Innehåll

• Steg
• Del 1 av 2: Business Letter Format
• Del 2 av 2: Hur man skriver ett företagsbrev
• Tips

Om du har ditt eget företag måste du förmodligen skriva affärsbrev till dina kunder. Målen kan vara olika: meddela om nya händelser eller förhållanden, svara på kundklagomål på företagets vägnar. Oavsett anledningen till att skriva är det viktigt att alltid behålla en professionell ton och affärsstil.

Steg

Del 1 av 2: Business Letter Format

1. 1 Använd ett professionellt brevhuvud. Företagsbrevet representerar ditt företag. I detta avseende bör brevet ha lämplig form. Glöm inte heller att använda företagets logotyp eller varumärke.
   • Du kan skapa ett brevhuvud med färdiga färgmallar för Microsoft Word. Använd en riktig företagslogotyp eller ett varumärke.
2. 2 Öppna en textredigerare. Alla företagsbokstäver måste alltid skrivas på en dator.
   • Skapa ett nytt dokument och ställ in marginalerna till 2,54 centimeter.
   • Använd ett serif typsnitt som Times New Roman, Georgia eller Arial. Så teckensnittstorleken bör vara högst 12, men inte mindre än 10. Typen eller storleken på teckensnittet bör inte påverka läsbarheten av bokstaven negativt.
   • Använd avstånd med en rad.
3. 3 Anpassa blockformen. Blockformen är det vanligaste formatet för företagsbrev. Det är också det enklaste att installera och följa. Varje objekt lämnas motiverat och åtskilt av ett mellanslag. För att uppifrån och ner på sidan ska ett företagsbrev innehålla följande poster:
   • Dagens datum eller det datum brevet skickades. Glöm inte att inkludera datumet, eftersom det används för bokföring av avsändare och mottagare, liksom för juridiska ändamål. Ange exakt datum.
   • Avsändarens adress. Detta är din adress i standardformat. Om din adress redan finns i rubriken på brevet kan du hoppa över det här steget.
   • Utgående adress. Ange namnet och adressen till mottagaren av brevet. Du kan använda adressen "Master" eller "Mistress". Så om mottagaren är Nina Serova kan du skriva både "Fru Nina Serova" och "Nina Serova".
   • Hälsningar. Du kan skriva "Dear Mrs. Serova" eller "Dear Nina Serova". Om du inte är säker på vem som kommer att läsa brevet, skriv ”Dear Sirs”. Det finns också ett alternativ "För information till alla intresserade", men det bör lämnas som en sista utväg om adressaten är okänd.
   • Brevets huvuddel. Denna del kommer att diskuteras mer i detalj i nästa avsnitt.
   • Sista delen och signatur. Skriv: "Med vänliga hälsningar" - eller: "Bästa hälsningar."

Del 2 av 2: Hur man skriver ett företagsbrev

1. 1 Definiera din målgrupp. Brevets ton bör alltid förbli professionell oavsett publik, men valet av ord och språkmedel beror på brevets adressat. Om brevet är för ett annat företags HR -avdelning, bör ett mer formellt språk användas. När du vänder dig till en specifik klient kan du använda ett informellt och enkelt språk.
   • Det hjälper dig också att undvika missförstånd. Använd inte termer som är obegripliga för läsaren. Till exempel kanske kunder inte känner till de förkortningar som används för rymdprogrammet i ditt företag, så använd dem inte i ditt brev.
   • Den viktigaste regeln för företagsskrivning är att texten ska vara tydlig, kortfattad och artig.
2. 2 Ange syftet med bokstaven på första raden. Tänk på syftet med brevet. Vill du ange en ny kontorsadress? Påminna klienten om skulden? Svara på klagomålet? Tänk på detta när du behöver skriva den första meningen i brevet. Använd inte vaga formuleringar och kom direkt till sak.
   • Skriv i den första personen om du uttrycker din åsikt som företagare. Skriv i den andra personen om du tilltalar ett företag eller en organisation.
   • Använd ett entydigt uttalande som: "Vi meddelar dig härmed" - eller: "Vi vill härmed veta följande." Skriv i den första personen om du talar som ägare till företaget som: "Jag vill kontakta dig", - eller: "Nyligen lärde jag mig ..., så jag skulle vilja ...".
   • Till exempel vill du (företagets ägare) informera Nina Serova om en månads skuld. Börja ditt brev så här: ”Jag vill informera dig om att det i mars 2015 finns en skuld på ditt konto.”
   • Om du är anställd i ett företag och svarar på ett kundklagomål om ditt företags rymdprogram, börja så här: "Vi fick dina kommentarer angående vårt Mars -koloniseringsprogram."
   • Ibland måste du berätta för läsaren att han vann en tävling eller fick plats på en utbildningsinstitution. Börja så här: "Jag är glad att informera ...", - eller: "Vi är glada att informera ...".
   • Om du behöver rapportera dåliga nyheter, börja med den här frasen: "Med ånger informerar vi dig ...", - eller: "Efter noggrant övervägande beslutades det ...".
3. 3 Använd en giltig röst. I officiellt tal används ofta den passiva rösten, men det kan göra bokstavstexten enformig eller obegriplig. En giltig röst gör att information kan förmedlas i en avgörande ton.
   • Ett exempel på en passiv röst: "Vilka steg kan tas?" I detta fall är ämnet "steg" inte utföraren av åtgärden, utan upplever handlingen på egen hand.
   • Exempel på en giltig röst: "Vilka steg kan vi vidta?" I denna version används en aktiv röst, som låter dig tydligt och tydligt förmedla idén.
   • Ibland låter den passiva rösten dig förmedla ditt budskap och inte dra för mycket uppmärksamhet till ett fel eller ett felaktigt faktum. Använd den endast i det här fallet. Vanligtvis är en giltig röst att föredra.
4. 4 Länk till tidigare händelser eller kommunikation med läsaren. Du kanske tidigare har informerat Nina Serova om skulden. Läsaren kunde uttrycka sitt missnöje med ditt rymdprogram vid den senaste konferensen. Om du redan har kommunicerat, påminn om detta faktum. Läsaren kommer att kunna komma ihåg viktiga detaljer, och ditt brev kommer att bli mycket viktigare och brådskande.
   • Använd fraser som: "Enligt föregående brev från ...", "Tack för din snabba betalning förra månaden" - eller: "Vi var glada att höra dina konstruktiva kommentarer på konferensen i maj."
5. 5 Gör en förfrågan eller erbjud hjälp. Ge en positiv ton med en artig begäran eller erbjud samarbete i form av hjälp.
   • Låt oss säga att du äger ett företag och vill övertyga en kund att betala en skuld. Använd frasen: "Jag skulle vara tacksam för din hjälp och omedelbara betalning."
   • Om du skriver för ett företags räkning, använd frasen: "Vi vill ordna ett personligt möte för dig med vår HR -chef."
   • Erbjud dig också att besvara alla möjliga frågor och skingra läsarens tvivel. Exempel: "Vi svarar gärna på någon av dina frågor eller rensar bort eventuella tvivel om betalning", - eller: "Vill du veta mer om vårt program?"
6. 6 Fyll i brevet. Använd en uppmaning från din sida eller kundens sida. Detta kan vara en begäran om att betala av skulden inom en viss tidsram eller ett erbjudande om att ordna ett möte med en klient.
   • Skriv ett förslag med hopp om att kommunicera i framtiden: "Ser fram emot att träffa dig på budgetmötet nästa vecka" - eller: "Vi diskuterar gärna alla dessa aspekter med dig mer detaljerat när vi träffas på vårt kontor . ”
   • Ange om dokument bifogas brevet. Lägg till en fras som: "Vi skickar dig en faktura för förra månaden" - eller: "En kopia av rymdprogrammet bifogas brevet."
   • Använd en avslutande fras i slutet. Det är bäst för kunderna att skriva: "Med vänliga hälsningar", - eller: "Bästa hälsningar."
   • Använd formuleringen ”hälsningar” i formella brev till främlingar.
   • Skriv: ”Allt gott” om du känner till eller samarbetar med en person.
7. 7 Rätta misstagen. Korrekt formatering och formulering spelar ingen roll om det finns grammatiska fel i bokstaven!
   • Försök hitta alla fall av den passiva rösten och gör lämpliga justeringar.
   • Var uppmärksam på långa och förvirrande meningar. I ett affärsbrev gäller regeln ”Bättre mindre är bättre”, så långa meningar bör kasseras.

Tips

• Skriv ut bokstaven på oradinerat A4 -papper. Vid utskickning, vika brevet tre gånger och lägg det i ett vanligt kuvert.