Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 2: Utarbeta ett affärsbrev
• Del 2 av 2: Skriva affärsbrevet
• Tips

När du driver ett företag måste du antagligen skriva brev till dina kunder. Du kan behöva berätta för dem om nya evenemang eller specialerbjudanden, eller så kan du behöva svara på en kund som har ett klagomål på ditt företags vägnar. Oavsett orsaken till ditt brev, använd alltid en professionell ton.

Att gå

Del 1 av 2: Utarbeta ett affärsbrev

1. Använd ett professionellt brevpapper. Ett företagsbrev representerar ditt företag. Så det måste se distinkt ut och vara av hög kvalitet. Företagets logotyp eller varumärke måste också finnas på den.
   • Du kan skapa brevpapper med layouterna i Microsoft Word. Se till att använda din befintliga logotyp eller varumärke i brevpapper.
2. Öppna ett ordbehandlingsprogram. Du bör alltid skapa ett företagsbrev på en dator.
   • Skapa ett nytt dokument och ställ in marginalerna på dokumentet till 1 tum.
   • Använd ett serif-teckensnitt som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Se till att du använder en teckenstorlek som inte är större än 12, men inte mindre än 10. Brevet bör inte vara svår att läsa på grund av fel typsnitt eller storlek.
   • Se till att använda ett enda avstånd.
3. Använd blockformen. Blockformuläret är det vanligaste formatet för affärsbrev. Det är också det enklaste att arbeta med. Varje rubrik måste vara mot vänster marginal och det kommer att finnas ett mellanslag efter varje rubrik. Från början till topp bör ditt företagsbrev ha följande rubriker:
   • Aktuellt datum eller datum då du skickar brevet. Datumet är viktigt eftersom det kan användas för dina register och adressatens. Det kan då också användas lagligt. Så se till att datumet är korrekt.
   • Avsändarens adress. Det här är din adress, formaterad i ett standardadressformat. Om din adress redan finns på brevpapper kan du hoppa över det här steget.
   • Adressatens adress. Detta består av namn och adress till den person som du skriver brevet till. Att använda Herr / Fru är valfritt. Så om du till exempel skriver till Nina de Vries kan du utelämna Mevrouw-delen.
   • Inledningen. Detta kan vara "Dear Mrs. de Vries" eller "Dear Nina de Vries". Om du inte är säker på vem som kommer att läsa brevet, använd "Dear Sir or Madam". Du kan också använda "L.S.", men bara som en sista utväg om du inte har någon aning om vem som kommer att läsa ditt brev.
   • Brevets kropp. Vi kommer att fokusera på detta mer senare i den här artikeln.
   • Avslutande av brevet med underskrift. Detta kan vara "Med vänlig hälsning" eller "Med vänlig hälsning".

Del 2 av 2: Skriva affärsbrevet

1. Bestäm vem din målgrupp är. Tonen i brevet bör alltid vara professionell, oavsett din målgrupp. Men du kan behöva ändra språk eller ordval beroende på mottagare. Om du skriver till ett annat företags personalavdelning bör du vara mer formell på ditt språk. Men om du skriver till en specifik klient kan du använda lite mer avslappnat eller avslappnat språk.
   • Att bestämma din målgrupp betyder också att du kan vara tydlig mot din målgrupp. Undvik att använda terminologi som din läsare inte förstår. Till exempel vet en kund förmodligen inte de förkortningar som används för ditt företags rymdprogram, så använd inte dem i brevet.
   • Den gyllene regeln för att skriva ett bra affärsbrev är att vara tydlig, kortfattad och artig.
2. Ange syftet med brevet i första meningen. Tänk på syftet med brevet. Är det för att informera dina kunder om din nya plats? Är det för att påminna en kund om en obetald räkning eller utestående saldo? Eller för att svara på kundens klagomål? Med detta mål i åtanke skapar du ett utkast till den första meningen som omedelbart låter din läsare veta vad brevet handlar om. Var inte vag om syftet med ditt brev. Var enkel.
   • Börja med "Me" om du vill uttrycka din åsikt som företagare. Använd "Vi" när du skriver på uppdrag av ett företag eller en organisation.
   • Fokusera på ett direkt uttalande som: "Med detta brev vill vi informera dig" eller "Med detta brev vill vi be dig". Du kan också använda ett "jag" -uttalande om du skriver brevet som företagare. Såsom: "Jag kontaktar dig på grund av" eller "Jag har nyligen hört det ... och skulle vilja veta mer om ..."
   • Om du till exempel (som företagsägare) skriver ett brev till Nina de Vries om ett obetalt konto från förra månaden kan du börja med: "Jag kontaktar dig genom detta brev på grund av ett utestående saldo på ditt konto från mars 2015 . "
   • Eller, som anställd i ett företag, om du svarar på en kunds klagomål om företagets rymdprogram, kan du börja brevet med "Vi fick ditt klagomål om vårt rymdprogram till Mars."
   • Kanske skriver du brevet för att låta en kund veta att de har vunnit en tävling eller en plats i en utbildning. Börja med en mening som: "Jag informerar dig gärna ..." eller "Vi vill informera dig om att ..."
   • Om du måste skicka dåliga nyheter, börja med en mening som "Vi är ledsna att informera dig om att ..." eller "Efter noggrant övervägande bestämde jag mig för att inte ..."
3. Använd den aktiva rösten istället för den passiva rösten. I allmänhet använder vi ofta den passiva formen. Men den passiva formen gör det du skriver tråkigt och förvirrande. Den aktiva formen är mycket effektivare i ett företagsbrev eftersom den anger en mer självklar ton.
   • Ett exempel på en passiv form är till exempel: '' Vilka specifika klagomål kan jag lösa för dig? '' Ämnet för meningen, kunden ('du') är i slutet av meningen, istället för i början av meningen.
   • Ett exempel på den aktiva formen är till exempel ”Vad kan jag göra för att lösa dina klagomål?” Denna version av meningen, i aktiv form, är mycket tydligare och lättare för läsaren att förstå.
   • Att använda den passiva formen kan vara ett bra sätt att förmedla ditt meddelande utan att vara uppmärksam på ett misstag eller tveksam punkt. Men använd bara detta då. I allmänhet är den aktiva formen mycket effektivare i affärsbrev.
4. Peka på en tidigare händelse eller konversation med läsaren, om tillämpligt. Du kan ha kontaktat Nina de Vries tidigare denna månad med en varning om hennes obetalda räkning. Eller kanske uttryckte en klient frustration över rymdprogrammet vid en konferens förra månaden. Om du redan har interagerat med läsaren, erkänn detta. Det påminner läsaren om din tidigare kontakt och gör att affärsbrevet verkar mer angeläget och viktigt.
   • Använd en fras som: "Fortsätter från mitt brev om din obetalda räkning" eller "Tack för din betalning i mars". Eller "Det var till stor hjälp att höra om din position i rymdprogrammet vid majkonferensen."
5. Gör en begäran eller erbjud hjälp. Sätt en positiv ton med läsaren genom att göra en artig begäran eller erbjuda dem hjälp i form av ett samarbetsförhållande.
   • Anta att du är en företagsägare som ber en kund betala en räkning. Använd en fras som "Jag uppskattar om du betalar din obetalda räkning så snart som möjligt."
   • Anta att du skriver på ditt företags vägnar. Använd en mening som: "Vi skulle gärna ordna ett möte ansikte mot ansikte mellan dig och vår personalchef."
   • Du kan också erbjuda dig att svara på eventuella frågor eller problem som dina läsare har. Använd en fras som: "Jag svarar gärna på eventuella frågor eller funderingar angående ditt konto." Eller "Vill du att vi ger dig mer information om programmet?"
6. Stäng brevet. Lägg till en uppmaning till handling, för dig själv och för läsaren. Detta kan vara en begäran om betalning före ett visst datum eller en anteckning om att göra ett formellt möte med läsaren.
   • Lägg till en mening där du adresserar adressaten i framtiden. "Jag ser fram emot att träffa dig på budgetmötet nästa vecka." Eller "Jag ser fram emot att diskutera detta ytterligare med dig under vårt besök i huvudkontoret."
   • Var uppmärksam på alla dokument du vill lägga till i ditt brev. Lägg till en mening som "I bilagorna hittar du den utestående fakturan" eller "Bifogad hittar du en kopia av vårt rymdprogram."
   • Avsluta brevet med en avslutande mening. Använd "Med vänliga hälsningar" för kunder eller kunder.
   • Använd "Med vänliga hälsningar" i formella brev till personer du inte känner till.
   • Använd bara "Bästa hälsningar" eller "Bästa hälsningar" när du skriver till någon du känner väl eller arbetar med.
7. Läs brevet igen. All din korrekta formatering och ord blir förgäves om bokstaven är full av stavfel!
   • Observera all användning av den passiva formen och försök att ändra meningen till den aktiva formen.
   • Var uppmärksam på alla långa, oklara och komplicerade meningar. I ett affärsbrev är mindre vanligtvis mer, så förkorta dina meningar om möjligt.

Tips

• Använd en tom A4 när du skriver ut brevet. När du skickar brevet, vik det i tredjedelar och skicka det i ett vanligt kuvert.