Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 2: Ställa in din rapport
• Del 2 av 2: Att sätta ihop allt

En statusrapport kan verka som en syssla, men att skriva det kan faktiskt vara ett bra tillfälle att kommunicera med ledningen. Oavsett vilket projekt du arbetar med, bör du fokusera på att tillhandahålla specifika detaljer som beskriver projektets budget och framsteg. Lägg den viktigaste informationen i en sammanfattning i början. Fortsätt sedan med de viktigaste detaljerna som beskriver projektet i termer av resultat och utmaningar. Håll saker korta men informativa och ledningen är mycket nöjd.

Att gå

Del 1 av 2: Ställa in din rapport

1. Fokusera på kostnader och tidtabell. Oavsett vilket projekt du arbetar med vill chefer veta hur det går när det gäller budget och framsteg. Ställ in din rapport som samlar information om hur projektet går ekonomiskt. Gör dessutom några kommentarer om huruvida projektet är på rätt spår i tid.
2. Var ärlig om problem. Om du vet att det finns problem med projektkostnader och framsteg, dölj inte dem. Det kommer bara att leda till större problem senare. Tänk istället på hur dessa problem relaterar till saker som går bra.
   • Till exempel, om ditt projekt handlar om att producera och leverera 1 000 T-shirts för 1 000 dollar, kan du vara orolig om du bara har gjort 300 men redan spenderat 500 dollar.
   • Du kan också hitta dig själv två dagar före schemat och kommentera det.
3. Erbjud lösningar på problem. En del av syftet med en statusrapport är att hjälpa chefen att avgöra nästa steg. Du kan hjälpa till genom att föreslå lösningar på vissa problem du märker. När du skapar rapporten antecknar du hur dina lösningar är relevanta för kostnader och framsteg.
   • Till exempel, om din T-shirt-verksamhet ligger före schemat och ligger bakom budgeten, kan du se detta som en anledning att öka produktionen och balansera saker.

Del 2 av 2: Att sätta ihop allt

1. Ge rapporten en titel. Starta din skriftliga rapport med en kort sammanfattning, titel och datum. Eftersom statusrapporter ska vara korta behöver de inte vara på en separat titelsida. Om du skickar in rapporten via e-post räcker det att ha ett tydligt ämne så att din chef vet vad e-postmeddelandet handlar om.
   • Något som "Parker Transport August 2017 Report" är bra.
   • Ge alltid information så att det är tydligt om vilken period du rapporterar.
   • Om ditt företag använder specifika rapporteringsformat, se till att du använder dem också.
2. Börja med en sammanfattning. Chefer är upptagna och måste se den viktigaste informationen omedelbart. Några rader i början av rapporten går till kärnan i saken och förklarar kort hur projektet går med avseende på budget och framsteg.
   • Försök att se till att din chef ser all information under de första minuterna av läsningen av rapporten.
   • Till exempel kan du börja din rapport direkt med något direkt som: "Parker Transport är för närvarande före schemat. Vi tillbringade 50% av budgeten och producerade 30% av produkten. Vi kan sänka kostnaderna genom att påskynda produktionen. ”
   • Om chefer är nöjda med vad de ser i början kanske de redan vet tillräckligt. Om det finns något i sammanfattningen som indikerar ett problem kan de snabbt flytta därifrån till relevant information längre ner i rapporten.
3. Vänligen ange de mest relevanta detaljerna. Lista de viktigaste resultaten hittills med fokus på milstolpar och nyckeldata. Informera din chef om resultat snarare än aktiviteter.
   • Skriv till exempel inte något som ”Våra produktionsledare, Frank och Sandra, har gjort ett bra jobb. Frank är alltid där väldigt tidigt och Sandras är alltid den sista som lämnar, för att se till att vi får allt fram i tid. ”
   • Istället betona nyckeldata: "Vi ligger 20% före schemat eftersom produktionsledarna (Frank och Sandra) har ökat produktionstiden med två timmar om dagen."
4. Organisera fakta. Här kan du skräddarsy rapporten efter din chefs stil. Om du känner till din chefs sätt att arbeta kan du anpassa rapporten därefter. Om du inte är säker, fokusera på en kort, direkt sammanfattning i en stil du känner väl.
   • Om din chef vill se den stora historien kan du nämna ett kapitel "Resultat", ett annat "Utmaningar" och ett tredje "Lösningar".
   • För en chef som gillar att se saker kronologiskt, prova ett kapitel "Progress This Week" följt av "Next Steps".
5. Använd kulor. Chefer måste förses med den information de behöver snabbt och på ett lättläst sätt. Stycken är för långa för att läsa och dölja nyckelinformation. Men med listor är det enkelt att skanna igenom rapporten.
   • Om din chef eller företag specifikt ber om en fullständig skriftlig rapport måste du naturligtvis uppfylla den önskan.
6. Lägg till visuella element efter behov. Vissa chefer tycker att det är bra att lägga till visuella ledtrådar för att förklara hur ett projekt går. Du kan till exempel sätta ett grönt ljus bredvid en kula om kostnader, om det går bra, men ett orange ljus bredvid ett om framsteg, om du sannolikt är lite efter.
7. Granska och ändra din rapport efter behov innan du skickar den till din chef. Stavningsfel och meningar som inte löper är aldrig giltiga, inte ens i en kort, relativt informell statusrapport. Lita inte enbart på elektronisk stavning och grammatik. För att hålla rapporten kort och direkt, överväga vad som kan tas bort (som onödiga adverb och adjektiv).
   • Undvik till exempel fraser som "Augustins försäljning går bra, den bästa månaden hittills, tack vare Marie och Sams riktigt utmärkta ansträngningar."
   • Du kan säga detsamma mycket mer kortfattat: "Augustiförsäljningen är den bästa än, tack vare Marie och Sams hårda arbete."
8. Rapportera minst en gång i månaden såvida du inte har andra instruktioner. Ditt företag kan be dig att tillhandahålla statusrapporter enligt en viss tidsram, till exempel varje vecka eller varannan vecka. Rapportering minst en gång i månaden är i allmänhet bra för att hålla din chef informerad. Kontakta honom om du inte är säker på när statusrapporterna ska finnas.
   • Om din chef vill få rapporter mindre ofta kommer du naturligtvis att göra som du blir ombedd.