Innehåll

• Steg
• Varningar

E -post innehåller i allmänhet bara vanlig (ASCII) text, medan Word -dokument kan innehålla mycket formaterad text. Det finns inget sätt att helt bevara formateringen av ett Word -dokument när du kopierar det till en e -post. Det finns dock flera alternativ, beroende på dina mål.

Steg

1. 1 Bifoga ditt Word -dokument till din e -post som en bilaga, inte i själva e -postmeddelandet. Vissa personer som tar emot e -postmeddelandet har dock kanske inte en Word -redigerare och kan därför inte läsa dokumentet enkelt. På grund av skillnader mellan användarnas datorer kan vissa dokument dessutom skilja sig något.
2. 2 Spara dokumentet i Rich Text Format (RTF) i Word och bifoga sedan dokumentet till din e -post. WordPad, en mjukvara som levereras gratis med Windows, och nästan alla textredigerare kan läsa RTF -filer. RTF -filer behåller det mesta (men inte alla) av formateringen i Word -dokument.
3. 3 Om du äger hela versionen av Adobe Acrobat eller vet ett annat sätt att skapa en PDF -fil kan du exportera Word -dokumentet som en PDF -fil och sedan bifoga det istället. Adobe Acrobat Reader -programvaran är gratis och de flesta användare har den redan installerad på sina datorer. PDF -filen kommer att se ut som en Word -fil, men den kan inte enkelt redigeras.Du kan också använda en gratis produkt som heter PDF Creator (på http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) för att skapa PDF -filer.
4. 4 Många e -postklienter låter dig lägga till lite formatering i din e -post. Denna funktion, som ofta kallas "rik text" eller "html -post", är tillgänglig på olika sätt beroende på din e -postklient. Det skickar faktiskt e -post i HTML -format (som en webbsida), vilket är något mer restriktivt än RTF -formatet som beskrivs ovan. Det är ofta mer bekvämt att ha text i brödet i ett e -postmeddelande snarare än som en bilaga. Men inte alla som tar emot e -post kan ta emot HTML -post.
5. 5 Klistra in ditt Word -dokument direkt i din e -post som text, men vidta några försiktighetsåtgärder först. Använd så lite formatering som möjligt. Ändra "smarta citat".

Varningar

• Bifoga inte dokument som Word -dokument om det inte är absolut nödvändigt. Vanligtvis behöver endast mycket långa dokument bifogas. Allt annat kan anges i klartext i meddelandets brödtext. Om du verkligen vill att mottagaren ska se dokumentet exakt så som det visas på skärmen kan du lära dig hur du skapar en PDF -fil. Om han behöver göra omfattande ändringar, bifoga sedan ett Word -dokument eller en RTF -fil.