Innehåll

• Steg
• Del 1 av 3: Välja memorandumets stil och språk
• Del 2 av 3: Förberedelse för att skriva ett memo
• Del 3 av 3: Skriva ett memo

Ett memo är ett globalt accepterat sätt att kommunicera information inom ett företag. Serviceanmärkningar kan också användas i korrespondens mellan två företag. Notisen ska vara professionell och förmedla information tydligt. Oroa dig inte om du aldrig har skrivit memon - den här artikeln lär dig hur.

Steg

Del 1 av 3: Välja memorandumets stil och språk

1. 1 Använd inte informellt språk. Memoens språk ska vara enkelt men formellt.
   • Skriv inte en anteckning som "Hej! Äntligen är det fredag! Jag vill berätta om en viktig fråga. "
   • Skriv i stället detta: "Den här anteckningen håller dig uppdaterad om framsteg i projekt 319."
2. 2 Håll dig till en neutral ton i ditt memo - var inte alltför känslomässig och subjektiv. Gör ditt bästa för att lita på fakta och bevis när du gör ett påstående.
   • Till exempel ska du inte skriva så här: "Jag tror att vi alla kommer att bli mycket lyckligare om vi kommer till jobbet på fredagar i vad vi vill."
   • Undersök istället om alla anställda vill klä sig i fritidskläder på fredagar och hur detta påverkar företagets etik.
3. 3 Använd signalfraser. När du ska lämna bevis eller citera en källa, var noga med att använda lämpliga fraser.
   • Till exempel: "Enligt våra data, ..." eller "De undersökningar som utförts visar att ...".
4. 4 Välj en lämplig typsnitt och storlek. Notisen ska vara lättläst, så undvik att använda alltför små tryck; 11 eller 12 är standardtypstorleken.
   • Du bör också välja en enkel typsnittstil som Times New Roman. Skriv inte din anteckning med ett roligt eller snyggt teckensnitt som Comic Sans (de kommer att skratta åt dig om du gör det!).
5. 5 Använd standardfält. 2,5 cm -marginaler är standarden för memon, även om vissa textredigerare kan innehålla memomallar med stora marginaler (till exempel 3 cm).
6. 6 Serviceanmärkningar skrivs med ett radavstånd. Lämna en tom rad mellan stycken och avsnitt.
   • Inryck inte stycken.

Del 2 av 3: Förberedelse för att skriva ett memo

1. 1 Om du behöver informera flera personer om något viktigt (på jobbet), skicka ett memo till dem. Du kan till och med skicka den till en person om det faktum att du har överfört information måste dokumenteras.
   • Men i vissa fall är det bättre att bara prata med de människor du vill ha.
   • Dessutom kan viss information inte överföras skriftligt.
2. 2 Beroende på vilken information som överförs kan anteckningens innehåll och format variera. De flesta memon innehåller följande information:
   • En ny idé eller lösning på ett problem.Om du till exempel vet hur du löser ett problem med att planera övertidskostnader, skriv om det i ett memo och skicka det till din chef.
   • Order. Att skicka ett memo är till exempel ett effektivt sätt att fördela ansvarsområden vid en kommande konferens som är värd för din avdelning.
   • Rapportera. Du kan också skicka en anteckning för att informera kollegor om en händelse som nyligen har gjorts, eller för att informera dem om ny information om projektet, eller att skicka in en rapport om resultaten av en studie.
3. 3 Kanske arbetar du med många projekt och vill dela dem i ett memo. Borde inte göra det. Serviceanmärkningar innehåller information om en specifik fråga (ämne, projekt och så vidare).
   • Notisen ska vara kort, informativ och lättläst. Genom att fokusera på bara ett ämne säkerställer du att informationen läses och beaktas.
4. 4 Innehållet och stilen för din anteckning beror på målgruppen, så tänk på vem som ska läsa din anteckning.
   • Till exempel kommer memoens stil för dina kollegor om att planera ett viktigt datum och stilen på anteckningen för din chef med lägesrapporten att vara mycket annorlunda.

Del 3 av 3: Skriva ett memo

1. 1 Rubrera anteckningen. Det är vanligt vid företagskorrespondens till titeldokument.
   • Skriv till exempel "Memo" eller "Memo" högst upp på sidan.
   • Du kan placera titeln i mitten eller trycka på den till vänster på sidan. Det är bäst att titta på de memon du fick tidigare och kopiera deras format.
2. 2 Skriv en rubrik för din anteckning. Den bör innehålla följande information:
   • TILL: Skriv namn och titlar på personerna du skickar anteckningen till.
   • OT: skriv ditt namn och titel.
   • DATUM: Skriv exakt datum inklusive år.
   • ÄMNE: Ge en kort men noggrann beskrivning av vad lappen kommer att handla om.
   • Observera att du istället för "Ämne" kan skriva "Ref."
3. 3 I listan över mottagare av anteckningen, se till att inkludera alla personer som du ska skicka den till. Begränsa mottagarna av lappen till de personer som påverkas av informationen i den.
   • Skicka inte en anteckning till alla på din avdelning eller ditt företag om frågan i den endast gäller några få personer.
   • Om du skickar anteckningar till alla anställda i företaget på en gång, kommer de att bombarderas med anteckningar och antingen inte läsa dem noggrant, eller så kommer de inte att läsa alls.
4. 4 I listan över anteckningsmottagare, inkludera fullständiga namn och titlar. Även om du är på ett kort ben med din chef är det bättre att hålla sig till en formell ton i affärskorrespondens. Till exempel kan du kalla honom "Vladimir" när du går till hans kontor, men i ditt memo, hänvisa till honom som "Mr. Dmitriev" eller "Vladimir Nikolaevich".
   • Tänk på detta när du listar mottagarna av anteckningen - inkludera hela namnet och titeln.
5. 5 Om du skickar en anteckning till någon från ett annat företag är det mycket viktigt att du bestämmer rätt form för kontakt med dem. Ta dig tid att hitta information om denna person; troligtvis kan detta göras på företagets webbplats.
   • Till exempel, om personen har en doktorsexamen, se till att inkludera den.
   • Se också till att hitta den position som denna person innehar och inkludera den i din anteckning.
6. 6 Tänk på ämnet för din anteckning. Det ska vara kortfattat och enkelt.
   • Till exempel är "Nya kunder" ett ganska vagt ämne, och om någon vill hitta din anteckning om några dagar eller veckor, kommer han eller hon att ha svårt att göra det.
   • Det bästa ämnet är: "Customer Expansion Report".
7. 7 I regel skrivs inte hälsningar i servicememon. Men om du vill kan du börja texten i anteckningen med "Dear Mr. Dmitriev" eller "Dear colleges".
   • Anteckningen ska vara kort och informativ, så hälsningen kan utelämnas.
8. 8 Skriv det inledande avsnittet i noten. Ange tydligt syftet med att skriva och skicka memot.
   • Till exempel "jag skriver till ...". Den inledande delen av noten bör innehålla en kort översikt av informationen som presenteras i den.
9. 9 Det inledande avsnittet ska vara kort. Det finns ingen anledning att ange detaljer och andra detaljer i den.
   • Gör det inledande avsnittet av flera korta meningar (kort stycke).
10. 10 Besluta om presentationsstilen för huvudinformationen. Det bör ingå i 2-4 stycken. Presentationsstilen beror på själva informationen.
    • Du kan till exempel presentera information i ordningsföljd efter vikt eller efter de processer som ditt projekt bryts ner i.
11. 11 Serviceanmärkningen måste delas in i avsnitt (stycken) för att dess läsare enkelt ska kunna tillgodogöra sig informationen. Dessutom kommer avsnitt att hjälpa dem att identifiera viktiga punkter i anteckningen.
12. 12 Titel varje avsnitt; avsnittets rubrik bör tydligt ange den information som den innehåller.
    • Till exempel kan du dela upp din kommande kontorsflyttnot i följande avsnitt: Ny kontorsplats, instruktioner för förpackningsutrustning och dokument och flyttschema.
13. 13 Den första meningen i varje avsnitt bör berätta för läsarna vad detta stycke handlar om.
    • Enskilda stycken eller avsnitt i din anteckning bör fokusera på en specifik punkt om ämnet som behandlas.
14. 14 För att markera viktiga punkter, skapa en lista eller lista. Detta kommer att hjälpa läsarna att fokusera på viktiga punkter och läsa och absorbera information snabbare.
15. 15 Storleken på ett memo bör inte överstiga 1-2 sidor.
    • Detta är en vanlig memostorlek med ett radavstånd och en tom rad mellan styckena.
16. 16 Överväg att inkludera ett stycke som sammanfattar informationen som presenteras. I de flesta fall är detta inte nödvändigt, särskilt om du skrev en kort anteckning.
    • Men om den presenterade informationen är mycket komplex eller om memoets storlek är mer än standard, är det bättre att inkludera ett litet stycke som sammanfattar informationen som presenteras (nämligen nyckelpunkterna).
17. 17 Var noga med att inkludera ett avslutande stycke, även om du inte tror att du behöver det. Tänk på följande:
    • Vilka är målen med noten? Uppmuntra läsare att göra något? Måste de anställda rapportera i tid? Ange i så fall detta klart i sista stycket.
    • Om ingen ytterligare åtgärd krävs, skriv följande slutsats: "Jag diskuterar gärna denna fråga" eller "Om du har frågor eller kommentarer om detta ämne, svarar jag gärna på dem."
18. 18 Om du vill skriver du ditt namn eller din signatur i slutet av anteckningen (men detta krävs inte). Om så är fallet, titta på de memon du har fått från andra anställda.
    • Om de signerar anteckningar (till exempel ”Med vänliga hälsningar, Ivanov AA), gör samma sak.
    • Om du inte vill signera lappen kan du lägga dina initialer i slutet av dokumentet.
19. 19 Gör en påminnelse om eventuella bilagor om tabeller, grafer eller rapporter bifogas anteckningen. För att göra detta, skriv i slutet av dokumentet, till exempel "Bilaga: Tabell 1".
    • Bilagorna måste nämnas i anteckningens huvudtext.
    • Om du till exempel skriver om en kommande flytt till ett nytt kontor kan du skriva något i stil med: ”Vi tänker slutföra flytten i slutet av kvartalet. Se bifogad tabell 1 för ett detaljerat flyttschema. "
20. 20 Var noga med att kontrollera det innan du skickar din anteckning. Se till att meningarna är grammatiskt korrekta, att det inte finns några stavnings- eller syntaxfel i noten och att informationen är meningsfull.
    • Skicka inte lappen efter att den har kontrollerats först (såvida det naturligtvis inte är en brådskande anteckning). Lägg dokumentet åt sidan och kontrollera det igen om en timme. Kanske hittar du nya fel och felaktigheter som du missat tidigare.
    • Om anteckningen innehåller konfidentiell information, kontrollera ditt företags sekretesspolicy och ta reda på namnet på den person som kommer att granska din anteckning och ge sin uppfattning om dess efterlevnad av de fastställda reglerna.