Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 3: Ställa in din SOP
• Del 2 av 3: Skriva din SOP
• Del 3 av 3: Säkerställa framgång och precision
• Tips

En standardoperationsprocedur (SOP) innehåller information om hur du utför en uppgift steg för steg. En befintlig SOP behöver bara modifieras och uppdateras, men du kan också befinna dig i en situation där du måste ställa in en helt.

Att gå

Del 1 av 3: Ställa in din SOP

1. Välj format. Det finns inget rätt och fel sätt att skriva en SOP. Men ditt företag har förmodligen redan ett antal SOP: er som du kan titta på för att få en uppfattning om önskad inställning. Använd befintliga SOP: er - om sådana finns - som ett exempel. Om det inte finns några har du några alternativ:
   • Installationen med de enkla stegen. Detta är bra för rutinprocedurer, som är korta, ger få möjliga resultat och är ganska konkreta. I själva verket, utöver nödvändig dokumentation och säkerhetsåtgärder, är det inget annat än en lista med punkter som berättar läsaren i enkla meningar vad man ska göra.
   • Inställningen med de hierarkiska stegen. Detta fungerar bra för längre procedurer - med mer än tio steg, vilket kräver att beslut fattas, förtydligas och terminologi förklaras. Detta är i allmänhet en lista över huvudstegen och deras delsteg i en specifik ordning.
   • Installationen med flödesscheman. Om ett förfarande mer liknar en karta med många olika möjliga resultat är ett flödesschema den bästa lösningen. Du bör välja denna inställning när resultaten inte kan förutsägas ordentligt.
2. Tänk på din publik. Det finns tre viktiga saker att tänka på innan du skriver en SOP:
   • Vad vet din publik redan? Är din allmänhet bekant med organisationen och dess rutiner? Känner de till terminologin? Språket du använder ska matcha läsarens kunskaper och bidrag.
   • Språkkunskaperna för din publik. Är det möjligt att det finns människor som inte talar ditt språk om de läser din SOP ""? I så fall är det en bra idé att inkludera bilder med bildtexter och diagram.
   • Storleken på din publik. Om din SOP läses av många personer (i olika roller) samtidigt, måste du ställa in dokumentet som en dialog i en pjäs: användare 1 gör något, sedan användare 2 och så vidare. På det här sättet kan varje användare se hur han eller hon är en kugge i en smidigt körande maskin.
3. Tänk på "din" kunskap. Slutsatsen är detta: Är du rätt person som skriver ner detta? Förstår du vad det handlar om? Hur kan det gå fel? Hur ska det vara säkert? Om inte, lämnar du bättre jobbet till någon annan. En dåligt skriven - eller värre, felaktigt skriven - SOP leder inte bara till minskad produktivitet och organisatoriskt misslyckande utan kan också vara osäker och påverka allt från ditt team till miljön. Kort sagt, det är ingen risk som du vill ta.
   • Om det är ett projekt som du känner dig skyldig att slutföra, var inte rädd att be dem som hanterar proceduren varje dag om hjälp. Att genomföra intervjuer är en vanlig del av SOP-processen.
4. Välj mellan en kort eller lång SOP. Om du skriver eller uppdaterar en SOP för en grupp människor som känner till protokollet, terminologin etc. och bara vill ha en kort och kortfattad SOP, till exempel en checklista, kan du hålla den kort.
   • Förutom det allmänna målet och annan relevant information (datum, författare, ID-nummer, etc.) innehåller den bara en lista med steg. Om inga ytterligare detaljer eller förtydliganden behövs är det tillräckligt.
5. Tänk på syftet med SOP. Det är tydligt att du har att göra med ett förfarande som upprepas om och om igen i din organisation. Men finns det någon specifik anledning till att denna SOP är så värdefull? Bör säkerhet betonas i den? Åtgärder för efterlevnad? Används den för träning eller dagligen? Här är några anledningar till att din SOP är nödvändig för att ditt team ska lyckas:
   • För att säkerställa att standarderna uppfylls
   • För att maximera produktionskraven
   • för att säkerställa att förfarandet inte påverkar miljön negativt
   • För att säkerställa säkerheten
   • För att se till att allt går enligt schemat
   • För att undvika tillverkningsfel
   • Används som ett träningsdokument
     • Att veta vad du ska betona i din SOP gör det lättare att strukturera dokumentet runt dessa punkter. Det är också lättare att se hur viktigt din SOP är.

Del 2 av 3: Skriva din SOP

1. Beskriv nödvändigt material. Tekniska SOP: er består, i tillägg till "själva förfarandet, av fyra delar:
   • Titelsida. Detta inkluderar 1) titeln på proceduren, 2) ett identifieringsnummer för SOP, 3) datum för utfärdande eller ändring, 4) namnet på det företag, division eller avdelning som SOP hänför sig till, och 5) signaturer av dem som förberedde och godkände SOP. Du kan ställa in denna sida hur du vill, så länge den informationen är tydlig.
   • Index. Detta är bara nödvändigt om din SOP är lång, så att du enkelt kan slå upp den. En enkel standardinställning är vad du behöver här.
   • Kvalitet och kvalitetskontroll. Ett förfarande är inte bra om det inte kan kontrolleras. Se till att du har nödvändigt material och detaljer tillgängliga så att läsaren kan verifiera att önskat resultat har uppnåtts. Detta kan vara i form av andra dokument, till exempel utvärderingsexempel.
   • Referens. Se till att du har en lista över alla citerade eller citerade referensböcker. När du hänvisar till andra SOP: er, se till att nödvändig information ingår i bilagan.
     • Det kan hända att din organisation använder andra protokoll än dessa. Om du kan hänvisa till en redan befintlig SOP, släpp den här strukturen och håll dig till vad som redan finns.
2. Se till att följa följande i själva proceduren:
   • Omfattning och tillämpbarhet. Med andra ord, beskriv syftet med processen, dess gränser, men också hur den kommer att användas. Lägg till standarder, regler, roller och ansvarsområden samt input och output.
   • Metodik och förfaranden. Detta är köttet på benen - lista alla steg, inklusive nödvändiga detaljer och inklusive all nödvändig utrustning. Inkludera efterföljande förfaranden och beslutsfaktorer.Identifiera poängen "vad ... om" och eventuella överträdelser eller säkerhetsproblem.
   • Förtydligande av terminologi. Identifiera förkortningar och fraser som inte är vanliga språk.
   • Hälso- och säkerhetsvarningar. Lista dessa i ett separat kapitel och lista dem också bredvid de steg som de relaterar till. Trivialiser inte dessa saker.
   • Utrustning och förnödenheter. Lista vad som behövs och vilken utrustning eller utrustningsstandarder du kan hitta när och var.
   • Varningar och problem. Så problemavdelningen. Prata om allt som kan gå fel, vad man ska se upp för och vad som kan vara ett problem för den slutliga, perfekta produkten.
     • Ge varje ämne sitt eget kapitel (vanligtvis numrerat) så att din SOP inte blir för språklig och förvirrande och för att hålla saker tillgängliga.
     • Detta är inte en uttömmande lista; det här är bara toppen av det processuella isberget. Din organisation kan ange vilka andra aspekter som kräver uppmärksamhet.
3. Håll dina skrifter kortfattade och lätta att läsa. Chansen är stor att din publik inte läser dem för skojs skull. Håll det kort och sött - annars förlorar du uppmärksamheten eller så kommer de att hitta det svårt att få igenom dokumentet och svårt att förstå. Håll dina meningar så korta som möjligt.
   • Här är en dålig exempel: Se till att ta bort allt damm från luftinloppen innan du använder dem.
   • Här är en Bra exempel ": Före användning, dammsug allt damm från luftintagen.
   • I allmänhet prata inte om "du". Det talar för sig själv. Tala aktivt och börja dina meningar med imperativet.
4. Om det behövs, intervjua de anställda som är involverade i processen om hur de utför arbetet. Det sista du vill är att skriva en SOP som bara inte är meningsfull. Du äventyrar teamets säkerhet, effektivitet och tid och du tar inte hänsyn till rutiner som redan används - något som dina kollegor inte tackar dig. Ställ frågor vid behov! Detta måste göras rätt!
   • Om saker är oklara, be olika personer att ta med sig alla roller och ansvarsområden. En lagmedlem kanske inte följer SOP och en annan får bara vara delaktig i några av åtgärderna.
5. Dela stora bitar av text i bitar med diagram och flödesscheman. Om du har att göra med ett eller två steg som är särskilt knepiga kan du göra det enkelt för dina läsare med ett diagram eller diagram. Det blir lättare att läsa och det ger sinnet en paus från alla ansträngningar att förstå allt. Och för dig ser det mer komplett och välskrivet ut.
   • Använd inte bara dem för att krydda eller göra din SOP mer imponerande; gör det bara om det är vettigt eller om du försöker övervinna en språkbarriär.
6. Se till att varje sida har rätt kodning. Din SOP är utan tvekan en av många SOP. Av den anledningen bör din organisation ha en slags databas där allt hålls baserat på ett visst indexeringssystem. Din SOP är en del av den indexeringen och behöver därför någon form av kodning för att hämtas. Det måste därför anges tydligt.
   • Varje sida ska ha en kort titel eller ID-nummer, datum och sidnummer. Du kan behöva fotnoter; det beror på din organisations policy på denna punkt.

Del 3 av 3: Säkerställa framgång och precision

1. Testa proceduren. Om du inte vill testa ditt förfarande har du förmodligen inte skrivit det tillräckligt bra. Be någon med "begränsad förståelse" för processen (eller någon representant för den vanliga läsaren) att använda din SOP och vägledas av den. Vilka problem stöter de på? Om det finns några måste du ta itu med dem och göra nödvändiga justeringar.
   • Det är bäst att få din SOP testad av några få personer. Olika människor kommer att stöta på olika saker, vilket ger dig många (förhoppningsvis användbara) svar.
   • Se till att proceduren testas av någon som aldrig har gjort det. Någon med förkunskap kommer att förlita sig på det för att komma framåt och inte i första hand på ditt arbete, så att det missar märket.
2. Låt SOP bedömas av dem som faktiskt utför proceduren. Det spelar ingen roll i slutändan på riktigt vad dina chefer tycker om SOP. Det handlar om de där ute faktiskt måste samarbeta. Så innan du skickar den till cheferna på övervåningen, visa frukten av din penna för dem som kommer att göra eller redan gör jobbet. Hitta vad hon av det?
   • Genom att involvera dem och göra dem till en del av processen är de mer benägna att acceptera detta SOP. Och de har utan tvekan några bra idéer!
3. Låt din SOP kontrolleras av dina rådgivare och kvalitetskontrollavdelningen. När teamet är OK kan du vidarebefordra det till dina rådgivare. De kan ha mindre att säga om själva arbetet, men de kommer att meddela dig om installationen är okej, om du har glömt något, och de kommer att låta dig veta hur man gör allt officiellt och en del av systemet.
   • Använd de officiella dirigeringssystemen för att få dokumentgodkännande, så att du kan vara säker på att processen för att ge godkännande är korrekt avloggad. Detta skiljer sig från organisation till organisation. Du vill bara se till att alla har sagt sitt och att alla regler har följts.
   • Det måste finnas underskrifter under. De flesta företag har inte längre några problem med elektroniska signaturer.
4. Börja använda din SOP så snart den är godkänd. Du kan först behöva ordna utbildning för de anställda som är inblandade, men det kan också betyda att ditt papper hängs upp på toaletten. Var så som det kan, se till att ditt arbete används! Du gjorde det. Dags för lite erkännande!
   • Se till att din SOP förblir uppdaterad. Om detta inte längre är fallet, ordna en uppdatering omedelbart, se till att uppdateringarna är godkända och dokumenterade och skicka SOP igen. Ditt lags säkerhet, produktivitet och framgång beror på det.

Tips

• Använd bara holländska för att förklara stegen.
• Kom ihåg att involvera intressenter om möjligt så att den skriftliga processen överensstämmer med den faktiska processen.
• Kontrollera om det finns en äldre version av SOP. Kanske kan du begränsa dig till några snabba tweaks. Se till att du också dokumenterar dem ordentligt!
• Ha en dokumenthistorik med varje ny version.
• Använd flödesscheman och bilder så att läsaren kan följa processen ordentligt.
• Var uppmärksam på tydlighet. Se till att flera tolkningar inte är möjliga. Visa proceduren för någon som inte känner till den och fråga dem vad de tycker: du kan fortfarande ställas inför överraskningar.
• Kontrollera ditt dokument innan du får det godkänt.