Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 2: Skriva en agenda
• Skapa en agenda från grunden
• Med hjälp av en kalendermall
• Del 2 av 2: Bästa metoder för att använda en kalender
• Tips

Ett ordnat möte kräver en välskriven dagordning. Låt inte ditt möte bli så tråkigt och effektivt som många möten verkar vara. Genom att följa en detaljerad men ändå flexibel agenda kan du hålla ditt möte strömlinjeformat och fokuserat så att du når alla dina mötesmål på kortast möjliga tid. Oavsett om du vill skriva din egen kalender, använda en mall eller få ut det mesta av en kalender du redan har, se steg 1 nedan för att komma igång!

Att gå

Del 1 av 2: Skriva en agenda

Skapa en agenda från grunden

1. Börja med att ge din kalender en titel. Från den finaste litteraturen till det torraste kalkylbladet behöver nästan alla viktiga dokument en titel, och mötesagendor är inget undantag. Din titel ska berätta för läsaren två saker: För det första att han eller hon läser en agenda och för det andra ämnet som mötet handlar om. När du har bestämt dig, lägg din titel högst upp i ditt tomma dokument. Titeln behöver inte vara blommig eller komplicerad - i affärssammanhang är vanliga enkla och direkta titlar bäst.
   • Motstå uppmaningen att använda separata eller stora teckensnitt för din titel. I de flesta fall vill du använda ett enkelt, värdigt teckensnitt som Times New Roman eller Calibri, och göra din titel lika stor som resten av bokstäverna i dokumentet (eller bara lite större). Kom ihåg att syftet med din titel är att informera läsarna om vad de tittar på, inte nödvändigtvis för att underhålla eller distrahera dem.
2. Lägg till "Vem?’, ’Sann?"och"när?"data till rubriken. Efter titeln har mötesagendor vanligtvis en rubrik som kan variera i detalj beroende på hur formell din arbetsplats är. Denna rubrik handlar vanligtvis om en rad under titeln. Vanligtvis i rubriken listar du kort faktainformation om mötet som inte har något att göra med ämnet som diskuteras. Detta för att människor som inte är närvarande ska veta när och var det ägde rum och vem som var närvarande. Nedan följer några saker du kan lägga till; oavsett vilken data du väljer, se till att du tydligt identifierar varje information (gör etiketttexten fet här):
   • Datum och tid. Dessa kan grupperas tillsammans eller i sina egna separata avsnitt.
   • Plats. Om ditt företag har flera platser kan du skriva ner adressen, men om det bara finns en plats kan du namnge rummet du möter i (t.ex. Mötesrum nr 3).
   • Deltagare. Jobbtitlar är vanligtvis valfria men krävs inte.
   • Speciella personer som deltar. Dessa kan vara speciella gäster, talare eller konferensledare.
3. Skriv ett kort uttalande med mål. Möten som inte har ett klart definierat syfte riskerar att slösa bort värdefull tid när deltagarna bestämmer vad de ska prata om. Hoppa över en rad efter rubriken och använd fet eller understruken text för att beteckna ditt målavsnitt med en titel som "Mål" eller "Mål" följt av ett kolon eller en ny rad. Sedan beskriver du i några korta och skarpa meningar de punkter som ska diskuteras för mötet. Gör det till ditt mål att skriva om 1-4 meningar här.
   • Om vi ​​till exempel vill skriva ett målförklaring för ett budgetmöte kan vi använda dessa: "Mål: Lista upp viktiga budgetmål för räkenskapsåret 2014–2015 och diskutera långsiktiga kostnadsbesparingsåtgärder. Dessutom kommer FoU-chef Marcus Feldman att presentera resultaten från en nyligen genomförd tävlingsundersökning. "
   • Om du någonsin har skrivit i vetenskapligt sammanhang, tänk på målförklaringen som sammanfattningen av mötet. Du säger i grund och botten vad som behöver diskuteras vid mötet utan att gå i detalj.
4. Skriv ett schema för de viktigaste punkterna i mötet. Scheman hjälper till att bekämpa tendensen att affärsmöten pågår alltför länge. Hoppa över en rad efter ditt målförklaring, ge ditt schema en fet eller understruken titel och börja skapa tider (för att matcha viktiga diskussionspunkter) i ditt schema. För att hålla det lätt att läsa, ge varje tidsperiod sin egen rad.
   • Ange varje tidsperiod med antingen den planerade start- och sluttiden, eller den tid du vill att varje del ska ta. Välj ett eller annat system och var konsekvent - att blanda saker ser oprofessionellt ut.
   • Med andra ord vill du markera varje tidsperiod med antingen start- och sluttid för det samtalsämnet eller bara skriva ner hur länge du vill att den ska vara. Exempelvis kan en exempelrad vara "14:00 - 14:05: Introduktioner och presentation " eller ’5 min: Introduktioner och närvaro. ”Du bör dock undvika att växla mellan de två systemen.
5. Ställ in tid i schemat för alla speciella gäster. Om gäster kommer till ditt möte för att diskutera viktiga ämnen, vill du avsätta tid till mötet för dessa människor. Ge varje gäst sin egen tidslucka, även om de har mer än ett samtalsämne. På detta sätt kan alla organisera sina egna ämnen efter önskemål.
   • För att undvika pinsamma schemaläggningsproblem, kontakta gästerna i förväg för att ta reda på hur mycket tid var och en av dem behöver för sitt samtalsämne.
6. Lämna extra tid i slutet av mötet för andra affärer. Under den här tiden kan människor be om förklaringar om förvirrande samtalsämnen, uttrycka sina åsikter, föreslå ämnen för framtida möten och göra andra kommentarer. Du kan göra den här undersökningen tydlig genom att inkludera den som det sista objektet i ditt schema, eller så kan du ta upp den själv efter mötets sista punkt.
   • Om du når slutet av ditt möte och ingen har ytterligare frågor eller kommentarer kan du alltid avsluta mötet tidigt. Många av dina deltagare kommer förmodligen tacka dig för detta!
7. Du kan också ge en översikt över samtalsämnena. Vanligtvis är schemat lejonparten av mötesagendan - den del som människor ser för att vägleda diskussionen. Men även om det inte är nödvändigt att lägga ner denna extra ansträngning kan det vara till stor hjälp för distraherade deltagare att ge en extra översikt över viktiga punkter. En översikt påminner deltagarna om arrangemanget av idéer som presenteras vid mötet och hjälper dem som har svårt att hålla jämna steg med varje ämne som nämns. Nedan följer ett exempel på vilken typ av sammanfattning du förmodligen vill använda:

   • I. Budgetposter med hög prioritet

     • A. Resebudget för anställda

       B. Återförsäljarpriser

       • i. Förhandlar en bättre affär?

       C. Kostnader för lobbyverksamhet

     II. Åtgärder för att förbättra omsättningen

     • A. Alternativa serviceavtal

       • i. Nuvarande alternativ för kunderna

         ii. Få feedback

       B. Återinvestering i mobil teknik

     ...och så vidare.

8. Kontrollera om det finns fel i kalendern innan du delar ut dem. Eftersom vissa deltagare kan förlita sig mycket på mötesagendan är det en bra idé att kontrollera om det finns fel innan det delas ut. Att göra detta är inte bara en tjänst för de närvarande - det reflekterar också positivt på din uppmärksamhet på detaljer och det värde du har för din position.
   • Dessutom kan det hjälpa dig att kontrollera att det inte finns några fel i din dagbok tid och rädda dig ansikte Att spendera tid på att förklara en agenda full av misstag kan förvirra ditt möte och vara pinsamt för dig, särskilt när viktiga personer är närvarande.

Med hjälp av en kalendermall

1. Använd en mall som ingår i din ordbehandlare. Många ordbehandlingsprogram, såsom Microsoft Office, Pages för Mac och så vidare, har standardmallar för alla typer av personliga och professionella dokument, inklusive mötesagendor. Med dessa mallar kan du skapa ett professionellt dokument överraskande snabbt och enkelt. Vanligtvis är dessa typer av mallar organiserade i logiska sektioner med en estetiskt tilltalande layout - skriv bara relevanta data i motsvarande utrymmen så är du redo!
   • Medan varje ordbehandlare är lite annorlunda, kan de flesta med mallalternativet navigera till mallarna från menyraden högst upp i programfönstret.
   • Om din ordbehandlare kan använda mallar men inte har lämpliga mötesagendamallar kan du ladda ner en från programtillverkarens webbplats. Mallar för Microsoft Word finns till exempel på office.microsoft.com, medan mallar för Pages för Mac finns i Apple App Store.
2. Du kan också ladda ner en mall från en extern källa. Om din ordbehandlare inte har kalendermallar som standard och du inte kan få dem på den officiella webbplatsen, oroa dig inte - det finns gott om gratis mallar tillgängliga online. En enkel sökning på din sökmotor för att säga "mötesagendamall" ger dig dussintals relevanta resultat. Men eftersom inte alla dessa resultat kommer från officiella, pålitliga källor är det viktigt att göra skillnad när du väljer vilka mallar som ska användas. Nedan följer några externa webbplatser som du kanske vill besöka:
   • Spara Word-mallar - Denna professionella webbplats erbjuder många kvalitetsmallar för Microsoft Word.
   • Word-mallar online - En annan bra resurs för Word-mallar. Denna sida erbjuder dock bara några få val.
   • iWorkCommunity - en bra kalendermall för Pages. Den här mallen är dock för äldre versioner av Pages (före 2009).
   • App Store har också massor av mallar för sidor. Tyvärr är inte alla dessa tillgängliga gratis.
3. Fyll i fälten i din mall. När du väl har hittat en lämplig mall i din ordbehandlare, eller laddat ner en som du gillar, är allt du behöver göra att fylla i mallen med nödvändig information. De flesta mallar har tydligt markerade områden där du kan skriva in namn, tider, samtalsämnen, sektionstitlar och så vidare. Fyll i alla relevanta fält för att slutföra din agenda, och kontrollera om ditt arbete är fel efteråt. Så användbar som kalendermallar kan vara, de skyddar dig inte från stavnings-, grammatik- och faktafel.
   • Lämna inga fält tomma. Ingenting ser mer amatörmässigt ut än, säg, en rad i ett schema som bara säger "Skriv här". Om det av någon anledning finns delar av mallen som du inte vill fylla i, ta bort dem istället för att lämna dem tomma.
4. Gör mindre ändringar för att anpassa din kalender till dina behov. Mötesagendamallar kan vara mycket användbara, men det finns ingen anledning till att du ska hålla fast vid standard kalenderstil och layout exakt. Gör gärna ändringar i innehållet och stilen på mallen som du anser lämpligt för att se till att din kalender uppfyller de standarder som ditt företag har satt för dig och att du har ställt in för mötet.
   • Om du till exempel tycker att en viss mall ser väldigt bra ut, men dess rubrik är så lång att den är distraherande, är du välkommen att radera alla onödiga delar av rubriken som du tycker passar, så länge du gör det på ett sådant sätt att dokumentets layout är inte förstörd, eller dagordningen ser ful ut.

Del 2 av 2: Bästa metoder för att använda en kalender

1. Välj först de viktigaste ämnena. När du planerar möten är det vanligtvis en bra policy att sätta det viktigaste ämnet framför planen. Med detta uppnår du två saker. För det första låter alla diskutera dessa viktiga ämnen när de är på sin kant och ännu inte trötta i början av mötet. För det andra, om mötet avslutas för tidigt eller vissa deltagare måste lämna innan slutet, säkerställer det att de viktiga ämnena redan har diskuterats.
   • Möten går inte alltid som planerat. Om små, oviktiga ämnen släpps i slutet av ett möte kan du kanske lösa dem själv eller planera ett nytt möte senare. Men om du inte kan täcka de viktigaste ämnena i konversationen misslyckades ditt möte att nå en del av målet, vilket kan vara både frustrerande och pinsamt för dig. Att sätta de viktigaste ämnena högst upp i ditt schema förhindrar till största del det här problemet.
2. Håll dig till ditt kalenderschema, men var flexibel. När man planerar och genomför ett möte är en av de största farorna att det tar längre tid än planerat. Anställda har vanligtvis en motvilja möten som är för långa, och med rätta, eftersom de kan vara otroligt tråkiga och hindra människor från att göra riktigt arbete istället. För att hålla ditt möte enligt schemat, håll ett öga på klockan, och om du får chansen, fortsätt artigt med att säga något som: "Vi måste verkligen gå vidare till nästa ämne om vi vill komma härifrån i tid. "
   • Möten går dock ofta inte enligt planen, så du bör vara beredd att kompensera om någon del av ditt möte tar längre tid än du vill. Var flexibel i att diskutera så mycket som möjligt på den begränsade tid du har för ditt möte. Om en del av ditt möte till exempel är försenad kan du trimma diskussionen för andra delar av ditt möte eller utelämna relativt obetydliga delar av mötet helt och hållet för att se till att det slutar i tid.
3. Börja skriva din agenda i god tid före mötet. Även om kalendrar inte nödvändigtvis är lika viktiga som andra typer av affärsdokument (som rapporter, kalkylblad med data, presentationsglas etc.), vill du ändå att din kalender ska se professionell och smidig ut, speciellt om du delar den med dina kollegor under möte. möte. För att se till att du har tillräckligt med tid för att ta fram ett kvalitetsdokument, börja skriva din dagbok så tidigt som möjligt.
   • Att börja tidigt ger dig också fördelen att få feedback på din mötesagenda. Att dela en preliminär version av din kalender med kollegor eller handledare och be om deras inlägg kan hjälpa dig att åtgärda brister och lägga till saknade detaljer som inte fanns tidigare. Om du väntar till sista sekunden med att skriva din kalender kanske du inte har tid att be om den här feedbacken.
   • Medan du kan komma undan med att skriva dagordningar för vanligt möte varje dag dagen före mötet, kan det ta veckor att förbereda dig för ett viktigt möte.
4. Dela dagordningen med mötesdeltagarna. För att säkerställa att alla kommer till mötet med full kunskap om ämnet som ska diskuteras, vill du dela agendan med alla i förväg. Beroende på företagskulturen där du arbetar kan det innebära att du skriver ut flera kopior och delar ut dem personligen eller bara skickar e-post till kalendern som en bilaga. Men du distribuerar din kalender, se till att den är fri från tekniska fel innan du skickar den.
   • Beroende på vikten av mötet vill du antagligen ge deltagarna dagordningen minst en timme eller två före mötet. För stora, viktiga möten kan det vara nödvändigt att skicka dagordningen en dag eller mer i förväg.
   • Eftersom människor ofta är upptagna eller glömska är det en smart idé att ta med några extra kopior av dagordningen till mötet om någon glömmer deras.

Tips

• Om någon inte kan delta i mötet, kan du överväga att skapa ett avsnitt "Meddelat frånvarande" högst upp på dagordningen eller lämna utrymme för detta och bara meddela det under mötet.
• En utmärkt resurs för en produktiv mötet använder "DARV": mål, agenda, roller och ansvar. Först och främst bör ditt möte ha en mål att ha. Om du bara håller ett möte för att ge information, slösa inte människors tid med ett möte. Skicka ett nyhetsbrev till dem. Målet ska ha en aktiv komponent och om möjligt en produkt att visa: "Ställ in kvartalsmålen för laget". Dagordningen är en lista över ämnen du kommer att ta itu med för att uppnå det målet, med en tidsgräns för att hålla dig på rätt spår. Till exempel "1. Kontrollera statusen för förra kvartalets mål (15 minuter), 2. Alla andra affärsförslag för mål (20 minuter), 3. Välj de fem bästa målen (10 minuter) etc." För roller och ansvar bestämmer du vem som leder mötet, vem som antecknar och vem som tilldelar åtgärdsposter som är resultatet av mötet.
• Om ditt företag har ett särskilt formulär för kalendrar, använd det här formuläret som en mall. För vissa ställen är det viktigt att hålla sig till formeln.
• Beroende på vad dina kollegor föredrar kan det vara bra att ha en tidsfrist för människor att föreslå idéer till dagordningen. Ange slutdatum och tid och håll fast vid det. Gör plats för tillägg där de förbättrar kalendern eller när händelser ersätter din ursprungliga kalender.