Författare:
Louise Ward
Skapelsedatum:
7 Februari 2021
Uppdatera Datum:
1 Juli 2024
Innehåll
I grund och botten är e-post inte formellt som att skriva ett pappersbrev. Det finns emellertid tillfällen när du måste vara mer formell när du skriver e-post. Tänk på vem mottagaren är och välj sedan lämplig hälsning för situationen. När du väl känner till den informationen kan du fortsätta med hälsningsformat och inledande meningsstil.
Steg
Del 1 av 3: Tänk på mottagaren
Bestäm hur formell du behöver vara. Oavsett om du skriver ett "formellt" e-postmeddelande beror graden av e-postmeddelandets ensamhet på mottagaren av det. Till exempel skulle du inte använda samma grad av formalism när du skriver till en professor än när du skriver ett personligt brev.
- När du först kontaktar någon är det bättre att skriva mer formellt än vanligt för säkerheten.
Hitta namnet på mottagaren. Du bör undersöka för att hitta personens namn om du inte redan vet det. Att veta mottagarens namn gör hälsningen mer personlig, även om du använder professionella skrivmetoder för e-post.
Följ mottagarens väg. Om personen mailade dig är det en bra idé att kopiera hälsningen. Om de till exempel skriver "Hej" och ditt namn kan du svara i en liknande stil med "Hej" och personens namn när du skickar e-postmeddelandet. annons
Del 2 av 3: Välj en hälsning
Använd "Kära". "Kära" (följt av mottagarens namn) är den klassiska hälsningen. Det är informellt utan att vara påträngande, och eftersom det används så ofta blir denna hälsning ofta standard, vilket är bra. Du vill inte att din hälsning ska vara konstig eftersom den inte matchar.
Försök "Hej" om du inte vet mottagarens namn. "Hej" är en formell hälsning som du kan använda i företagets e-postmeddelanden, särskilt om du inte känner till mottagarens namn. Det är dock alltid bättre att ta reda på mottagarens namn om det är möjligt.
- Du kan också använda "Skicka till intresserade" om e-postmeddelandet är särskilt formellt och du inte vet mottagarens namn. Men hälsningen kanske inte är intressant för vissa.
Tänk på "Hej (" Hej "eller" Hej ") i mindre formella e-postmeddelanden. E-post tenderar att vara mindre formell än korrespondens i allmänhet, så du kan skriva "Hej" i ett e-postmeddelande utan att vara för formell. Om du till exempel skickar e-post till en professor, speciellt till någon som du ofta kontaktar, skulle en "Hej" eller "Hej" hälsning fungera.
Använd inte ordet "Hej". Även om ordet "Hej" är acceptabelt i ett formellt e-postmeddelande, skulle det inte vara lämpligt att säga hej. Det är ett mycket godtyckligt sätt att hälsa, även på talat språk, så du bör undvika att använda det i någon form av e-post. Till exempel, även om du är nära din chef, är det bäst att undvika att använda ordet "Hej" när du skriver ett e-postmeddelande till dem.
Använd titelbyte när det behövs. Ibland skriver du till någon som du bara känner till deras titel i företag eller organisation med. I så fall kan du använda personens titel i stället för namnet, till exempel "Kära chef för personalresurser", "Kära personalresurser" eller "Kära professor".
Lägg till personens ära för att göra e-postmeddelandet mer formellt. När det är möjligt, lägg till "farfar", "mormor", "läkare" eller "professor" framför mottagarens namn för mer formalitet. Dessutom kan du använda mottagarens för- eller fullständiga namn för att vara mer professionellt istället för att bara använda förnamnet. annons
Del 3 av 3: Formatera och starta ett e-postmeddelande
Skriv hälsningen på första raden. Skriv den hälsning du har valt på den översta raden, följt av mottagarens namn. Du kan använda personens hedersbeteckningar om möjligt, som farfar, mormor eller läkare, följt av fullt namn.
Använd kommatecken. I allmänhet kommer du att använda ett komma efter hälsningen. I formell post kan du använda ett kolon, men detta är ofta för formellt för ett e-postmeddelande, till och med ett professionellt e-postmeddelande. Ett komma fungerar i alla situationer, även om du kan använda ett kolon om du skriver ett personligt brev.
Gå till nästa rad. Hälsningen finns på den översta raden, så när du är klar trycker du på den nya linjeknappen för att gå till nästa rad. Om du använder radbrytningar istället för indrag för att skapa stycken måste du lämna en tom rad mellan hälsningen och första stycket.
Presentera dig själv i din första mening om det behövs. Om du skriver till någon för första gången bör du ge en introduktion, oavsett hur mycket du känner dem i livet. Att ge mottagaren en ledtråd om vem du är kommer att uppmuntra dem att fortsätta läsa.
- Du kan till exempel skriva "Jag är Nguyen Van Nam, och jag är marknadschef för företaget XYZ". Du bör också ange anledningen till att du känner mottagaren: "Jag är Nguyen Manh Hung, och jag är i marknadsföringskurs (marknadsavdelningen 101 tar tisdag och torsdag kl. 12)".
- Om du känner till mottagaren och har skrivit dem tidigare kan du använda den första meningen som en hälsning. Du kan till exempel säga "Tack för det tidiga svaret" eller "Jag hoppas att du mår bra".
Gå direkt till ämnet. De flesta formella e-postmeddelanden måste fokuseras snabbt. Det betyder att den första eller andra meningen bör säga varför du skrev den åt dem. Kom ihåg att vara så kortfattad som möjligt när du beskriver ditt syfte.
- Du kan till exempel skriva "Jag skriver för att be dig om hjälp med ett marknadsföringsproblem" eller "Jag skriver till dig för att jag har svårt i klassen och jag hoppas att du kan komma undan med hjälpsam ytterligare dokumentation för mig att läsa mer ".
