Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 2: Skriva ditt förslag
• Del 2 av 2: Skicka ditt förslag

Att förbereda ett förslag för ledning är användbart om du ser möjligheter att förbättra processer, öka omsättningen eller realisera besparingar. Du kan också skriva ett förslag om du ser något som bör eller kan ändras i dina ögon. Om du vill förbereda ett förslag för företagsledningen, ta dig tid att samla in nödvändig information. Diskutera förslaget med kollegor för att se om de håller med. Ansök ledningen på lämpligt sätt.

Att gå

Del 1 av 2: Skriva ditt förslag

1. Identifiera problemet. Oavsett om du vill lägga fram ett förslag om effektivisering av processer eller om att sänka kostnaderna, måste du ha en tydlig bild av vad problemet är. Du har ofta en uppfattning om detta själv, men om du vill göra en poäng och få något löst, se till att du kan beskriva problemet kortfattat.
2. Gör din forskning. Innan du börjar skriva ditt förslag är det viktigt att du kontrollerar alla fakta. Prata med intressenter. Det kan vara kollegor, handledare eller kunder. Läs om jämförbara företag och vad de kan göra annorlunda.
   • Till exempel, om du tycker att ditt företag ska byta catering, prata med de anställda i köket som arbetar för den aktuella catering. Vad tycker de? Kanske har de arbetat med andra cateringfirma någon annanstans? Vilka skillnader ser de? Vad tycker dina kollegor om restaurangen? Om du inte är nöjd med maten kan det bara vara din personliga smak istället för att kvaliteten är sub-par.
3. Skriv en beskrivning av problemet. För att presentera ditt förslag, beskriv den nuvarande situationen. Ange alla relevanta fakta. Till exempel vem som är inblandade, datum och platser. Bedöm inte värdet i detta avsnitt ännu; begränsa dig till en objektiv skiss över den aktuella situationen.
   • I exemplet på catering kan du skriva till exempel: ”Företaget X har arbetat med Caterer Y i 7 år. Under denna period minskade antalet måltider som kan väljas från fem till två. Antalet vegetariska rätter har minskat och vissa dagar erbjuds inga vegetariska rätter alls. ”
4. Förklara vad din lösning är. När du har identifierat problemet, beskriv den lösning du föreslår. Om ditt förslag består av flera element, börja med det viktigaste i ditt förslag. Visa att dina resultat är baserade på forskning.
   • Du kan till exempel skriva: ”Jag rekommenderar företag X att byta till en annan cateringfirma. Företaget X har flera alternativ här. Caterer W och Caterer Z erbjuder båda fler valmöjligheter i måltider och har en jämförbar kostnadsnivå som den nuvarande leverantören. Dessutom kan Cateraar Z bättre möta behoven hos våra anställda, eftersom de har ett omfattande utbud av vegetariska, veganska och glutenfria rätter. Även om Cateraar W erbjuder mindre veganska rätter, skulle de också vara ett bra alternativ. Forskning tidigare i år visar att 40% av våra anställda är vegetarianer, 10% är veganer och 2% av våra anställda följer en glutenfri diet. ”
5. Göra en plan. Beskriv varje steg som ska vidtas för att genomföra förslaget. Ange för varje steg vad kostnaderna är förknippade med det steget och vad ledtiden är. Var transparent i vilka kostnader som är säkra och vilka beror på vissa faktorer. Om så önskas kan du numrera stegen. Ge sedan mer detaljerad information. Överskatta inte avkastningen på ditt förslag. Ange så objektivt som möjligt vad förväntad avkastning är.
   • ”För att byta catering, är det nödvändigt att: 1. Avbryta det nuvarande avtalet med Caterer Y; 2. Bjud in Caterer W och Caterer Z för en provsession; 3. Gör ett val för en av de två storkökarna; 4. Teckna ett kontrakt med den valda matleverantören. Kostnaderna för det nya kontraktet förväntas vara jämförbara med kostnaderna för det nuvarande avtalet med Caterer Y. Om vi ​​följer den uppsägningstid som överenskommits i det nuvarande avtalet med Caterer Y, finns det inga kostnader för annulleringen. Övergången till en annan cateringfirma kan därför vara kostnadsneutral, med möjliga positiva effekter på anställdas nöjdhet eftersom utbudet i matsalen ökar.
6. Ange vilka invändningar det kan finnas. Visa att du inser att det finns möjliga invändningar mot förslaget. Är till exempel motstånd att förvänta sig av anställda? Kanske är vissa kollegor enorma fans av den nuvarande cateringfirman. Ange vad som kan göras för att ta bort eventuella invändningar och minimera risker.
7. Ange vad som krävs för att genomföra förslaget. Om ditt förslag innebär att föremål måste köpas eller extra anställda måste distribueras för implementeringen, ange detta. Ange också vilket tidsåtagande som krävs. Du kan göra detta i form av en checklista. Till exempel:
   • "Obligatoriskt: arbetsgrupp som utvärderar de olika cateringfirmaerna (4 anställda från olika delar av organisationen), 2 timmar för provsessionen, 3 timmar för att förbereda bedömningsrapporten."
8. Avsluta med de största fördelarna. Oavsett vilken förändring du föreslår, upprepa den i slutet. Sammanfatta dina tre viktigaste punkter och avsluta med en sammanfattande mening. Tänk på detta som en sammanfattning. Till exempel:
   • Som detta förslag visar har Caterer Y minskat utbudet av rätter under de senaste sju åren. Caterer W och Caterer Z erbjuder ett större sortiment till samma kostnad. Jag rekommenderar att du organiserar en provsession med dessa två cateringfirma i syfte att välja en ny cateringfirma för vårt företag. Det förväntas att detta kommer att öka medarbetarnöjdheten och kvarhållandet. "
   • Identifiera ekonomiska och kvantitativa fördelar. Till exempel leder din innovation till kostnadsbesparingar? Ange sedan det.
   • Identifiera kvalitativa fördelar. Ibland kan fördelarna med ett förslag inte anges med hårda siffror. Till exempel, om ditt förslag ökar medarbetarnöjdheten, ange detta. Kvalitativa fördelar kan vara lika värdefulla som kvantitativa.

Del 2 av 2: Skicka ditt förslag

1. Låt förslaget läsas upp för en kollega. Be en kollega ge dig feedback om ditt förslag. Kanske instämmer din kollega helt med ditt förslag. Om din kollega inte håller helt med ditt förslag, tänk på deras invändningar. Om du tycker att invändningarna är motiverade, justera ditt förslag. Om du anser att invändningarna är motiverade i sig men inte leder till en annan slutsats, ange invändningarna i avsnittet där du förklarar de möjliga invändningarna mot förslaget.
2. Skrapa upp. När ditt förslag är klart och du har fått det korrekturläst av någon annan, gå igenom det igen noggrant. Kör alla meningar bra, finns det inga stavfel, är det kortfattat nog. Du vill inte att ditt förslag ska vara för långt, för då kanske ledningen inte läser det. Högst två sidor är en fin längd.
3. Skicka förslaget till ledningen. När ditt förslag är klart bestämmer du vem du ska skicka det till. I vissa organisationer är det klart vem som säger om ett visst ämne. Detta är mindre tydligt i andra organisationer. Fråga vem du ska kontakta. Ofta är sekreterare väl medvetna om detta.
   • När du väl har hittat rätt person, försök att planera ett fysiskt möte med dem för att diskutera förslaget. På så sätt får du mer uppmärksamhet för förslaget än när du skickar det på papper eller via e-post.