Författare:
Lewis Jackson
Skapelsedatum:
14 Maj 2021
Uppdatera Datum:
25 Juni 2024
Innehåll
Vi hör ofta många människor som klagar över att de inte har tillräckligt med tid för att få jobbet gjort. Några grundläggande tidshanteringsfärdigheter kan hjälpa dig att få ut det mesta av din tid. Lär dig att planera smart tid för att få mer gjort.
Steg
Metod 1 av 3: Känn igen din tidsanvändning
Håll koll på dagliga aktiviteter. Lägg märke till vad du gör varje dag och notera hur mycket tid du spenderar på det. Du kommer att bli förvånad över hur mycket tid du slösar jämfört med den faktiska mängden arbete.
- Kom ihåg att ta del av dagliga uppgifter som att förbereda frukost, städa huset, bada etc.
Uppdatera alla aktiviteter till en anteckningsbok. När du vet vad du gör varje dag och hur mycket tid du spenderar med dem, skriv ner det i en anteckningsbok. Att lägga all information på ett ställe och se den tydligt på sidan hjälper dig att se hur och ibland var du slösar bort tid.- Skriv fullständigt och tydligt. Blanda inte separata händelser i rad, hoppa inte över triviala uppgifter och kom ihåg att hålla en detaljerad redovisning av tiden uppdelad för varje uppgift för dagen.
- Du kanske borde gruppera aktiviteter. Skriv till exempel sysslor i huset med en blå penna, arbeta för att tjäna pengar med en röd penna och underhållningsaktiviteter med en svart penna. Att skriva hjälper dig att räkna ut hur du använder din tid.
Utvärdera din tidsfördelning. Till exempel en timmes dagdrömning? 2 timmar bestämma vad du ska äta? 8 timmars surfning på nätet? Bestäm hur du kommer att avsätta din tid och tänk på vad som behöver göras och vad som inte är.- Slöser du bort tid eftersom du inte kan kontrollera dig själv? Är du funktionshindrad eller tveksam? Tar du för många ansvarsområden? Det här är alla frågor du bör tänka på när du utvärderar din tidsanvändning.
- Det finns tillfällen när du delar upp dagens aktiviteter på ett irrationellt sätt. Att till exempel arbeta i en halvtimme och sedan 10 minuter att ta itu med ärenden och sedan gå tillbaka till jobbet i ytterligare en halvtimme är ingen klok uppdelning. Om du bara jobbar i en timme kommer din koncentrationsförmåga och effektivitet att vara högre, en trivial sak att hantera senare.
- Helst bör du utföra uppgiften i varje "segment". Med den här metoden spenderar du en förutbestämd tid på en enda uppgift utan att distrahera dig själv.
Överväg att göra justeringar. När du vet exakt vart din tid går börjar du göra justeringar i ditt schema. Du måste veta tydligt vilka områden du inte kan eller inte ska skära ner på eftersom du är rädd för att slösa bort tid. Om ett jobb tar mycket tid betyder det inte att du slösar bort din tid.
Om du spenderar 3 timmar om dagen på att skicka arbetsrelaterade e-postmeddelanden är det helt osannolikt att du spenderar mindre tid på den här aktiviteten. Men om du skickar fyra eller fem personliga e-postmeddelanden mellan arbets-e-postmeddelanden kan du definitivt minska den tid du spenderar på att skicka e-post.
Ändra arbetsvanor. Oavsett vad ditt tidshanteringsproblem är, finns det alltid en lösning. När du har hittat en anledning att slösa bort din tid eller hur du använder din tid på ett mer förnuftigt sätt måste du anstränga dig för att ändra dina tidshanteringsvanor.
- Om du spenderar för mycket tid på att städa huset eller laga mat, överväga att anställa en hembiträde eller en kock. Tid är dyrare för vissa än pengar.
- Om ditt problem slösar för mycket tid under dagen av oavsiktlig surfing, bör du begränsa dig till några webbplatser eller inte logga in på dina sociala mediekonton när ditt syfte är annorlunda.
Metod 2 av 3: Undvik distraktioner
Identifiera distraktioner i ditt liv. Distraktion är den största utmaningen inom tidshantering. Du måste ta reda på vilken typ av aktiviteter eller individer som tar mycket av din tid. Oavsett om en vän är pratsam eller en hobby hindrar dig från att koncentrera dig, kan du hitta sätt att undvika dessa faktorer.
- Om du spenderar mycket tid på något utan att ge några förväntade resultat kan det vara en distraktionsfaktor att undvika.
- När det gäller kontorsarbetsytan är vissa medarbetare troligtvis distraktioner. Du bör inte delta i värdelösa samtal eller chatt under arbetstiden. Attityden att arbeta på kontoret är dock lika viktig som tidshanteringsförmåga, så du bör inte vara oförskämd om du vill gå vidare i din karriär.
Undvik långa samtal i telefonen. Du måste justera dina telefonvanor om du tycker att du spenderar för mycket tid i konversationer. Att prata personligen är alltid mer effektivt än att prata över telefon, så det är en bra idé att avsluta långa konversationer med det här sättet.
- Många telefonsamtal innehåller ofta onödig redundans, särskilt i början och slutet av samtalet. Människor tenderar att bli distraherade och vandra på sina telefoner, vilket är något du bör vara medveten om. Att hålla ett möte ansikte mot ansikte skapar en mer formell atmosfär som motiverar parterna att fokusera på sitt arbete, vilket beror på att ingen av parterna i mötet påverkas av distraktioner.
Surfa inte på nätet för mycket. Många människor måste använda internet som sitt primära verktyg för att få jobbet gjort. Men det finns också många människor som låter sin tid gå på nyhetsartiklar, sportnyheter, kändisar och husdjur. Du måste alltid vara noga med varje gång du behöver vara på internet. Det finns viss programvara som kan blockera onödiga applikationer, webbplatser eller domännamn för att minska distraktioner när du använder internet.
- Undvik att besöka Facebook, Twitter och andra sociala nätverkssajter när du arbetar med arbete online.
- Att söka efter alla typer av problem på Google är också slöseri med tid.Inledningsvis tänkte du snabbt hitta ett problem, men innan du vet ordet av det har du surft på otaliga webbplatser på tre timmar.
Använd skyltar "Stör ej". Du är förmodligen bekant med detta skylt på ytterdörren till ett hotellrum. Det är också mycket effektivt när det används på kontoret. Du kan skriva och skriva ut ett sådant skylt för att hänga framför kontorsdörren när det behövs. De som går förbi pratar mindre för att inte störa dig.
- Om du arbetar hemifrån är det absolut nödvändigt att du har din egen arbetsyta. Arbeta inte på en gemensam familjeplats eftersom tv-apparater, telefoner och videospelkonsoler enkelt distraherar dig.
Gör tid för oundvikliga distraktioner. Det finns vissa faktorer som inte kan undvikas, till exempel när din chef vill att du ska spendera lite tid på att prata, eller om den äldre personen i huset ständigt ber om detta och det. Om du vet hur du planerar, vad det än är, tar det inte mycket tid att arbeta. annons
Metod 3 av 3: Använd tiden effektivt
Skriv ner allt. Förlita dig inte helt på minnet för att utföra vardagliga uppgifter. Skriv ner allt du behöver för att få på papper och kontrollera listan regelbundet för att uppfylla dina mål.
- Även en mycket liten och trivial uppgift behövde skrivas ner. Du bör dock bara skriva kort på den här listan, till exempel "Ring Tuan", "Slå upp marginaler", "E-postchef".
- Se till att du alltid bär din anteckningsbok så att du är redo att skriva ner uppgifter som de visas. Du tror att du kommer ihåg att skriva det senare, men du kommer att glömma det ändå.
Använd kalendern. Att bara lägga till en kalender i dina tidshanteringsverktyg hjälper dig att bli mer produktiv. Skriv ner tidsfrister, uppgifter och möten i ditt schema. Varje morgon tar du dig tid att titta på dessa datum i din kalender för att se vad som kommer.
Undvik schemaläggning av dubbelarbete. Anordna arbetsschemat på ett sådant sätt att det inte överlappar varandra och inte utför för många uppgifter samtidigt. Kontrollera din kalender innan du går med på att göra något för att se till att tiden är ledig. På så sätt är din tid mer organiserad och hjälper till att övervaka tiden noga.
Eliminera orsaken till distraktionen. Använd din tid effektivt genom att eliminera distraktioner eller få dig att avvika från framstegets riktning. Placera tv och all slags underhållning utanför arbetet eller studiet, för att fokusera på att få jobbet gjort innan du underhåller.
Ordna prioritetsordningen. Smart tidshantering handlar om att planera viktiga eller brådskande uppgifter i förväg. Notera dessa punkter på ditt schema med en highlighter eller krita. Planera dessa saker först för att se till att du har tillräckligt med tid och gör sedan de mindre brådskande sakerna.
- Var redo att ändra preferenser när det behövs. Det finns många saker som inte dyker upp till slutet och kräver att du gör det nu. Då måste du stoppa vad du gör och fokusera din tid och energi på detta sista minuten-arbete, men du bör inte låta sådana situationer hända för ofta.
- Om du ofta måste ordna om, betyder det att något är fel. Små justeringar är acceptabla, men om du måste fortsätta göra det, visar det att du inte är i rätt ordning i första hand.
Tänk realistiskt. Tilldela en rimlig tid för att få det gjort. Om du tror att något tar en halvtimme till en timme att bli klar, ge dig själv en timme. Att tänka realistiskt på när det kan göras hjälper dig att undvika överbelastning eller sakta ner.
- Saker blir säkrare om du är försiktig och alltid ger dig mer tid än nödvändigt. Om du avslutar en uppgift tidigt kan du gå vidare till nästa jobb och i slutändan säkerställa produktivitet.
Schemalägg grundläggande uppgifter. Se till att ta dig tid till grundläggande vardagliga aktiviteter, som att äta och bada. Dessa kan verka som mindre jobb, men du måste fortfarande spendera tid på dem tillsammans med ditt huvudjobb, för att se till att du inte hoppar över det och kan leda till förseningar i planeringen.
Använd påminnelsessystemet. Förutom det dagliga schemat bör du använda ytterligare verktyg för att hjälpa dig att inte glömma viktiga uppgifter eller deadlines. Använd klisterlappar, ställ in text- eller ljudaviseringar till din telefon för att påminna dig om att göra vissa schemalagda uppgifter.
- Undvik att be människorna omkring dig att påminna dig om ditt schema, eftersom de kanske glömmer det precis som du.
- Om något är särskilt viktigt bör du ha en mängd olika påminnelsesverktyg organiserade, eftersom det finns en chans att du kanske inte märker anteckningarna eller meddelandena på din telefon.
Hjälp mig. Be någon om hjälp eller vidarebefordra några små uppgifter till dem om möjligt. I allmänhet kommer detta till nytta om du kan spara lite värdighet och be dem ingripa, hantera hushållssyslor eller laga middag om du är för upptagen den dagen.
- Se till att du hittar rätt kvalificerad person för att tilldela uppgiften. Om det inte räcker med att bara hitta någon för att få jobbet gjort måste du fråga någon som kan göra jobbet bra.
- Skyll inte på ditt ansvar på andra. Det är ingen bra tidshanteringsfärdighet, men får dig bara att se lat och omotiverad i andras ögon.
Mät produktivitet. Ibland bör du stoppa och analysera dina prestationer, prestationer och bestämma hur mycket tid du spenderat på det senaste jobbet. Att hålla dessa statistiska data i ditt arbete och liv hjälper dig att hitta de förändringar du behöver för att förbättra din prestation på jobbet och i ditt dagliga liv.
Självbelönad. Att arbeta för hårt kan leda till utmattning och förlust av koncentration och till och med de mest triviala uppgifterna att slutföra. Så ibland bör du fira din tidigare prestation och belöna dig själv med något riktigt intressant.
- Tillbringa all den självbelönande tiden avkopplande. Stäng av telefonen och svara inte på e-post på jobbet. Om du blandar in arbetet i speltiden är det inte längre en belöning för laddning.
- Om du arbetar måndag till fredag bör du ta en helg. När ett projekt på tre månader har avslutats, belöna dig själv med en kort semester.
Varning
- Låt inte ditt sinne vandra eller dagdrömma när du utför dagliga uppgifter.
