Innehåll

• Steg
• Råd
• Varning

Behöver du skriva ett professionellt och artigt jobbbrev? De flesta arbetsmeddelanden är förformaterade och enkla att kopiera, du behöver bara ändra innehållet i meddelandet. Företagsmail måste alltid innehålla datum, information om avsändaren, mottagaren och några stycken i meddelandets kropp. Du vill skriva en bild, följ stegen nedan och korrigera nödvändiga punkter för att matcha ditt företags standarder.

Steg

Del 1 av 4: Öppningsmeddelande

1. 

   Förstå formatet. Oavsett vad ditt brev handlar om, det finns vissa standarder för utseendet på brevet som du behöver följa. Affärsbrev bör skrivas och skrivas med ett populärt typsnitt som Arial eller Times New Roman. Du måste markera styckena i meddelanden manuellt. Det betyder att du startar ett nytt stycke genom att skriva "retur" -tangenten två gånger. Använd inte kommandot indent för att markera stycken.
   • Lämna marginalen ca 2 cm i alla kanter.
   • E-post ska också skrivas med populära teckensnitt. Använd inte teckensnitt som efterliknar handstil eller är färgstarka, förutom svartvitt i arbetsbrev.

2. 

   
   
   Välj rätt papperstyp. Arbetsbrevet ska skrivas ut på pappersstorleken 22 cm x 28 cm (”storlek på bokstaven”). Om du inte är i USA kan du använda papper i A4-storlek. Vissa långa kontrakt kan skrivas ut på 22 x 36 cm ("laglig storlek") papper.
   • Om du skriver ut för utskick bör du skriva ut det på företagets brevpapper. Detta ger brevet ett mer professionellt utseende och ger också ditt företags logotyp och kontaktinformation.

3. 

   
   
   Ge information om ditt företag. Ange företagsnamn och adress där varje del av adressen skrivs på en annan rad. Om du är ägare eller egenföretagare, ersätt företagsnamnet med ditt eget namn eller skriv ditt namn ovanför det.
   • Om ditt företag har ett förutbestämt brevpapper kan du använda det istället för att skriva företagsnamn och adress.
   • Om du skriver in adressen själv bör du antingen högerjustera eller vänsterjustera högst upp på sidan, beroende på dig och ditt företags preferenser.
   • Om du skickar e-post internationellt skriver du landets namn med stora bokstäver.

4. 

   
   
   Lägg till datumet. Fullständig skrivning är det mest professionella valet. Du kan till exempel skriva "1 april 2012" eller "1 april 2012". Datumet bör lämnas motiverat, några rader under avsändarens adress.
   • Om ditt brev skrivs inom några dagar, låt det datum då du avslutar brevet.

5. 

   Ge mottagarinformation. Skriv mottagarens fullständiga namn, titel (om sådan finns), företagsnamn och postadress och dela upp denna information i separata rader. Lägg vid behov till ett referensnummer. Mottagarens information bör lämnas motiverad med några rader under datumet.
   • Det är bäst att skicka ett brev till en identifierad person. På så sätt kan personen du skickar meddelandet till svara på ditt meddelande. Om du inte vet namnet på den person som du ska maila till, gör en liten kontroll. Du kan ringa deras företag för att be om personens exakta namn och titel.

6. 

   Välj en hälsning. En hälsning är en respekt för mottagaren av brevet och vilken hälsning som används beror på om du känner till personen du skickar meddelandet till, hur mycket du känner till dem och hur högtidlig brevet är. . Du kan överväga följande alternativ:
   • "Till vem det kan oroa sig" (till de inblandade) bara när Du vet inte vem, särskilt vem du vill skicka meddelandet till.
   • Om du inte känner till mottagaren av din e-post är det ett säkert alternativ att börja med "Dear Sir / Madam" (Dear Sir / Madam ").
   • Du kan också använda mottagarens titel och namn, till exempel "Dear Dr. Smith" (Dear Professor Smith).
   • Om du känner till mottagaren av posten och har en nära relation med dem kan du ringa dem med namn, till exempel "Dear Susan".
   • Om du är osäker på kön för mottagaren av meddelandet skriver du helt enkelt in det fullständiga namnet, t.ex. "Kära Kris Smith" (Hej Kris Smith).
   • Glöm inte att skriva ett komma efter hälsningen eller ett kolon efter "Till vem det kan oroa sig".
   annons

Del 2 av 4: Komponera meddelandeinnehåll

1. 

   Rakt mot problemet. Tid är pengar, som maximen säger, de flesta företagare hatar att slösa bort tid. Därför bör innehållet i brevet presenteras kort och professionellt. Skriv ett brev där mottagaren snabbt kan läsa det genom att komma direkt till saken och sammanfatta din åsikt i första stycket. Till exempel kan du alltid börja med "Jag skriver dig angående ..." (Jag skriver till honom om ...) och börja därifrån.
   • Använd inte texturerat språk, stora jabs eller långa, runda meningar - du bör kommunicera vad du behöver säga så kortfattat och tydligt som möjligt.
   • Uttryck det övertygande. Det verkar som att det mesta av syftet med att skriva ett brev är att övertala läsaren att göra något: ändra sig, korrigera ett misstag, skicka pengar eller vidta några åtgärder. Försök att övertala mottagaren av meddelandet att göra vad du vill.

2. 

   Använd personens pronomen. Helst bör du använda personförnamnen "jag" (jag), "vi" (vi) och "du" (du) i ditt brev. Beskriv det som "jag" (jag) och kalla läsaren "du" (vän / farfar / mormor / bror / syster).
   • Observera om du skriver på uppdrag av en organisation. Om du ger ditt företags utsikter till tillväxt bör du använda "vi" (oss) för att låta läsarna veta att du talar på företagets vägnar. Om du skriver om din personliga åsikt, använd “jag” (jag).

3. 

   
   
   Skriv tydligt, kortfattat och koncist. Låt dina läsare veta exakt vad du vill säga. Läsarna svarar bara snabbt på ditt meddelande om innehållet i ditt meddelande är klart. Om du vill att läsarna ska dra slutsatser eller vidta åtgärder som svar på ditt brev, berätta särskilt för dem. Förklara din avhandling på det mest kortfattade sättet.

4. 

   
   
   Använd aktiva meningar. När du beskriver en situation eller gör en begäran, använd aktiv snarare än passiv. Passiva meningar kan göra ditt brev oklart eller inte ange den person som är inblandad. Dessutom är den aktiva meningen strömlinjeformad och mer rak. Till exempel:
   • Passiv mening: Solglasögon är inte designade eller tillverkade med hänsyn till deras hållbarhet.
   • Proaktiv mening: Ditt företag designar och tillverkar solglasögon utan hänsyn till deras hållbarhet.

5. 

   
   
   Var lämpligt öppensinnade. Brev skrivs av människor och riktas till människor, så undvik styva bokstäver om möjligt. Du kan inte bygga en ny relation med ett icke-personligt brev och brist på öppenhet. Undvik dock att använda vardagsspråk eller slang som fraserna "du vet" (du vet), "jag menar" (jag menar) eller "vill" (vill göra - förkorta "vill"). stor'). Håll din ton allvarlig men vänlig och entusiastisk.
   • Om du känner mottagaren väl bör du ha en rad trevliga önskningar till dem informellt.
   • Använd ditt eget omdöme när du bestämmer i vilken utsträckning du ska uttrycka dig. Ibland kan lite humor hjälpa dig att göra en lyckad affär, men var försiktig när du retar kan det vara ett misstag.

6. 

   Artig och artig. Även om du skriver ett brev för att klaga eller uttrycka oro kan du fortfarande vara artig. Sätt dig i mottagarens skor och kom med de idéer du kommer på, på ett förnuftigt sätt för läsarna att se att du alltid är entusiastisk och villig att hjälpa till.
   • Till exempel kan du göra ett hårt klagomål så här: "Jag tycker att dina solglasögon är dåliga och jag kommer aldrig att köpa dem igen." Du kan dock skriva på ett mer artigt sätt: " Jag är besviken över ditt företags solglasögonprodukt och planerar att köpa glasögon någon annanstans i framtiden.

7. 

   Använd rubrikmallen ”andra sidan” för ytterligare sidor. De flesta affärsbrev måste vara korta på en sida. Men om frågan du pratar om är längre, som ett kontrakt eller en juridisk fråga, kan du behöva några fler sidor. Använd brevhuvudmallen "andra sidan", som vanligtvis har en förkortad adress och samma papperstyp som den första sidans brevpapper.
   • Sidnumreringen är högst upp på sidan med andra och efterföljande sidor. Du kan också lägga till mottagarnamn och datum.

8. 

   Innehållsöversikt. I det sista stycket sammanfattar du huvudpunkterna och anger tydligt stegen i din handlingsplan eller vad du kan förvänta dig av mottagaren av meddelandet. Observera att mottagaren kan kontakta dig för att fråga eller prata, tacka dem för deras intresse för brevet och ditt problem. annons

Del 3 av 4: Avslutande brev

1. 

   Välj slutmeningen. Den avslutande meningen, som en hälsning, visar respekt för mottagaren av brevet och graden av högtidlighet av brevet. "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar" är vanligtvis ett säkert val; Du kan överväga andra alternativ som "hjärtligt", "med respekt" (vänliga hälsningar), "hälsningar" och "med vänliga hälsningar". Du kan också välja en något mindre formell men ändå professionell avslutning som "All the best", "Best Wish". , "Varma hälsningar" och "Tack" och "Tack". Använd kommatecken efter meningen.

2. 

   Skylt. Lämna cirka fyra rader tomma och underteckna det sedan. Underteckna din signatur efter att du har skrivit ut brevet eller skicka din signaturbild och klistra in den i den här delen av meddelandet. Du bör välja blått eller svart bläck för signaturen.
   • Om du undertecknar ett brev för någon, skriv ”pp:” framför din signatur. "Pp" står för "per procurationem" (som "efter byrå" eller "på uppdrag av").

3. 

   Skriv in ditt namn och kontaktinformation. Skriv in ditt fullständiga namn, titel, telefonnummer, e-postadress och eventuella kontaktmetoder under din signatur. Varje information skrivs på en separat rad.

4. 

   Lägg till förkortningen för skrivaren. Om någon annan än du skrev brevet bör du lägga till personens initialer under signaturen. Ibland inkluderades initialerna för personen som skrev brevet. Därför är det viktigt att skilja mellan den person som skrev brevet och som skrev brevet.
   • Till exempel, om du precis lagt till skrivarens initialer, skriv dem med små bokstäver: mj
   • Om du lägger till skrivarens initialer, skriv dem med stora bokstäver och skrivarens förkortning med gemener: RW: mj. Du kan också använda ett snedstreck mellan de två förkortningarna: RW / mj.

5. 

   Notera bifogade dokument. Om du bifogar ett dokument som mottagaren kan se, anteckna det några rader under din kontaktinformation genom att notera dokumentets nummer och typ. Du kan till exempel skriva: "Bilagor (2): CV, broschyr" ("Bilaga (2): CV, broschyr").
   • Du kan också förkorta "Enclosures" till "Enclosures". eller "Enc.".

6. 

   Lägg till mottagare. Om du skickar en kopia av brevet till en annan person bör du ta med den här personens namn i brevet. Du kan kommentera genom att skriva "cc:" under raden "Enclosures", "cc" står för "courtesy copy", med personens namn och titel ("cc" för "Kolkopia" (kolkopia) när bokstaven skrivs på kolpapper).
   • Skriv till exempel: "cc: Mary Smith, Vice President of Marketing" ("Dear: Mary Smith, Vice Marketing Manager").
   • Om du vill lägga till en annan mottagare skriver du en andra persons namn direkt under första personens namn och behöver inte "cc:".
   annons

Del 4 av 4: Klar

1. 

   Redigera ditt meddelande. Utseende är nyckelelementet för en professionell brevförfattare. Visst kommer läsaren lätt att se att du är kompetent och ansvarig genom att rätta till de minsta bristerna i brevet. Du kan köra stavningskommandot för att kontrollera stavning på ord men du kan också kontrollera genom att läsa brevet noggrant innan du skickar.
   • Undrar om brevet var tydligt och koncist. Finns det ett stycke med mer än tre eller fyra meningar i längd? Om så är fallet kan du radera onödiga stycken.
   • Om brevet är väldigt viktigt kan du be en vän eller kollega att kontrollera det snabbt. Ibland tar det bara några sekunder att läsa det kan hjälpa dig att upptäcka misstag eller klumpiga formuleringar som du kanske inte har sett.

2. 

   Häfta inte post. Om meddelandet har många sidor, undvik att häfta meddelandet. Om du vill se till att sidorna är ordnade korrekt använder du gemet uppe till vänster.

3. 

   Mailing. Om du mailar, använd ett företagskuvert. Om det finns ett kuvert med företagslogotypen, använd det. Skriv tydligt ut returadressen och mottagaradressen. Vik brevet i tre delar, så att när mottagaren öppnar meddelandet, viker den första delen av meddelandet längst upp och öppnas sedan till det nedre vecket. Se till att du har tillräckligt med stämplar på och skicka sedan ut dem.
   • Om du känner att den handskrivna adressen är fläckig och inte matchar din professionella stil, skriv in adressen i ordet, lägg kuvertet i skrivaren och skriv ut adressen på kuvertet.
   • Om brevet är extremt viktigt och / eller brådskande, ska du skicka det via kurir.
   • Om du vill skicka meddelandet via e-post konverterar du det till HTML-format eller sparar meddelandet som PDF för att behålla formatet. Pappersutskick är dock bättre.
   annons

Råd

• Använd en bra penna för att skriva bokstäver.
• Snabb. Om du inte kan svara på avsändarens begäran inom en vecka, berätta för honom eller henne om det och meddela dem när de kan få svar från dig.
• Fokusera på det positiva. Prata om saker du kan göra, inte saker du inte kan. Till exempel, om du inte har en vara i lager, berätta inte för kunden att du inte kan fullfölja deras beställning, säg istället att produkten är populär så att din sida är slut i lager. . Berätta sedan för dem när du kan erbjuda dem produkten.
• Om du skriver ett brev med mycket innehåll bör du först lista dessa saker.
  • Lista alla saker du vill täcka. Oroa dig inte för beställningen.
  • För varje innehåll, lista nyckelorden, exempel, argument och fakta.
  • Granska innehållet i din disposition så att de är lämpliga för ditt syfte och din publik.
  • Klipp ut eventuella orelaterade problem.
  • Ordna informationen i den ordning som är bäst för läsaren.

Varning

• Skriv inte bokstäver med smickrande meningar. En riktig komplimang är acceptabel, men om du gör det i överskott kommer läsaren att känna att du arbetar genom att smickra, inte av din förmåga.
• Använd inte för hård och imponerande ton. Kom ihåg att du försöker stärka eller inleda ett professionellt förhållande med ett affärsbrev.