Innehåll

• Steg
• Varning

När det finns ett behov av att skicka e-post till kundserviceavdelningen har vissa människor det svårt. Hur ska du skriva brev via e-post när du alltid skriver brev på papper? Vilka konventioner eller protokoll finns det för kundtjänstförfrågningar? Medan varje yrke, region och kultur har olika regler finns det allmänna riktlinjer för att du ska nå ditt mål när du skickar e-post till kundtjänst.

Steg

Del 1 av 3: Webbplatsforskning

1. 

   Letar efter svaret. Innan du mailar ett företags kundavdelning bör du se till att företagets webbplats inte har svaret på din fråga. Många företag har svarat på vanliga frågor på vanliga frågor och supportsidor.
   • Du kan enkelt komma åt dessa supportavsnitt på företagets webbplats genom att hålla muspekaren längst ner på sidan och klicka på länkarna "Kontakt", "Hjälp" eller "Kundtjänst".

2. 

   
   
   Hitta sidan Kundtjänst. Om du inte hittar länken Kundtjänst längst ner på webbsidan kan du använda sökrutan. Det kan vara ett textfält för datainmatning eller en förstoringssymbol i det övre högra hörnet på hemsidan. Skriv in söktermer, till exempel "kundvård" eller "kontakt" och tryck på Enter-knappen.
   • Vanligtvis, på sidan "Kontakta oss", kommer företagen att tillhandahålla ett e-postinformationsformulär där kunder kan lämna kommentarer eller klagomål.
     • Kolla in den här sidan för att se till att du får en kopia; annars hittar du en e-postadress som du kommer att använda ditt personliga e-postkonto för att skicka e-post från, vilket hjälper dig att arkivera meddelanden.

3. 

   
   
   Använd sökfältet. Hitta ämnet du behöver ställa i samma sökfält som du använde för att hitta e-postadresser till kundtjänst. Att söka efter ämnen eller frågor på det här sättet hjälper dig att få svar utan att behöva skicka e-post.
   • Noggrann sökning hjälper dig att få uppskattning när du verkligen behöver skicka e-post. Om du redan har skrivit ett e-postmeddelande på problemet kommer kundtjänstteamet förmodligen att du är en svår och passiv gäst och därför en potentiell kund.
   • Kolla in vanliga frågor. I många fall finns din fråga redan besvarad i avsnittet FAQ. Många webbplatser stöder detta avsnitt för att minimera antalet e-postmeddelanden som skickas till kundtjänst.

4. 

   
   
   Företagspolitisk forskning. Om du inte hittar svaret på ditt problem i sökfältet eller vanliga frågor kan du hitta mer i avsnittet "Om oss" eller sidan Returpolicy. Håll musen längst ner på webbsidan och hitta länkarna. Hitta vilken länk som helst som innehåller svar på din fråga inklusive: Om oss, Innehållsförteckning, Kreditkort, Tillgängliga produkter, Returpolicy, Sekretesspolicy, Användarvillkor etc.
   • Även om svaret inte finns i dessa länkar kan du läsa igenom informationen hjälpa dig att använda din ytterligare företagskunskap för att få det stöd du vill ha via e-post.
   annons

Del 2 av 3: Skriva e-post

1. 

   Identifiera detta som ett klagomål eller komplimang. Inte alla e-postmeddelanden som skickas till kundtjänst är klagomål eller frågor. Kanske vill du bara tacka dem för deras stöd. De flesta företag är glada att välkomna dessa positiva e-postmeddelanden samt e-postmeddelanden som ställer frågor.
   • Faktum är att ibland är klagomål snabbare och mer direkt än e-post. E-post är endast lämpligt när du skickar ett tack eller ställer en fråga utan ett omedelbart svar, men om du vill lösa problemet omedelbart är det bäst att ringa.

2. 

   Skriv din titel tydligt. Skriv en meningsfull titel och kom till saken. Detta hjälper kundtjänstpersonalen att se din e-post först i inkorgen och därmed svara snabbare. Skriv korta rubriker, inkludera e-postsammanfattningar och be om ett vinnande svar.
   • Exempel: "Min chacos med livstidsgaranti biten av hunden - behöver byta"

3. 

   Börja med en hälsning. När du har skrivit en tydlig rubrik är nästa steg att hälsa på kundtjänstpersonalen. Ta inte upp saken bråttom. Du kommer inte att sakna hälsningarna när du ringer eller träffar personligen, eller hur? Du kan helt enkelt skriva "Kära kundtjänst".
   • Hitta ett namn för att säga hej. Några små och medelstora företag listar namnen på sina kundtjänstagenter, och att skriva namnet på en anställd gör dem glada att stödja någon så älskvärd och snäll som du.
   • Du kan avsluta hälsningen med ett komma eller ett kolon. Till exempel till kundtjänst eller till kundtjänst:

4. 

   Använd standard stavning. Visa respekt för mottagare genom att skriva upp till standarder. Använd inte alla versaler, röriga stora och små bokstäver eller teckensnitt som är utformade för att se ut som handskrift. Du behöver bara skriva med standard interpunktion, stavning och versaler. Detta hjälper din e-post att uppskattas.

5. 

   Behåll en artig ton. Var artig oavsett om du skriver ett klagomål eller uttrycker ilska. Du kommer att vara en värdefull gäst och få en artigare behandling i gengäld.

6. 

   Introducera dig själv. Efter hälsningen måste du presentera dig själv. Presentera ditt namn och visa att du är din första kund eller har köpt flera gånger. I båda fallen vill personalen behaga dig. Om nödvändigt, ange din geografiska plats (för utomhusprodukter eller tjänster).

7. 

   Var specifik. Använd specifika ord i e-postmeddelandet. Undvik att använda generiska termer, som "mina produkter"; Istället bör du ge en detaljerad beskrivning av produkten eller tjänsten och varför du behöver skriva e-postmeddelandet. Beskriv eventuella produkter / tjänsterelaterade händelser så att anställda kan identifiera problemet exakt. Att inkludera denna nödvändiga information i det första e-postmeddelandet hjälper till att undvika att lägga till långa e-postmeddelanden.
   • Använd produktlänken, om tillgänglig, så att den anställde kan hänvisa till den omedelbart baserat på vad du beskriver.
   • Skriv ordernumret i e-postmeddelandet, eftersom de flesta anställda kommer att be om den informationen. Detta nummer används för att spåra beställningar och lagra i systemet.

8. 

   Ställ tydliga frågor. Gå direkt till punkten i e-postmeddelandet. Ring inte runt. När du väl har hälsat dina anställda och presenterat dig själv, börja skriva ett nytt stycke som visar exakt vad som händer med hjälp av en specifik formulering.
   • Begär direkt incitament om så önskas. Du kan dock vara blyg när du ber om en rabatt, lämna det åt sidan i e-postmeddelandet. Fråga direkt om du vill få något i utbyte mot defekta produkter.

9. 

   Skriv korta stycken. Skriv korta avsnitt. Skriv 1, 2 eller upp till 3 meningar i ett stycke för enkel läsning. Detta hjälper också anställda att snabbt skicka e-post för att veta hur de ska prioritera. Om e-postmeddelandet innehåller för många ord kommer de vanligtvis att rankas lågt eftersom de inte har tid att läsa och förstå vad du vill ha.

10. 

    Avsluta med en enkel signatur. Avsluta e-postmeddelandet med en slutsats för att sammanfatta begäran eller komplimangen och slutligen säga adjö. Avslutningen "Med vänliga hälsningar" kommer att fungera, men du kan också hoppa över farväl och bara infoga din e-postsignatur. Du kan också ange brådskande genom att säga "Jag ser fram emot ditt svar".
    • E-post signatur innehåller ditt namn, yrke och kontaktinformation. Du kan formatera e-postsignaturen i e-postinställningarna och ställa in att den ska visas automatiskt när du skriver nya e-postmeddelanden.

11. 

    Bifoga inte filer. Du ska inte bifoga något i ett e-postmeddelande till någon första gången. Många webbplatser har skräppostfilter som riktar sig till e-postmeddelanden som innehåller filer, vilket gör att e-postmeddelanden skickas till skräppost innan de läses.
    • Du bör naturligtvis bifoga filen om du mailar en jobbansökan och ombeds att bifoga ditt CV i Word-format.
    • Ange inte ditt användarnamn, lösenord eller kreditkonto / faktureringsinformation.

12. 

    Läs noga innan du skickar. Efter att ha skrivit ett e-postmeddelande, skynda dig inte på knappen Skicka. Du måste läsa e-postmeddelandet noggrant och se till att det inte finns några slarviga fel som stör dina selektiva ord. Oavsett om du skriver ett e-postmeddelande på telefonen, kan det automatiska "skickas från min iPhone" inte vara en ursäkt för grammatiska fel och skiljetecken, vilket minskar din professionalism.

13. 

    Fråga. Om du inte har fått ett svar via några dagar kan ditt e-postmeddelande ha blockerats av skräppostfiltret eller skickats till den nedre e-postsidan. Skicka en påminnelse om föregående e-postmeddelande och fråga om de fick din första e-postadress. annons

Del 3 av 3: Håll dig artig

1. 

   Skriv korrekt grammatik och stavning. Du kanske inte inser detta, men en del av att upprätthålla en artig ton är att använda korrekt grammatik och stavning. Var uppmärksam på att förmedla ditt budskap på ett sammanhängande sätt visar att du respekterar mottagaren och att du är en artig person.

2. 

   Visa kvalifikationer och kunskaper. Var inte arrogant, men visa din skicklighet genom att använda ord korrekt. Dessutom, om du har undersökt företagets webbplats och vet lite om deras policyer, säg att du har läst igenom men inte kan hitta svar på ditt problem.

3. 

   Undvik att ringa skämt. Kvicka kommentarer och skämt måste användas på rätt plats, så de ska inte visas i ett seriöst e-postmeddelande, åtminstone första gången det skickas. Vittigt språk anses vara olämpligt och bör undvikas i affärer.
   • När du har upprättat en relation med en anställd via några e-postmeddelanden kommer skämtet att accepteras och vara lättare att förstå.

4. 

   Uttryck dig själv utan överfall. Oavsett om du är arg på en dålig produkt eller tjänst kommer det inte att ge önskat resultat att uttrycka känslor i ett e-postmeddelande. Att presentera problemet med respekt och artighet är mer effektivt än en irriterande eller aggressiv e-post.
   • Kom ihåg att du kanske inte kan uttrycka dina känslor korrekt med ord. Om du är upprörd över ett problem som behöver omedelbar lösning blir telefonsamtal effektivare.

5. 

   Nämn ditt engagemang och uppskattning. I slutändan kommer att nämna ditt engagemang för företaget och din uppskattning för deras tjänster genom åren att anställda känner sig mer bekväma med att läsa dina mejl och svara på dem. snabbare. annons

Varning

• Ange inte ditt användarnamn, lösenord eller faktureringsinformation (kreditkort, betalkort eller bankkonto) i e-post som skickas till kundtjänst.