Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 3: Kommunicera tydligt
• Del 2 av 3: Var en bra lyssnare
• Del 3 av 3: Kommunicera elektroniskt
• Tips

Felkommunikation kan vara både rolig och frustrerande. Om du vill minska felkommunikation, tala tydligt och anta ingenting. Kontrollera med personen för att se till att du förstår. Var tydlig, kortfattad och informativ när du kommunicerar elektroniskt. Att vara en god lyssnare kan också hjälpa till att undvika felkommunikation. Om du håller dig uppmärksam på dina konversationer kan du minska risken för felkommunikation.

Att gå

Del 1 av 3: Kommunicera tydligt

1. Tänka innan du talar. Att tänka på vad du ska säga först kan hjälpa dig att organisera dina tankar och förbereda dig för att säga något meningsfullt. Speciellt om du ska ha en viktig konversation, se till att dina ord är organiserade så att du kan säga vad du menar.
   • Kom ihåg att din attityd och ton kan förmedla mycket. Begränsa din uppmärksamhet till ämnet och försök att inte avvika från det.
   • Om du har problem med att säga vad du vill säga, skriv ner några punkter så att du inte glömmer något du vill säga.
   • Ta en medveten paus innan du pratar. Vi har ofta en tendens att kasta oss ner i en konversation, men medvetet pausar och tar en stund att ordna våra tankar innan vi talar ökar sannolikheten för att vår kommunikation blir tydlig och åskådare är villiga att lyssna.
2. Få uppmärksamhet. Att ha en persons uppmärksamhet innebär att se till att han eller hon lyssnar och förstår vad du säger. Ta ögonkontakt och se till att personen lyssnar. Om den andra personen är distraherad eller upptagen med något annat, be om deras uppmärksamhet eller prova en annan gång. Om den andra personen verkar distraherad av något annat, be om uppmärksamhet genom att säga "Jag vill se till att du förstår", eller "Jag skulle uppskatta din fulla uppmärksamhet."
   • Om personen verkar distraherad, berätta för dem att du kommer att prata senare när han eller hon är mer tillgänglig.
   • Till exempel, om du behöver prata med någon men de gör något annat, låt dem veta att du behöver prata och att du vill ha deras uppmärksamhet.
   • Skrika inte eller ropa till någon för att få uppmärksamhet - gå till den personen och adressera dem personligen när det är möjligt.
3. Kontrollera dina antaganden. Du kan anta att alla förstår vad du säger eller vad du ber dem göra, men bara för att vara på den säkra sidan, klargöra allt som personen kanske inte är säker på. Till exempel, om du ger anvisningar, förklara vad personen behöver göra för att förbereda sig. Du kan överskatta eller underskatta någons kunskaper eller färdigheter, så du får bättre fråga.
   • Detta gäller särskilt när man pratar med någon från en annan kultur än din. Du kan anta att de förstår jargong eller annat språk, men det gör inte ont att fråga. Om någon ser förvirrad ut, försök att förklara det bättre.
4. Var artig. Att vara artig i att kommunicera innebär att vara öppen, ärlig och snäll. Du säger inte något som kan vara passivt aggressivt, sarkastiskt eller skadligt för eller om personen du pratar med. Fokusera på att vara snäll och säg vad du menar på ett sätt som är lätt att förstå. Om du avbryter, är oförskämd eller respektlöst mot andra människor kommer du inte att kommunicera effektivt.
   • Sarkasm kan lätt missförstås. Även om det kan vara roligt kan det ändå leda till missförstånd om du säger motsatsen till vad du verkligen menar. Människor kan bli förvirrade över vad du egentligen menar. Sarkasm kan också vara av misstag.
5. Kontrollera om du förstår. Se till att personen förstod dig. Du gör detta genom att helt enkelt fråga, "Är det klart?" Eller, "Har du några frågor?" Detta ger personen möjlighet att uttrycka eventuella tvivel eller oro.
   • Detta kan hjälpa människor att känna sig bekväma med att ställa frågor eller ställa frågor.
   • Be personen att upprepa dem när du ger vägbeskrivning så att du vet att han eller hon förstår.
   • I vissa fall är det lämpligt att ge en kort sammanfattning.
     • Till exempel: "Så för att vara tydlig kommer vi att ta itu med Ramaker-kontot först, och sedan har vi ett snabbt möte om hur vi löser kommunikationsproblemen. Förstått?'
6. Uppföljning. Nå ut till personen du kommunicerar med för att se till att du har kommunicerat tydligt. Om du till exempel skickade ett e-postmeddelande, skicka ett annat och frågar "Hur mår du?" Har du några frågor? "Om du har pratat med någon, fråga dem några dagar senare," Kontrollera. Allt bra?'
   • Om du tror att du kanske har kommunicerat fel, använd detta ögonblick för att förmedla allt tydligt och klargöra vad som kan vara förvirrande.

Del 2 av 3: Var en bra lyssnare

1. Förstå kroppsspråk. Mycket av kommunikationen är icke-verbal. Var uppmärksam på det; det kan vara mycket viktigt. Behåll ögonkontakt och se efter eventuella förändringar i din egen ögonkontakt eller den andra personens ögonkontakt. Var uppmärksam på en persons hållning och ansiktsuttryck och se om det finns några inkonsekvenser. Om du märker några skillnader, fråga igen eller be om förtydligande.
2. Lyssna noggrant. Var uppmärksam när någon talar. Många försöker tänka på vad de ska säga nästa, men förblir inblandade i den som talar. Människor uppskattar det när de känner sig hörda och förstådda, och ett av de bästa sätten att göra detta är att aktivt lyssna. Vänd din kropp mot dem och luta dig mot dem. Bli inte distraherad (t.ex. av mobiltelefoner) och håll dig närvarande med personen.
   • Lyssna inte bara på orden som personen säger, utan lyssna också på informationen och hur han eller hon kommunicerar. Till exempel kan personens röst förändras när han eller hon pratar om något känslomässigt eller känner sig obekväm.
3. Avbryt inte den andra. Om någon annan talar, gör ditt bästa för att inte avbryta dem. Låt personen avsluta sina tankar innan han lägger till eller säger något annat. På detta sätt visar du att du lyssnar och att du värdesätter vad personen säger. Om du tenderar att avbryta människor ofta kan de känna sig frustrerade och inte säga allt de vill säga.
   • Att låta någon avsluta sina tankar innebär att du lyssnar helt och inte är orolig för dina egna ord. På det sättet kommer personen att känna sig mer bekväm med att dela allt och inte glömma något han eller hon ville säga för att konversationen blev sidospårad.
4. Fråga frågor. Om något är oklart eller om du inte riktigt förstår något, var noga med att ställa en fråga om det. Försök att säga något som "Vill du klargöra vad du menar med ___?" Eller "Jag är inte säker på att jag förstår ___. Kan du förklara det? '
   • Om personen fortfarande pratar och du inte vill avbryta dem, skriv ner frågan så att du inte glömmer att ställa.

Del 3 av 3: Kommunicera elektroniskt

1. Organisera informationen. Om du försöker förmedla information måste du se till att informationen når personen effektivt. Om du till exempel planerar ett evenemang måste du ange viktiga detaljer: plats, tid och vad människor ska ta med sig. Ge tydliga anvisningar eller steg för människor att ta och se till att informationen är tydlig.
   • Innan du skickar informationen eller inbjudan, se till att den innehåller all nödvändig information.
2. Använd färre ord. När du kommunicerar via textmeddelanden eller e-post, kom till saken. Ett långt e-postmeddelande kan förvirra vad du vill förmedla. Om du till exempel gör en begäran, gå direkt till saken och gör din begäran. Du kan säga varför begäran ska göras, men fortsätt inte på obestämd tid. Säg bara vad du behöver och avsluta e-postmeddelandet strax efter.
   • Om du brukar skriva långa e-postmeddelanden eller texter kommer människor troligen att bläddra igenom dem istället för att läsa dem grundligt. Om du inte kan komma bort från dina långa brev, överväg att sätta de viktigaste sakerna högst upp.
   • Tänk på att e-postmeddelanden inte skickar sociala signaler som ansiktsuttryck och röstton. Använd därför tydligt språk och undvik sarkasm.
     • Emojis är användbara i sociala e-postmeddelanden, men inte i de flesta affärs-e-postmeddelanden.
3. Fokusera på ett ämne. Håll meddelandet så enkelt som möjligt. Skramla inte på eller gå in på många extra detaljer och hantera inte flera ämnen i ett e-postmeddelande. Det är bättre att fokusera på ett objekt eller ett ämne i taget än många saker i ett enda e-postmeddelande. Om du har flera saker att diskutera, diskutera en i taget via e-post. På det sättet kan personen ta bort varje e-postmeddelande när han eller hon är klar med varje ämne och inte glömma att göra något eller ta itu med något.
   • Om du absolut vill täcka flera ämnen samtidigt, ge en tydlig avgränsning. Använd punktpunkter eller ordna om det för att klargöra innehållet.
4. Gå rakt på sak. Även om det är okej att starta dina e-postmeddelanden med "Hur mår du?" Eller någon annan typ av roligt, spendera inte för mycket tid på att prata om något som inte har något att göra med det du vill förmedla. Fokusera på din begäran eller den information du vill dela med personen. Slå inte runt busken eller ge en lång introduktion. Gå istället till hjärtat av vad du vill eller behöver säga.

Tips

• Undvik att använda sarkasm i chattar, snabbmeddelanden eller e-post utan emojis. Sarkasm kommuniceras ofta inte ordentligt via text, så det är bättre att göra det personligen.