Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 3: Planera en arbetsrapport
• Del 2 av 3: Utarbeta en arbetsrapport
• Del 3 av 3: Att göra rapporten effektiv
• Tips
• Varningar

Att skriva en arbetsrapport kan vara imponerande, även om det kan vara enklare än du kanske tror. Arbetsrapporter används vanligtvis för att förklara utvecklingen av ett arbetsprojekt eller för att ge slutsatser och rekommendationer angående arbetsplatsfrågor. För att enkelt skriva en effektiv arbetsrapport, börja med att överväga ditt mål, din publik, forskningen och budskapet. Förbered sedan din rapport med ett standardformat för företagsrapporter. Slutligen kan du ändra rapporten så att den blir effektiv.

Att gå

Del 1 av 3: Planera en arbetsrapport

1. Bestäm målet och ämnet för rapporten. Kanske någon bad dig om en rapport. Målet eller ämnet kommer sannolikt att ingå i begäran. Om du är osäker på vad målet eller ämnet är, överväga vad du förmedlar till din publik. Du kan också be din chef eller chef om förtydligande.
   • Målet kan till exempel vara att analysera ett affärsproblem, att förklara resultaten av ett projekt du har arbetat med eller att ge din handledare en överblick över ditt arbete.
2. Bestäm tonen och språket som passar målgruppen. Tänk på vad målgruppen redan vet, liksom det jargong de kommer att förstå. När du skriver en arbetsrapport kan du ofta använda mer professionellt språk och jargong än när du skriver för allmänheten.
   • Vem kommer att läsa rapporten? Inkludera någon i din publik som rimligen kan använda rapporten.
   • Om du skriver för olika typer av läsare, inkludera all nödvändig information så att även den minst informerade läsaren lätt kan förstå den. Använd dock rubriker för varje avsnitt så att de informerade läsarna kan hoppa över information som är onödig för dem. Du kan också inkludera avsnitt för varje publik för att tillgodose deras individuella behov.
3. Samla din forskning och stödmaterial, om tillämpligt. Inkludera det material du använde för att dra slutsatser eller utveckla rekommendationer. Du kommer att hänvisa till detta när du förbereder rapporten, och du kan behöva inkludera den i bilagorna till rapporten. Det här är de saker som ska inkluderas när du förbereder rapporten:
   • Finansiella detaljer
   • Tabeller
   • Grafer
   • Statistik
   • Undersökningar
   • Frågeformulär
   • Konversationer med experter, kollegor, kunder etc.
4. Visa dina framsteg när du skriver en framstegsrapport. En bra framstegsrapport ger en snabb översikt över det arbete du har gjort, vad du ska göra och om projektet är på rätt spår. Det är bäst att tänka på det som ett svar på frågor som människor har om ditt projekt. Här är vad du ska inkludera i din rapport:
   • Har projektets löptid ändrats?
   • Vilka uppgifter har du gjort sedan den senaste lägesrapporten?
   • Vilka uppgifter kommer du att göra nästa?
   • Är du på väg att slutföra projektet i tid? Om inte, varför?
   • Vilka flaskhalsar har du stött på och hur ska du lösa dem?
   • Lärde du något den här månaden?
5. Gör en översikt med den information som ska inkluderas i din rapport. Skriv ner dina idéer i en översikt och använd dem som skrivhjälpmedel. När du gör detta, utveckla rubrikerna för din rapport så att du kan ordna vad du ska säga. Översikten behöver inte vara snygg eller väl utvecklad, för den är endast för eget bruk.
   • I de flesta fall bör du börja rapporten med att förklara resultaten och slutsatserna eller rekommendationerna. Förklara sedan hur du kom till denna punkt och ditt resonemang, om tillämpligt.
   • Om du ska göra en kontroversiell slutsats eller rekommendation, förklara först processen och resonemanget så att din målgrupp kan förstå varför du kom på den här idén.

Del 2 av 3: Utarbeta en arbetsrapport

1. Använd en försättsblad eller titelsida. Titelsidan ska innehålla rapportens namn följt av datumet - på en separat rad - när du skickade den. På en tredje rad anger du namnen på alla författare. Skriv sedan namnet på din organisation på fjärde raden.
   • I vissa fall kan du också inkludera ett motivationsbrev som förklarar varför du skrev rapporten, vad den innebär och vad du tycker att du ska göra nästa. Detta är vanligare med rapporter som har tagit lång tid att förbereda eller kräver ytterligare förklaringar innan läsaren ser själva rapporten.
   • Med en framstegsrapport anger du ditt namn, projektnamn, datum och rapporteringsperiod på en titelsida. Placera varje objekt på en separat rad. Du kan märka varje rad med "namn", "projektnamn", "datum" och "rapporteringsperiod", eller så kan du bara lista informationen.
   • Fråga din chef om det finns några specifika rekommendationer för att formatera din arbetsrapport. Han eller hon är den bästa källan för att förbereda din rapport.
2. Ge en sammanfattning av den viktigaste informationen. Inkludera dina slutsatser, motiveringar och rekommendationer. Detta gör att man kan förstå huvudpunkterna i din rapport utan att behöva läsa rapporten i sin helhet. Du behöver inte skriva detaljerade förklaringar, men läsaren ska kunna förstå vad rapporten handlar om. Sammanfattningen bör vara en till fem sidor.
   • Du behöver inte sammanfatta hela rapporten. Fokusera bara på huvudidéerna i rapporten, till exempel de viktigaste rekommendationerna eller slutsatserna du presenterar.
   • Om du skriver en framstegsrapport kan du hoppa över det här avsnittet.
3. Inkludera en innehållsförteckning med vad som finns i rapporten. Ange avsnittets rubriker i innehållsförteckningen och sidnumren där avsnittet börjar. Detta gör det möjligt för läsarna att enkelt navigera genom rapporten för att hitta nödvändig information.
   • Använd titlar och rubriker för varje avsnitt så att rapporten är lätt att läsa.
   • När du skriver en framstegsrapport behöver du vanligtvis inte ta med en innehållsförteckning om inte din chef föredrar det. Lägg dock till titlar och rubriker för varje avsnitt för att göra det lättare att navigera i rapporten.
4. Skriv en introduktion för att ge en översikt över rapporten. Berätta för läsaren varför du skrev den här arbetsrapporten. Sammanfatta sammanhanget kring rapporten och förklara ditt mål. Ange frågorna du kommer att svara på eller det problem du kommer att lösa. Ange rapportens löptid och en handlingsplan med dess innehåll.
   • Inledningen behöver inte vara lång. Var direkt och specifik så att läsaren förstår sammanhanget och syftet utan lång förklaring.
   • Skriv två till fyra stycken för inledningen.
   • I en framstegsrapport får introduktionen inte innehålla mer än ett eller två stycken. Det ska sammanfatta projektet och vad du hoppas kunna uppnå. Du kan också ange vad du redan har slutfört och vad du kommer att göra nästa.
5. Förklara de resultat eller slutsatser du presenterar. Ge en grundläggande översikt över den forskning eller utvärderingar du har genomfört i samband med detta projekt. Diskutera och tolka sedan dina observationer och hur de relaterar till ämnet för rapporten.
   • I de flesta fall innehåller detta avsnitt ett inledande stycke och en lista över de slutsatser du har dragit.
   • Så här ser en slutsats ut: "1. Vår befolkning åldras, vilket leder till fler hälsorisker för våra kunder. "
   • När du skriver en framstegsrapport har du inga resultat eller slutsatser att presentera. Istället listar du dina prestationer eller slutförda uppgifter i avsnittet efter din introduktion. Du kan också skriva en kort 2- till 4-meningsavsnitt i detta avsnitt. En lista är dock vanligtvis tillräcklig. Du kan lista: "200 € samlade in för att betala för festivaltältet", "Avtal med partiplanen för att hantera festivalplanering" och "undersökte 1 500 invånare för att samla offentliga insatser."
6. Ge dig rekommendationer för framtiden. Dina rekommendationer bör förklara vad som kommer att hända i framtiden. Förklara vad lösningarna kommer att producera och hur de relaterar till dina slutsatser. När du har skrivit din förklaring, ge dina rekommendationer i form av åtgärdspunkter i en numrerad lista. Lista dina rekommendationer från viktigaste till minst viktiga.
   • Du kan till exempel skriva: "1. Träna alla anställda att utföra HLR. "
   • Om du skriver en framstegsrapport anger du istället de uppgifter eller mål som du vill uppnå under nästa arbetsperiod. Till exempel kan du lista "Hitta leverantörer till festivalen", "Godkänn festivaldesigner" och "Beställ reklamaffischer".
7. Diskutera processen och resonemanget som ledde till dina slutsatser. Förklara hur du behandlade ämnet, problemet eller problemet. Granska dina observationer och förklara sedan hur de leder till dina rekommendationer. Dela upp diskussionen i olika avsnitt med rubriker som berättar för läsaren vad som finns i det avsnittet.
   • Detta inkluderar en längre diskussion om forskningen och utvärderingarna.
   • Detta avsnitt bör vara det längsta i posten.
   • Om du skriver en framstegsrapport kan du hoppa över det här avsnittet. Ta istället med ett avsnitt om de hinder du stötte på när du arbetade med projektet och hur du tacklade dem. Du kan skriva, "Många invånare returnerade inte undersökningen eftersom den inte var porto. I framtiden kommer vi att inkludera förbetald e-post i våra undersökningar eller låta invånarna slutföra sin undersökning digitalt. "
8. Lista alla referenser som du använde för att förbereda rapporten. Referenser kan inkludera tidningsartiklar, nyhetsartiklar, intervjuer, enkäter, frågeformulär, statistik och annan relaterad information. Citera dessa referenser i slutet av rapporten och märk sidan som "Referenser".
   • Om inte annat anges, använd APA-formatet för affärsrapporter.
   • Du kan hoppa över det här avsnittet om du förbereder en lägesrapport.
9. Ge bilagor till material som enkäter, frågeformulär eller e-post. Inte varje arbetsrapport behöver bilagor. Du kan dock inkludera dem om du vill förse läsare med material du har hänvisat till eller om du vill ge ytterligare information som kan hjälpa dem att bättre förstå ämnet eller dina observationer. Märk varje bilaga med en separat bokstav.
   • Till exempel: "Bilaga A", "Bilaga B" och "Bilaga C."
   • Om du skriver en lägesrapport behöver du inte inkludera detta avsnitt.
10. Stäng en kort slutsats tillsammans med en sammanfattning av dina observationer eller framsteg. Du kanske inte behöver göra en slutsats, men att skriva det kan vara en trevlig sammanfattning av dina ansträngningar. Håll din slutsats i tre till fyra meningar som sammanfattar informationen du presenterade i din rapport.
    • Du kan skriva: "Planeringsprojektet för konstfestivalen är på rätt spår och kommer att slutföras enligt schemat. Vi har slutfört 90% av våra förplaneringsaktiviteter och flyttar nu fokus till att köpa nödvändig utrustning. Projektet har inga utestående hinder, men vi kommer gradvis att ta itu med alla framtida hinder. "

Del 3 av 3: Att göra rapporten effektiv

1. Använd tydliga rubriker för att hjälpa din publik att navigera i rapporten. Skapa rubriker som är direkta och komma direkt till saken. Läsaren måste veta exakt vad rapporten innehåller.
   • Rubrikerna kan innehålla introduktion, slutförda uppgifter, mål för nästa kvartal, hinder och lösningar och avslutning.
   • Matcha rubrikerna till informationen i rapporten.
   • I en lägesrapport är det troligt att läsarna är din handledare, teamet eller kunderna.
2. Använd ett enkelt och direkt språk för att kommunicera dina idéer. En arbetsrapport behöver inte innehålla svåra ord och kreativa meningar. Du behöver bara förmedla din poäng till läsaren. Uttrycka dina idéer med de enklaste och tänkbara orden.
   • Du kan skriva "Intäkterna ökar med 50% för fjärde kvartalet", istället för "Intäkterna ökar med 50% för att generera stora intäkter för fjärde kvartalet."
3. Skriv kort för att hålla rapporten så kort som möjligt. Redundant skrivande slösar bort både din och läsarnas tid. Var inte ytlig och kom direkt till affärer.
   • Tänk på att vissa arbetsrapporter kan vara ganska långa eftersom de kan innehålla mycket information. Ditt skrift bör dock alltid vara kortfattat.
   • Det är okej att skriva, '' Försäljningen ökade under det sista kvartalet efter att säljstyrkan använde kallanrop '' istället för '' Vi såg en exponentiell ökning av intäkterna under det senaste kvartalet eftersom våra begåvade och dedikerade säljare var potentiella kunder startade ringer för att be dem köpa fler produkter. '
4. Uttryck dina idéer på ett objektivt och icke-emotionellt språk. Håll dig till fakta och låt läsaren dra sina egna slutsatser baserat på en objektiv bild av ämnet. Medan du kan ge rekommendationer för ett problem, försök inte väcka läsarnas känslor för att övertyga dem. Låt läsaren bilda sina egna idéer och bedömning utifrån en objektiv bild av fakta.
   • Istället för att skriva, "Frikopplade anställda har låg moral, vilket gör kontoret till en själslös maskin," kan du skriva, "Anställda vars produktivitetsbetyg fick lägre än andra rapporterade att de inte var involverade."
5. Undvik att använda slang, liksom ordet "I" i de flesta rapporter. Det kan vara lämpligt att använda "mig" i en framstegsrapport när du skriver om ett projekt som du arbetar med ensam. Om inte, använd inte ordet "jag" eller annat slang i din arbetsrapport. Det är dock okej att använda "du" när du riktar en mening till den avsedda läsaren.
   • Håll din språkproffs genom hela rapporten.
6. Granska din rapport för att se till att den är fri från fel. Grammatik och stavfel undergräver professionalismen i din arbetsrapport. Det är viktigt att du granskar rapporten för att se till att du inte har använt stavfel, felaktiga formuleringar eller missbrukade ord. Det är bäst att kontrollera rapporten minst två gånger.
   • Om det är möjligt, låt någon annan kontrollera rapporten för dig, eftersom det är svårt att upptäcka dina egna misstag.
   • Om tiden tillåter bör du lägga åt sidan i minst 24 timmar innan du kontrollerar den.

Tips

• När du har skrivit din första arbetsrapport kan du använda den som en mall för framtida rapporter.
• Du har antagligen redan en mall för arbetsrapporter på din arbetsplats. Kontakta din handledare för att se om du kan använda en mall för din rapport.
• Om möjligt basera ditt rapportformat på en befintlig arbetsrapport från ditt företag eller din organisation. Kontrollera filerna på ditt kontor eller be en kollega eller din chef om en kopia av en befintlig rapport.

Varningar

• Om du använder en befintlig rapport som ett exempel, kopiera inte formuleringen i den. Detta är plagiering och kommer sannolikt att leda till professionella konsekvenser.