någon har blivit ombedd att hjälpa dig att läsa igenom det).
- Du kan inkludera en kort beskrivning eller sammanfattning, beroende på om du skickar e-post till en vän eller kollega.
Mejla experten. Om du verkligen behöver professionell rådgivning, maila en expert som du känner och förklara projektet och varför du behöver feedback. Skynda dig inte, men tacka dem artigt för deras vård och säg, "Jag förstår om du inte har tid att svara". Du kan till och med fråga om de känner någon annan som har tid och expertis för att hjälpa dig om de inte kan stödja dig.
Skicka inte ett manuskript till någon utan förvarning. Mottagaren svarar vanligtvis inte på sådana e-postmeddelanden om du inte uttryckligen har angett att du kommer att betala om de hjälper. Om de var en välkänd författare skulle de inte svara på sådana e-postmeddelanden eftersom de fick så många liknande e-postmeddelanden. Istället vänder du dig först till vänner, kollegor, professorer och mer. De hjälper dig och är ivriga att stödja dig.
Var specifik om vad du vill få från feedbacken. Om du bara vill ha en positiv feedback, låt dina läsare veta. Du måste berätta för dem om du behöver detaljerad information, lokal eller global information, eller om du vill ha ett svar som är välskrivet, grammatiskt korrekt eller välstrukturerat. Detta kommer att vara mycket effektivt för att hjälpa dina läsare att veta vad de kan förvänta sig av dem.
- Positiv feedback bör vara till hjälp. Om din läsare förklarar varför de älskar en viss sak kommer du att lära dig mycket om ditt manuskript.
- Om du får negativ feedback, ge dig själv tid att svara. Om de är dina vänner kanske de bara vill hjälpa dig. Om de är en expert, oavsett hur arg eller frustrerad du är, svara inte på ett negativt sätt. Tacka dem istället för deras stöd och fortsätt. Efter ett tag kommer du förmodligen att finna att deras feedback är till hjälp, även om det inte fungerar på det sätt de förmedlar det.
Ge läsaren tid att svara. Om du ber om detaljerad feedback om ett nytt utkast, förvänta dig inte svar på en dag eller till och med en vecka.Läsarna behöver tid för att redigera ett så långt manuskript. Om du har en tidsfrist för att skicka in ditt manuskript, berätta för din läsare. Du kan också fråga om de kan skicka ändringar på ett visst datum. Kom ihåg att de har sina egna liv och skyldigheter.
Tack för din hjälp. Om du vänder dig till en vän kan du köpa en gåva som en chokladlåda eller bara hjälpa dem tillbaka när de behöver det. Om de är experter kan du skriva ett tackmeddelande så att de vet att du uppskattar deras stöd och tid. Att glömma att tacka din läsare kan få dem att dra nytta av och / eller inte uppskattas, och kommer att göra dem mindre villiga att hjälpa dig i framtiden. annons
Metod 4 av 4: Begär feedback från kunden
Ställ inte för många frågor. Dagens kunder är överväldigade av så många undersökningar från många företag. Du kan vara säker på att en kund omedelbart kommer att radera din e-post när den läser den om den innehåller för många frågor. Om du vill att dina kunder ska vara intresserade, ställ bara en fråga eller två och det är det.
Ställ öppna frågor. Istället för att använda Ja / Nej-frågor, ställ frågor som ger mer meningsfulla svar. Istället för att fråga "Kan du presentera oss för en vän till dig?", Bör du fråga "Hur skulle du presentera oss för en vän till dig?" Dessa typer av frågor ger dig ett mer informativt svar än en Ja / Nej-fråga.
Låt dina kunder veta att du kommer snabbt tillbaka till dem. Detta hjälper kunderna att känna att deras åsikter kommer att uppskattas istället för att skickas till en brevlåda som ingen kommer att läsa eller bry sig om. Du får också uppriktig feedback om de vet att du kommer att svara.
- Var ärlig och professionell när du svarar. I dagens genomgripande internetkultur kommer du att förstöra ett företags rykte omedelbart om du svarar utan professionalism och uppriktighet.
Sätt inte in blixtar eller något annat som gör att e-postmeddelanden laddas långsamt. Om en kund upplever en långsam anslutning tar de bort e-postmeddelandet omedelbart när det inte går att ladda innehållet. Kom ihåg att feedbacken ofta är viktigare än dessa funktioner.
Använd rätt teckensnitt och format. Designa din e-post professionellt och tydligt. Ett e-postmeddelande med en luddig bild och Comic Sans-typsnitt kommer vanligtvis inte att imponera på en klient. Använd istället ett vanligt teckensnitt som Times New Roman eller Arial om du tvekar om teckensnittet du ska använda, och se till att bildkvaliteten är bra.
Se till att e-postmeddelandet är utformat effektivt. Formatering av ett enda kolumninnehåll är effektivare än ett format med delad kolumn. Välj ett teckensnitt som inte är för litet. Du bör ställa in e-post för att visas helt på din bärbara dator, telefon eller surfplatta. Eftersom många kontrollerar e-post på sina telefoner måste du formatera din e-post korrekt. annons
Råd
- Lite ödmjukhet kommer att vara till stor hjälp för dig.
- Stör inte andra för feedback.
- Upprätthålla kontextuella regler för e-postskrivning.
