Författare:
Sara Rhodes
Skapelsedatum:
14 Februari 2021
Uppdatera Datum:
1 Juli 2024
Innehåll
Att organisera dina utskrivna dokument - både för arbete och personliga ändamål - kan göras utan större krångel genom att sortera dem alfabetiskt. Denna organisation av dokument gör att du och alla andra personer snabbt kan hitta den information du behöver, samt säkerställa skyddet av dokument. Men allt är inte så enkelt, och det finns flera finesser i att sortera dokument alfabetiskt, som vi nu kommer att berätta om.
Steg
Metod 1 av 2: Sortera alfabetiskt
1 Ordna dokument alfabetiskt utifrån deras titel. Använd det så kallade alfabetiska indexet för detta. 
2 Lägg dokumenten i en eller annan brevmapp, baserat på vilken bokstav de börjar med. Sortering av dokument som börjar med samma bokstav bör baseras på den andra bokstaven i namnet. Om den andra bokstaven är densamma, då den tredje. Eller den fjärde. Eller femte. Det finns inga avvikelser från denna algoritm här och det kan inte finnas, men det kommer att belöna dig hundrafaldigt - den här sorteringen raderar alla vita fläckar i dokumentationen. 
3 Beskriv hur du har sorterat dokumenten. Du vill att alla som har tillgång till de dokument du har beställt ska veta hur de är ordnade. 
4 Lägg dokument i en låda eller där de ska hållas i ordning. Glöm inte alfabetet när du lägger till något nytt i dokument!
Metod 2 av 2: Indexering av dokument
1 Använd etiketter med bokstäver i alfabetet. Indexering (med andra ord, signering) av dokument är grunden för grunderna i att organisera dokument. Det är i detta skede som dokumenten kommer att överföras till lämpliga avsnitt och avsnitt i din katalog. Egentligen används sektionernas namn för att beskriva innehållet, och sedan blir sektionens namn också dokumentets namn. Ordna sektionerna alfabetiskt med hjälp av tipsen nedan. 
2 Egna namn kan indexeras i följande ordning: efternamn, sedan förnamn, sedan patronym eller mellannamn. Skiljetecken kan ignoreras. - Om prefix används, sammanfoga prefixet med den del av namnet som det föregår och sätt det först. Ingen skiljetecken behövs.
- Bindestreck kan ignoreras, och delar av namnet före och efter bindestrecket bör sättas först.
- Förkortningar och ord med en bokstav indexeras som de är. Initialerna är uppdelade i separata delar.
- Positioner och nominella suffix listas sist, med positionen angiven först, sedan suffixet.
3 Dokument relaterade till organisationer kan sorteras efter namnet på dessa företag. I detta fall betraktas varje ord i organisationens namn som ett separat element. Redovisningen är i samma ordning som orden presenteras i titeln. - Förkortningar och ord med en bokstav indexeras som de är. I detta fall bör bokstäverna separeras med mellanslag och betraktas som separata element från varandra.
- Skiljetecken i detta fall utelämnas, ord före och efter skiljetecken anges i det första elementet.
- Siffror och siffror skrivs i bokstavsformat och indexeras som om de ursprungligen var ord. Skiljetecken utelämnas igen. Dokument, vars namn börjar med romerska siffror, ligger tidigare än liknande, vars namn börjar med arabiska siffror, medan siffrorna anges från de minsta till de största. Först då kan du placera dokument som börjar med ord.
- Alla tecken är skrivna med ord, alla nummer som är direkt associerade med ett tecken bör anges i det första elementet.
4 Namnen på statliga organisationer indexeras i första hand med land och jurisdiktion för en viss organisation. Organisationens namn anges i nästa element, och orden "ledning", "byrå", "representant" och liknande anges i slutet. 
5 Om namnen är desamma använder du adressen för att katalogisera dokument. Använd följande ordning: namn> region> stad> gatunamn> husnummer.
Tips
- Lägg alltid tillbaka dina dokument där du tog dem ifrån.
- Vid indexering är det först och främst viktigt att följa standardreglerna och först då - till företagsreglerna.
- Utveckla ett system för att ange när och av vem dokumentet mottogs.
Varningar
- Ju fler som har tillgång till dokumentkatalogen, desto mer röror blir det.
