Skriv ett brev för att begära ledighet

Innehåll

Att gå
Del 1 av 3: Begär ledighet från din arbetsgivare
Del 2 av 3: Ansöka om ledighet vid ditt universitet eller skola
Del 3 av 3: Formatera ditt brev

Ledighet är en period då du har tillstånd att vara fri från arbete eller skola. Ledighet kan vara nödvändigt av olika skäl, till exempel när du själv är sjuk eller när en familjemedlem är sjuk eller på grund av en lång semester. I vissa fall har anställda enligt lag rätt till vissa former av ledighet, såsom moderskap eller ledighet när du adopterar ett barn, eller när du måste ta hand om en nära familjemedlem. Definitionen av ledighet beror på frånvaron. I vissa fall, till exempel en kort frånvaro från jobbet eller skolan på mindre än en månad, anses det inte vara ledighet, medan i andra fall även en frånvaro på en vecka anses vara ledighet. Innan du ansöker om ledighet är det viktigt att avgöra vad en arbetsgivare eller skola definierar som ledighet, eftersom din föreslagna frånvaro kanske inte är tillräckligt lång för att du formellt kan begära det.

Att gå

Del 1 av 3: Begär ledighet från din arbetsgivare

Ge en tidig varning till din handledare. När du begär ledighet från din arbetsgivare är det viktigt att ge en tidig varning. Naturligtvis är tidig varning inte alltid möjlig under vissa omständigheter, till exempel en älskades oväntade död. Men om en tidig varning är möjlig (till exempel om ledigheten du vill ha är bara några veckor eller månader bort), skriv brevet så tidigt som möjligt så att din arbetsgivare och teammedlemmar på jobbet kan ta hänsyn till det. Ett bra sätt att ge en tidig varning är att diskutera ledighetsförslaget med din chef innan du ansöker om ledighet. På så sätt kan du hänvisa till din tidigare konversation i din första mening och brevet kommer inte att överraska din chef.
Ange ett specifikt datum. Inkludera de specifika datum du tänker hålla dig borta. Var inte vag om när du vill vara frånvarande. I vissa fall är det kanske inte möjligt att tillhandahålla specifik information, men specifika uppgifter hjälper din arbetsgivare och dina kollegor att planera i förväg hur de kan hantera ditt arbete i din frånvaro. Var därför så specifik som möjligt i ditt brev om datum då du planerar att hålla dig borta från jobbet.
Var transparent mot din arbetsgivare. Var så transparent som möjligt om varför du vill ha ledighet. Detta betyder inte att du måste gå igenom varje liten detalj om varför du vill hålla dig borta. I många fall har din arbetsgivare inte ens rätt att veta vissa detaljer om ditt privatliv. Att vara så transparent och ärlig som möjligt för din arbetsgivare om varför du vill ha ledighet minimerar dock risken för konflikt med ledningen.
Diskutera hur ditt arbete kommer att överföras i din frånvaro. I ditt brev bör du ange att du är medveten om ditt ansvar och förstå att innan du lämnar vill du diskutera hur ditt arbete kommer att överföras i din frånvaro. Du kan ge information i ditt brev om hur du tycker att ditt arbete ska överlämnas (till exempel genom att lämna detaljerade anteckningar till dina teammedlemmar om aktuella projekt som ska göras i din frånvaro, eller tillhandahålla dina kontaktuppgifter så att teammedlemmar kan nå dig i en nödsituation).
Vet vilka typer av ledighet du har rätt till. Vet att du har rätt till vissa typer av ledighet enligt lag. Det är viktigt att skilja mellan ledighet som du har rätt till och ledighet som endast kan godkännas av din arbetsgivare.
- I Nederländerna har du till exempel rätt till minst 16 veckors obetald mammaledighet (men du kan fortfarande få förmåner) efter födelsen av ett barn eller senast 22 veckor efter adoption av ett barn.
- Om du skriver ett brev för att begära ledighet som du har rätt enligt lagen kan du basera din begäran på det. Du kan till exempel säga, "Som du och jag båda vet har jag rätt till tjänstledighet. Jag hoppas få ledig tid mellan (ange datum). Hur kan vi säkerställa att produktiviteten fortsätter? ”Dessutom frågar du din arbetsgivare hur du ska behålla produktiviteten visar att du bryr dig om din arbetsgivares välbefinnande och det kan stärka din position på jobbet.
- Om du ber om semester som du inte automatiskt har rätt till enligt ditt kontrakt, justera din ton så att du visar att du är ledsen för besväret och lovar att kompensera förlorad tid så bra du kan.
- Låt din chef veta om du har ackumulerade semesterdagar eller sjukdagar.
- Att inkludera denna information i brevet gör det också tydligare för personalchefen, om din chef beslutar att avvisa din ansökan och du måste överklaga.
Ge idéer för hur du vill delegera ditt arbete i din frånvaro. Medan din chef förmodligen har det sista ordet om detta, kan du ge användbara förslag på vilka av dina anställda du tycker är bäst att ta över olika aspekter av ditt jobb i din frånvaro. Men ge inte allt till en person, eftersom det skulle vara orättvist för just den kollegaen.
Använd en respektfull ton. Oavsett omständigheterna är det viktigt att du ansöker om ledighet på ett artigt sätt. Med andra ord bör du begära snarare än kräva en begäran, även om du har rätt till det enligt lag. Att fråga artigt kan förhindra konfrontation med ledningen.

Del 2 av 3: Ansöka om ledighet vid ditt universitet eller skola

Hitta en blankett för begäran om ledighet. Studenter som vill ansöka om ledighet vid universitetet eller skolan måste i allmänhet fylla i ett formulär. Ladda ner en ansökningsblankett från ditt universitet. Dessa formulär måste också finnas på institutionen för ditt studieprogram.
Fyll i formuläret. I formuläret frågar du information som ditt namn, studentnummer, din adress och ditt studieprogram.
- Formuläret kommer förmodligen också att be om din nationalitet eller visum. Ledighet kan påverka visum för internationella studenter. Detta beror på att om du är en internationell student har du fått ett visum för att studera. Om du drar tillbaka från din utbildning under lång tid kan du bli ombedd att återvända till ditt hemland och ansöka om visum igen om du vill återvända. Ta reda på vilken ledighet inverkan kan ha på ditt visum om du är en internationell student som har ett studentvisum. Denna politik skiljer sig åt per land och bestäms av regeringen.
- Vid universitet i USA kommer formuläret att fråga om du får ekonomiskt stöd från regeringen. Om du är student i USA och får en ersättning har du i allmänhet ett närvarokrav för att få denna ersättning. Ledighet kan påverka din rätt till denna ersättning, så det är viktigt att kontakta Allowance Office och prata med en finansiell rådgivare om hur man bäst kan ansöka om ledighet. I Nederländerna måste du som student i skolan också begära ledighet på grund av närvaro eller obligatorisk utbildning.
Skriv ett brev för din ledighetsförfrågan som stödjande dokumentation. Ledighetsansökan måste vanligtvis åtföljas av styrkande handlingar som ditt universitet behöver för att godkänna din begäran. Om du ansöker om militärledighet måste du lägga till din militära order. Om du söker ledighet av medicinska skäl måste du inkludera ett brev från din läkare eller vårdgivare.Om du ansöker om ledighet av personliga skäl måste du dock skriva ett brev om ledighetsförfrågan med angivande av omständigheterna och skälen för din ansökan.
Var transparent om dina skäl. Om din begäran om ledighet är av personliga skäl är det viktigt att vara så transparent som möjligt mot din avdelning, så att din avdelning kan avgöra om du har rätt att lämna i din speciella situation.
I ditt brev kan du nämna allt arbete du vill göra medan du är borta. Du kan till exempel vara en forskarstudent som ansöker om ledighet för att slutföra ditt forskningsprojekt på en avlägsen plats. Doktorander har normalt rätt till denna typ av ledighet. De bör dock diskutera sina planer med fakultetens studievägledare innan ledigheten tilldelas, så att studievägledaren kan bekräfta för institutionen att du (studenten) uppfyller dina forskningsmål. I din ledighetsförfrågan anger du vilket arbete du planerar att göra under din frånvaro.

Del 3 av 3: Formatera ditt brev

Inkludera avsändarens adress. Det kan verka onödigt att ta med din egen adress om du arbetar i samma byggnad som din arbetsgivare, men genom att göra detta kommer du att se till att brevet returneras till rätt adress om postkontoret gör ett misstag vid leveransen. Personalavdelningen har också lätt för att arkivera ditt brev om din adress är skriven på det.
Använd det datum då brevet slutfördes. Ofta daterar människor sitt brev när de börjar det, men om det tar några dagar att avsluta brevet, glöm inte att ändra datumet till det datum brevet slutfördes och undertecknades.
Ange adressatens adress. Ange adressatens namn och deras personliga titel (t.ex. Dr. Smit, Prof. Luiten).
Använd mottagarens namn för hälsningen. Även om du känner din chef väl, adressera henne formellt med hennes professionella eller personliga titel, följt av hennes efternamn.
Bestäm vilken formateringsstil du vill använda för styckena. En populär formateringsstil följer dessa seder:
- Stycken är enkla mellanrum.
- Reglerna strider mot vänster marginal.
- I stället för att stryka in ett stycke bör alla rader ligga mot vänster marginal.
- Det finns ett mellanrum mellan styckena.
Avsluta ditt brev med en artig avslutning, till exempel "Vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar".
- Sätt ett mellanrum mellan sista stycket och "Med vänlig hälsning".
- Lämna fyra vita linjer mellan "Vänliga hälsningar" och din signatur.
Skriv under brevet. När du har skrivit ut brevet, underteckna med en penna i utrymmet mellan de fyra vita linjerna.