Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 3: Skapa fokus
• Del 2 av 3: Fastställande av effektiva arbetsstrategier
• Del 3 av 3: Ändra din livsstil
• Tips

I dagens värld är det verkligen mycket svårt att hantera arbetsbelastning. Den som har haft ett heltidsarbete vet att en genomsnittlig arbetsdag inte alltid är tillräckligt lång för att få allt du behöver göra.Produktiviteten kan dock förbättras avsevärt genom att odla vanor som gör dig effektivare. En effektiv arbetare gör det bästa av varje minut på dagen, med allt fokus på de viktigaste uppgifterna först. Att vara mer effektiv på jobbet kommer inte bara att öka din produktivitet och få poäng med chefen - det kommer också att få dig att känna att du har åstadkommit något, nöjd med att du har haft en hel och produktiv arbetsdag.

Att gå

Del 1 av 3: Skapa fokus

1. Ge en ren, organiserad arbetsyta. Effektivitet på jobbet kan ibland vara lika lätt som att rensa upp röran i din arbetsyta. En orolig arbetsplats är en arbetsplats som kan hindra din produktivitet. Om du ständigt kämpar för att hitta specifika verktyg eller dokument i en massa skräp slöser du allvarligt med din arbetstid. Håll bara föremål som du använder varje dag till hands - allt annat ska förvaras där det inte kommer i vägen, "men också" snabbt.
   • Om du arbetar på ett kontor, ordna ditt kontorsutrymme och skrivbord så att du snabbt och enkelt kan hitta vad du behöver för att arbeta. Om du inte arbetar på ett kontor gäller fortfarande samma principer. Om du till exempel arbetar på en cykelbutik, håll dina verktyg rena och organiserade så att du kan hitta dem direkt när du behöver. Nästan varje arbetsmiljö drar nytta av att hållas rent och snyggt.
   • Kontorsanställda och andra personer som hanterar ett stort antal dokument behöver skapa ett filsystem som är logiskt och organiserat. Ha dokument som du använder ofta till hands. Förvara andra dokument i alfabetisk eller annan logisk ordning.
2. Håll koll på din arbetsplats. Se till att du alltid har de verktyg och resurser som krävs för att göra ditt jobb. På ett kontor betyder det saker som hålslag, häftborttagare, miniräknare osv. Utanför en kontorsmiljö är verktygen väldigt olika, men de grundläggande principerna är desamma - se till att du har allt du behöver för att komma till jobbet. Forskare som arbetar med komplexa grafikapplikationer och ingenjörer som arbetar med skiftnycklar drar nytta av verktyg som är färdiga att använda.
   • Se till att dina verktyg är väl underhållna. Ett viktigt verktyg som slutar fungera kan störa ditt arbetsflöde allvarligt, särskilt om du inte kan fortsätta utan det! Spara tid på lång sikt genom att regelbundet rengöra och underhålla dina verktyg.
3. Gör ett tydligt schema. Om du är van att flyga överallt kommer alla ansträngningar att planera din dag sannolikt att öka din effektivitet. För att hålla ett riktigt effektivt schema måste du begränsa dig till "en" omfattande agenda (eventuellt kompletterad med en kalender på ditt kontor eller skåp för långsiktiga mål). Komplicera inte ditt jobb i onödan genom att hålla mer än ett schema eller behålla en enorm samling anteckningar som du oundvikligen kommer att förlora. Du vill kunna titta på "en" specifik plats för att se vad du ska göra.
   • Organisera varje dag genom att göra en "att göra" -lista. Börja med dagens högsta prioriteringar för att se till att de blir klara. Placera de mindre viktiga sakerna i slutet av listan. Börja högst upp i början av dagen. Om du inte kan slutföra listan kan du försöka göra resten nästa dag.
   • Ställ in en tidtabell och tidsram för dina viktigaste projekt och var realistisk om hur lång tid de kommer att ta. Du vill inte ställa in dig själv för misslyckande - det är bättre att be om mer tid i början av ett projekt, snarare än strax före deadline.
4. Eliminera distraktion. Olika arbetsmiljöer har olika distraktioner - vissa jobb involverar en mycket pratsam kollega som bara inte lämnar. Andra kan vara förtryckande tysta och distrahera dig även av de mjukaste ljuden. Gör vad du kan för att hålla dig fokuserad på ditt arbete. Om ditt jobb gör att du kan lyssna på musik på ett säkert sätt, ta med dig en MP3-spelare. Du kan även lägga anteckningar på din arbetsplats för att göra det tydligt för dina kollegor att du inte vill bli störd. Det kan verka oförskämt, men det är det inte - det är en rimlig och effektiv metod för att få människor att lämna dig ensamma medan du arbetar. Kom ihåg att du kan umgås efter hjärtans innehåll under raster och måltider. En "mycket" vanlig distraktion är att spendera tid på fritidswebbplatser. En studie visade att ungefär två tredjedelar av de anställda slösade åtminstone lite tid "varje dag" på webbplatser som inte är relaterade till deras jobb. Lyckligtvis har de flesta webbläsare gratis verktyg tillgängliga för att öka produktiviteten som kan hjälpa dig att lösa problematiska block webbplatser. Sök i tillgängliga webbläsartillägg efter en "webbplatsblockerare" eller "produktivitetshjälp". Du kommer åtminstone att få några kostnadsfria och effektiva resultat. # * Andra bra sätt att undvika distraktion är att hålla koll på dina samtal (för att undvika onödiga telefonsamtal) och minimera bortfall i möten.
5. Använd pauser för dina personliga affärer. Konstigt nog kan pauser faktiskt "öka" effektiviteten på din arbetsplats istället för att vara ett hinder. För det första erbjuder en paus dig välbehövlig vila. Utan det kan du bli övertrött, sakta ner eller sakta ner. För det andra ger vila dig en chans att "hantera" dina distraktioner. Använd dina pauser för att göra vad du än kan älska ditt jobb. Känner du dig dagdrömmer om en familjemedlem som vill ringa dig när du faktiskt måste arbeta? Ring upp dem under din paus och eliminera dina distraktioner!

Del 2 av 3: Fastställande av effektiva arbetsstrategier

1. Dela upp ditt ansvar i hanterbara delar. Stora projekt kan bli skrämmande - när de är tillräckligt stora är det enkelt att skjuta upp dem och slösa bort tid på mindre arbete tills du tvingas ta itu med hela projektet strax före deadline. Som en effektiv arbetare måste du göra viktigt arbete först, även om det innebär att göra en liten del av en stor uppgift. Det känns inte som att det är värt att göra en liten del av en stor uppgift eftersom det är att slutföra en liten uppgift alls, men det är en smart användning av din tid. Du kommer att slutföra dina viktigaste långsiktiga uppgifter snabbare om du jobbar lite med dem varje dag.
   • Om du till exempel behöver ge en stor presentation om en månad, sätt ett mål för att skapa en översikt "idag". Det är inte väldigt tidskrävande så det kommer inte att distrahera dig från ditt andra arbete, men det är ett viktigt första steg som gör resten av processen snabbare och enklare.
2. Lätta din arbetsbelastning genom att delegera arbete. Om du inte är längst ner på stegen inom företaget kan du ha möjlighet att dela mestadels repetitiva uppgifter mellan en eller flera av dina underordnade för att spara tid. Ge inte dina underordnade projekt som bara du vet hur du ska slutföra på ett tillfredsställande sätt. Istället ger du dem de tidskrävande, monotona uppgifterna som hindrar dig från att använda dina talanger för viktigare arbete. Om du ska delegera arbete, glöm inte att ge din assistent en deadline och komma tillbaka till det. Var "alltid" artig mot dina underordnade när de hjälper dig - om de känner att du uppskattar dem, kommer de att vilja arbeta hårt för dig i framtida projekt.
   • Om du är praktikant, nybörjare eller någon annan med låg status inom företaget kan du ändå försöka distribuera särskilt monotont arbete bland anställda som fungerar på samma nivå som du (med deras tillstånd, liksom tillståndet från din handledare, förstås). Om du har använt hjälp av en kollega, var där också för din kollega!
   • Om du har ett bra förhållande med din chef kan du till och med fråga om han kan delegera en del av arbetet till andra åt dig!
3. Håll möten så snäva som möjligt. Det finns en anledning till att alla hatar möten - enligt en undersökning från 2012 anser nästan hälften av alla respondenter att möten är den största källan till bortkastad tid på jobbet - mer än tillbringad tid på personliga och fritidswebbplatser. Möten kan vara avgörande för att diskutera mål och skapa en vision för framtiden. Men om de lämnas obevakade fastnar många möten för ofta i uppsvällda händelser och slösar bort timmar av din tid (eller i extrema fall till och med dagar) utan att besluta om något viktigt. Här är några tips för att göra dina möten så effektiva som möjligt:
   • Skapa en agenda för varje möte för att utnyttja den tilldelade tiden på bästa sätt. Bestäm hur mycket tid du kan spendera på det för varje ämne. Håll dig till din agenda så bra du kan - om andra ämnen uppstår, föreslå att du diskuterar dem senare i en en-mot-en-konversation.
   • Bjud in så få personer som möjligt till mötet. Genom att hålla antalet personer som deltar i möten till ett absolut minimum, minskar du chansen att konversationen avviker från de angivna ämnena. Det håller också alla som inte nödvändigtvis behöver vara där vid sitt skrivbord på jobbet.
   • Håll bildspel till ett minimum. Det diskuteras mycket om nyttan av bildpresentationer (PowerPoint, etc.) och om de hjälper eller hindrar att effektivisera ett möte. Följande är tydligt: ​​om du använder bilder / bilder i din presentation, håll dem så kortfattade och informativa som möjligt. Använd bilder för att visa bilder och data som inte kan förmedlas genom ditt tal, men "inte" för att visa hela innehållet i din presentation.
   • Slutligen, som en övergripande princip, vet vad du vill bestämma innan du öppnar mötet och fattar beslutet så snart som möjligt.
4. Nip office drama i knoppen. Arbetsplatser kan vara väldigt stressande platser. När humör blossar upp, adressera källan omedelbart och direkt. Detta kan innebära att du, personen du argumenterar med, eller ni båda måste komma med en uppriktig ursäkt. Gör detta så snart som möjligt. Om du låter några argument förvandlas till förbittring kommer din effektivitet att minska på lång sikt eftersom du slösar bort tid på att undvika denna kollega. Ännu viktigare, du kommer att känna dig eländig - låt inte arbetsplatsproblem förstöra din effektivitet "och" humör!
   • Var inte rädd för att ringa in en medlare / medlare. Företagen vet att argument och skadade känslor är dåliga för arbetsflödet, så de anställer ofta personer som är särskilt utbildade för att lösa tvister. Kontakta din arbetsplats HR om du upplever frustration, sorg eller rädsla på grund av någon annan på arbetsplatsen.
   • När allt har sagts och hanterats behöver du inte bli vän med den kollegaen - du behöver bara kunna arbeta med honom eller henne. Var artig och taktfull på arbetsplatsen, även mot människor du ogillar.

Del 3 av 3: Ändra din livsstil

1. Se till att du är väl utvilad. Trötthet har aldrig förbättrat kvaliteten på en persons arbete. Trötthet kan sakta ner din produktion, slöa din prestation, och om du tenderar att somna kan det orsaka dig allvarlig förlägenhet under viktiga möten. Dessutom har allvarlig sömnbrist kopplats till en mängd olika hälsoproblem. Somna inte vid ditt skrivbord eller sov inte och kom sent på jobbet - försök att få minst 7-8 timmars sömn varje natt för att fungera som bäst.
   • Trötthet på arbetsplatsen kan i bästa fall vara en mindre distraktion. I värsta fall kan det leda till mycket osäkra situationer. Om du har ett jobb där andras liv står på spel (till exempel om du är flygledare eller lastbilschaufför) är det absolut nödvändigt att du får tillräckligt med sömn.
2. Få mycket träning. Vetenskapen har visat att ett bra träningsprogram förbättrar ditt humör och produktivitet. Detta gäller särskilt stillasittande kontorsjobb. Om du tillbringar större delen av din tid på jobbet och sitter framför en dator, se till att du spenderar lite tid på att flytta varje dag - inte bara blir det lättare att sitta stilla länge på jobbet utan kommer också att göra dig gladare, skarpare och mer motiverad.
   • När du börjar med en träningsrutin, försök kombinera måttlig konditionsträning med lite styrketräning.
3. Fortsätt vara positiv. Om du försöker förbättra din arbetseffektivitet kan det vara frestande att bli för seriös om ditt jobb. Ofta är det inte en bra idé - du kanske kan förbättra din effektivitet på kort sikt, men om du aldrig tillåter dig lite kul på jobbet blir det lätt att bränna ut, och det leder till trötthet, stress och brist av energi, brist på motivation. Försök att hålla dig glad - om du mår bra på jobbet är det mer troligt att du är motiverad och ambitiös. Gör små saker för att förbättra ditt humör som inte hindrar din produktivitet - lyssna på musik genom hörlurarna, sträck dig då och då eller ta din bärbara dator till pausrummet för mer lugn och ro.
   • Få ut det mesta av dina måltider - njut av chansen att äta gott och chatta med kollegor du kommer överens med.
   • Drick inte för mycket kaffe. Kaffe kan vara en bra pick-me-up de dagar när du känner dig utbränd, men om du dricker det varje dag blir du beroende av det och kommer inte att dra nytta av det längre.
4. Motivera dig själv. Det är lättare att arbeta effektivt när det finns goda skäl att arbeta. Om du ibland kämpar för att driva dig framåt, tänk på orsakerna som i första hand ledde dig till ditt jobb - dina livsmål, dina drömmar och din vision för dig själv. Försök att tänka på ditt arbete som ett medel till ett mål - där "målet" är din idealiska vision om ditt liv. Om du gillar ditt arbete, försök att tänka på hur ditt arbete får dig att känna dig - känner du dig uppfylld och som om du har åstadkommit något efter en arbetsdag?
   • Tänk på de bra saker som ditt arbete ger dig. Kanske kunde du köpa det huset eller den bilen med de pengar du tjänade på ditt arbete, eller kanske är ditt jobb att se till att dina barn inte vill ha någonting. Tänk också på de andra "fördelarna" med ditt jobb - till exempel medicinsk och / eller tandvård för din familj.
   • Tänk på konsekvenserna av att "inte" arbeta. Vad måste du ge upp om du förlorar din inkomstkälla? Hur kommer det att påverka din familj eller andra nära dig?
5. Belöna dig själv. Om du framgångsrikt har ökat din arbetseffektivitet, fira - du förtjänar det. Att bli av med dåliga vanor och odla goda är inte lätt, så belöna dig själv för ditt hårda arbete. Ta en drink efter jobbet på fredagen, träffa några vänner för en utekväll eller lägg dig i sängen med en bok - vad som än gör dig lycklig efter en lång arbetsvecka, gör det. Att belöna dig själv ökar din känsla av prestation, vilket är en viktig del för att hålla din motivation hög.
   • Din belöning behöver inte vara stor eller stor och absolut inte något som är ekonomiskt oansvarigt. Blygsamma och måttliga belöningar är bäst. Spara den nya klockan för ett mer speciellt tillfälle.

Tips

Implementera ett försenat belöningssystem där du gör de minst roliga projekten först istället för att skjuta upp dem till sista minuten. På det sättet spenderar du inte hela dagen på att frukta projektet och försöka undvika det. Genom att göra det irriterande projektet först blir du mer nöjd och du kan avsluta dagen på ett trevligt sätt med de roligare eller mindre stressiga projekten.