Innehåll

• Att gå
• Metod 1 av 2: Skapa en plan för att hantera organisationsförändringar
• Metod 2 av 2: Spåra ändringar i ett projekt
• Tips

Det finns två typer av förändringshanteringsplaner. Man är bekymrad över den inverkan en förändring har på en organisation och att mildra övergången. Den andra gör ändringar i ett projekt och ger ett tydligt register över de justeringar eller ändringar som gjorts i produkten på projektnivå. Båda planerna syftar till att kommunicera tydligt om vad som behöver göras korrekt och exakt.

Att gå

Metod 1 av 2: Skapa en plan för att hantera organisationsförändringar

1. Visa orsakerna till ändringen. Lista faktorer som ledde till beslutet att ändra, såsom prestationsbrister, ny teknik eller en förändring i organisationens uppdragsbeskrivning.
   • En möjlig metod är att beskriva organisationens nuvarande situation och den framtida situation som denna plan vill åstadkomma.
2. Bestäm vilken förändring du ska göra och dess storlek. Beskriv kort den förväntade karaktären av förändringshanteringsplanen. Ange om detta kommer att påverka arbetsbeskrivningar, rutiner, policy och / eller strukturell organisation. Lista de avdelningar, arbetsgrupper, system eller andra områden som kommer att genomgå förändringar.
3. Lista stöd från intressenter. Lista alla intressenter som berörs av planen, till exempel ledande befattningshavare, projektledare, projektsponsorer, slutanvändare och / eller anställda. Skriv till varje grupp om intressenten stöder förändringen.
   • Du kan visa ett diagram för att kommunicera dessa data kort och tydligt. Du kan dela in graferna i "Awareness", "Level of Support" och "Influence" för varje intressent, baserat på en hög / medel / låg rating.
   • Om möjligt kan du ha en-mot-en-konversationer för att få stöd.
4. Montera ett förändringsledningsgrupp. Detta team är ansvarigt för att kommunicera bra med alla intressenter, lista upp oron och se till att förändringsprocessen är så smidig som möjligt. Välj människor som har stor trovärdighet i företaget och som har god kommunikationsförmåga.
   • Detta team inkluderar en initiativtagare till förändringsprocessen från högsta ledningsnivå. Betona att detta innebär ett riktigt aktivt arbete för att driva förändringarna och att det inte bara handlar om att godkänna planen.
5. Utveckla ett tillvägagångssätt för att få organisationens ledande personal ombord. Det är av yttersta vikt att få stöd från organisationens ledare för att göra förändringen till en framgång. Låt varje ledande personal ge feedback om förändringen och arbeta tillsammans med varje person för att ta en aktiv roll för att främja förändringen.
6. Förbered en plan för varje intressent. För varje intressent, inklusive de som stöder förändringen, utvärdera riskerna och farhågorna. Uppmana förändringsledningen att lösa dessa problem.
7. Utarbeta en kommunikationsplan. Kommunikation är den viktigaste delen av förändringshanteringsplanen. Kommunicera regelbundet med alla vars arbete påverkas av förändringarna. Betona skälen till att göra ändringarna och fördelarna med dem.
   • Intressenter bör ges möjlighet att ansöka mot tvåvägskommunikation. Privata möten är mycket viktiga.
   • Kommunikationen bör komma från den ledande initiativtagaren till förändringen, från varje anställds omedelbara handledare och från alla ytterligare talesmän som intressenten litar på. All kommunikation måste förmedla ett konsekvent budskap.
8. Ta reda på var oppositionen kommer ifrån. Förändringar leder alltid till opposition. Detta händer på individuell nivå, så prata personligen med intressenter för att ta reda på varför. Spåra klagomål så att förändringsledningen kan lösa dem. Dessa inkluderar särskilt:
   • människor har ingen motivation att förändra eller har ingen känsla av brådska
   • människor förstår inte den större bilden eller varför ändringarna är nödvändiga
   • det saknas deltagande i processen
   • människor är osäkra på sitt jobb, framtida position eller krav och färdigheter
   • ledningen inte uppfyller förväntningarna om implementering eller kommunikation av förändringarna
9. Hantera blockeringar. Många klagomål kan hanteras genom att kommunicera mer intensivt eller genom att ändra kommunikationsstrategin så att specifika problem diskuteras. Andra klagomål kräver olika tillvägagångssätt som kan integreras i din plan eller tilldelas förändringsledningen för att implementera dem. Tänk på vilken av dessa metoder som passar situationen i din organisation:
   • För ändringar i arbetsbeskrivningar eller rutiner, gör utbildning av anställda en prioritet.
   • Om du förväntar dig en stressande övergång eller en med liten motivation, organiserar du ett evenemang eller ger fördelar för anställda.
   • Om intressenter inte är motiverade att förändras, ge incitament.
   • Om intressenterna känner sig utestängda kan du organisera ett möte för att få feedback och överväga vilka ändringar du kan göra i planen.

Metod 2 av 2: Spåra ändringar i ett projekt

1. Definiera ändringshanteringsfunktionerna. Lista de funktioner som kommer att tilldelas för detta projekt. Beskriv ansvarsområdena och färdigheterna för varje befattning. Du måste tillhandahålla minst en projektledare för att genomföra förändringen på en daglig nivå och en projektsponsor för att övervaka övergripande framsteg och fatta beslut på hög nivå på förändringshantering.
   • För stora projekt i en stor organisation kan du dela rollen som projektledare mellan olika personer, alla med specifika färdigheter.
2. Fundera på att inrätta en kommitté för förändringskontroll. Programvaruprojekt har i allmänhet en förändringskontrollkommitté som består av representanter från varje intressentgrupp. Denna kommitté godkänner ändringsförfrågningar i stället för projektledaren och kommunicerar besluten till intressenterna. Detta tillvägagångssätt fungerar bra för projekt som involverar olika intressenter och projekt vars omfattning och mål behöver utvärderas.
3. Upprätta ett förfarande för att utfärda begäran om ändring. När någon i projektgruppen har hittat ett sätt att gå vidare, hur gör du denna idé till verklighet? I den här planen, beskriv det förfarande som godkänts av teamet. Här är ett exempel:
   • En teammedlem fyller i ett formulär för att begära en ändring och skickar det till projektledaren.
   • Projektledaren anger formuläret i ändringsförfrågningsloggen och uppdaterar loggen när förfrågningarna körs eller avvisas.
   • Chefen tilldelar teammedlemmarna att utveckla en mer detaljerad plan och uppskatta den insats som krävs.
   • Projektledaren skickar planen till projektsponsorn för godkännande eller avslag.
   • Ändringen genomförs. Intressenter informeras regelbundet om framstegen.
4. Skapa ett formulär för att begära ändring. Följande information ska inkluderas i varje begäran och läggas till i loggen:
   • datum för ändring av ansökan
   • numret på ändringsbegäran, som ges av projektledaren
   • titel och beskrivning
   • Avsändarens namn, e-post och telefonnummer
   • prioritet (hög, medium eller låg). Brådskande planer för förändringshantering har olika tidsfrister.
   • produktnummer och version (för programvaruprojekt)
5. Lägg till ytterligare information i ändringsloggen. Denna logg ska också registrera besluten och deras genomförande. Förutom informationen i ansökningsformuläret för ändring måste du ge utrymme för följande information:
   • godkännande eller avslag
   • den person som godkänner eller avslår ansökan
   • tidsfrist för att genomföra ändringen
   • datum för ändringens upphörande
6. Håll koll på stora beslut. Förutom ändringsloggen som håller reda på dagliga förändringar kan du också registrera alla viktiga beslut som fattas. Tack vare denna rapport är det lättare att hitta långsiktiga projekt eller projekt som genomgår förändringar i sin ledning. Denna rapport kan också tjäna som underlag för kommunikation med kunder eller högsta ledningspersonal. För varje förändring i term, projektstorlek eller projektkrav, prioritetsnivåer eller strategi, följ följande information:
   • som fattade beslutet
   • när beslutet fattades
   • en sammanfattning av skälen till beslutet och förfarandet för att verkställa det. Lägg till dokument relaterade till denna procedur.

Tips

• Bygg förtroende och lojalitet med både din personal och dina kunder. Människor känner sig ofta obekväma med förändringar. Genom att förmedla budskapet att du sätter dina anställdas intressen först, vinner du deras stöd.