Hur man skriver en händelserapport

Innehåll

Steg
Del 1 av 3: Strukturera din evenemangsrapport
Del 2 av 3: Hitta rätt material för din rapport
Del 3 av 3: Sista handen för att skriva en händelserapport
Tips
Vad behöver du

Kanske måste du skriva en rapport om händelsen och avgöra hur lyckat det var och jämföra resultaten med målen. Detta är viktigt så att personerna eller företagen som är värd för evenemanget kan förstå om de ska ändra något. Det finns sätt att göra din evenemangsrapport mer framgångsrik. Detta är viktigt om du ska hålla något annat event!

Steg

Del 1 av 3: Strukturera din evenemangsrapport

1 Bestäm stilen och formatet på din presentation för en specifik publik. Händelserapporter kan sys, häftas, e -postas i PDF -format, köras med en PowerPoint -presentation och mer.
- Var noga med att strukturera din händelserapport efter avsnitt. Du bör jämföra resultaten av evenemanget med de mål du ställt upp. Sammanfatta de viktigaste resultaten av evenemanget.
- Anpassa evenemangsrapporten till varje sponsors och publikens behov och intressen. Tänk på sponsornas mål. Till viss del är sponsorer den viktigaste publiken för din evenemangsrapport. De vill veta om det var värt att sponsra ditt evenemang. Så glöm inte att överväga vad de vill veta och vilka aspekter som verkligen är viktiga för dem.
- Förbered också evenemangsrapporten för att uppfylla de specifika kraven för evenemanget och sponsorens unika karaktär. Du ska inte skriva en standardrapport.Det är värt att överväga att din rapport också kommer att uppmärksammas av företagets ledning och ekonomichefer.
2 Organisera processen så att du registrerar den information du behöver under hela evenemanget. Lita inte bara på ditt minne.
- Genom att skriva ner information före, under och efter evenemanget kan du skapa en mer detaljerad och därför mer effektiv rapport. Det hjälper dig också att presentera information i kronologisk ordning.
- Säkerställ kontinuerlig datainsamling, rekrytera fler personer om det behövs (inklusive potentiella praktikanter) för detta ändamål. Viktigast av allt, du behöver inte vänta till slutet av evenemanget för att skapa en rapport.
3 Minska rapporten till viktiga punkter. Problemet med vissa evenemangsrapporter är att de helt enkelt listar händelsens ordning eller fokuserar på kampanjerbjudanden. Gör inte det. Betona istället viktiga punkter tydligt och analytiskt.
- Välj några av händelsernas händelser för en detaljerad uppdelning. Tänk på vilka tre händelser som gick bäst och vilka tre som var de mest oväntade.
- Överbelasta inte din rapport med onödiga detaljer som en lunchmeny eller en detaljerad presentation av huvudtalaren. Du bör lyfta fram det som verkligen är viktigt.

Del 2 av 3: Hitta rätt material för din rapport

1 Skriv en sammanfattning av projektet. Aktivitetsrapporten bör innehålla en sammanfattning av projektet, som är en förkortad version av den mer detaljerade fullständiga rapporten. Ta detta CV som en introduktion.
- Du kan skapa två rapporter - en projektsammanfattning avsedd för personer som är intresserade av händelsens resultat och en mer detaljerad fullständig rapport för dem som vill sponsra eller organisera ett evenemang.
- I projektsammanfattningen bör du fokusera på de viktigaste punkterna och resultaten. Projektsammanfattningen ska vara kort - en eller två sidor. Den bör sammanfatta de viktigaste detaljerna i händelsen och innehålla en kort tolkning av data.
2 Inkludera illustrativt material i din evenemangsrapport. Det är mycket mer effektivt att presentera publiken ett diagram som återspeglar statistisk information, snarare än att uttråkade publiken med otaliga nummer och datum.
- Om evenemanget involverade en ny produkt kan du bifoga ett foto av den. Foton av själva evenemanget hjälper till att illustrera händelserapporten. Försök att lägga upp sponsorannonser på din webbplats för att stödja din rapport. Återigen kan inget av detta vänta till slutet av evenemanget.
- Det kommer att vara bra att inkludera prover, reproduktioner och andra exempel för webbplatsen. Rapportera antalet personer som fått kuponger från sponsorer och så vidare. Erbjud täckning av evenemanget både på plats och utanför webbplatsen i pressen, för publiken, för sponsorer.
3 Dokumentera eventuell press- eller publicitetsbevakning. Du bör utvärdera vad som har täckts i pressen mot de mål du sätter.
- Fokusera på tryckta annonser och artiklar som innehåller sponsornamn och annonser, förutom att samla nummer och annonsrankningar.
- Dokumentera TV -annonser, offentliga meddelanden, betyg och nyheter.
- Glöm inte att uppmärksamma information om radio, meddelande av prislistor, värdet av reklam och marknadsföring, revisionsrapporter och mer.
4 Var noga med att nämna syftet med händelsen i din rapport. Det är mycket viktigt att korrelera händelsens mål med resultatet, så glöm inte att nämna vad uppdraget och målen med projektet var.
- Du kan också inkludera programmet för evenemanget. Du bör också nämna de viktigaste deltagarna i evenemanget. Glöm inte korthet.
- Tillbringa det mesta av din tid med att lista och diskutera de viktigaste resultaten av evenemanget och jämföra dem med de angivna målen.Var realistisk och undvik att överblicka aspekter som inte har varit särskilt framgångsrika.
5 Inkludera finansieringsinformation i din evenemangsrapport. Det är viktigt att ge en detaljerad diskussion om budgeten för evenemanget och hur mycket som faktiskt har spenderats (eller potentiellt investerats). Var noga med att jämföra potentiella kostnader med verkliga och visa vad som gick bra och vad som behöver ytterligare arbete.
- Du bör täcka alla kostnader, inklusive marknadsförings- och marknadsföringsaktiviteter, ersättning till anställda och kostnader för sponsring. Det är viktigt att ta fram en detaljerad budget. Ekonomichefer och högsta ledningen kommer att vilja se fakta som stöder resultaten.
- Inkludera nettoinkomstberäkningar som provision, sponsring och prover. Men glöm inte att du jämför intäkter med beräknade intäkter. Jämfört med vad? Bra fråga.
6 Inkludera statistik som är meningsfull för läsaren. Skapa inte en rapport som bara innehåller information som får dig att må bra. Antalet besökare bör också anges. Det är en bra idé att tillhandahålla mätbara data.
- Annan relevant statistik är total försäljning och besökare. Den här typen av data ger trovärdighet till din händelserapport. Ange din besökarinformation. Inkludera demografi, besöksnummer och offentlig forskning (t.ex. shoppingvanor).
- Rapportera antalet personer som har svarat på sponsorkampanjer och donationer till välgörenhetsorganisationer. Dokumentera den ekonomiska effekten och medarbetarnas deltagande.
7 Stöd data med ett kvalitetselement. Din rapport bör innehålla statistisk information, men du behöver också människors input för att ge kvalitetsfeedback.
- Samla feedback från deltagare och gruppmedlemmar så att händelseframgångar och misslyckade data inte kommer enbart från rapportens författare. På så sätt kommer din rapport att framstå som mer trovärdig.
- Överväg att inkludera oberoende forskning. Bedömning av pressbevakning är ett exempel på där oberoende forskning kan göras.
- Bedöm platsen och inställningen. Du bör ta lite tid att utvärdera lokalen och inställningen ur andras perspektiv. Diskutera hur väl platsen användes vid konferensen, evenemanget och så vidare.

Del 3 av 3: Sista handen för att skriva en händelserapport

1 Förbered din rapport i tid. Försök att göra och publicera en rapport direkt efter evenemanget. Glöm inte att markera den här händelsen i din kalender. Vissa tycker att rapporten ska publiceras inom en månad efter händelsen, men andra hävdar att det är bättre att göra det på några dagar.
- När det är en tidsfrist bör du göra din rapport i tid. Kanske skriver du en rapport för någon byrå som en kund har beställt. Var uppmärksam på alla krav.
- Det viktiga är att din publik förväntar sig en djup och aktuell rapport. Så ta dig tid att få det rätt, men försena inte processen.
2 Rätta din rapport. Se till att din händelserapport är välskriven och fri från stavnings- eller skiljeteckenfel.
- Se till att din rapport är tillräckligt djup. Observera en bra tumregel - "visa, tala inte." Det betyder att det är en bra idé att ge specifika exempel för att stödja de mer allmänna punkterna som beskrivs i rapporten.
- Glöm inte din publik och se till att det du skriver låter formellt och professionellt. En händelserapport är inte ett rutindokument; det är ett viktigt dokument för att avgöra om aktiviteten var värd de resurser som läggs på den, så rapporten ska låta övertygande.

Tips

Ta fler bilder än du tror kommer att behövas.När du skriver din rapport kommer du att uppskatta användbarheten av detta råd.
När du samlar in feedback från värdar och personer som planerade evenemanget ska du inte göra det direkt. De kommer att förbli på plats även efter slutet av evenemanget, du bör först fråga folk från mängden; de kommer att vara de första som lämnar evenemanget. Stör inte heller presentatören om han är upptagen med något annat, du hittar honom senare och kan fråga om allt.
När du samlar in feedback, genomför en konversation och ställ frågor naturligt, kommer din samtalspartner uppriktigt att berätta vad han tycker om händelsen.
Samla fler recensioner än du tror att du behöver. Du kommer att bli glad över det senare.
Bra bilder visar vad som hände på evenemanget såväl som människors reaktioner.
Försök att ta foton av hela bilden, inklusive personerna och presentatören på ett foto, för att förmedla till läsaren hur stor händelsen var.