Innehåll

• Att gå
• Metod 1 av 3: Använda en lista
• Metod 2 av 3: Använda ett schema
• Metod 3 av 3: eliminera distraktioner

Du kanske är en student med ett fullständigt studiebelastningsschema och försöker hantera din tid bättre, eller så är du en arbetsgivare som vill se till att hans anställda slutar slösa bort tid. Oavsett vad din roll är, kommer du förmodligen att vilja fokusera på hur du skapar en daglig rutin som säkerställer att du inte slösar bort tid och får ut det mesta av din dag som du kan. Organisationsstrategier som listor och scheman kan vara till hjälp, liksom att vidta åtgärder för att eliminera distraktioner som tar din värdefulla tid.

Att gå

Metod 1 av 3: Använda en lista

1. Skapa en lista över dina uppgifter för dagen. Börja med ett papper och en penna. Tänk på de uppgifter du vill planera för dagen eller de skyldigheter du har och skriv ner dem alla. Detta kan vara en lista som "livsmedel, tvätt, städning, läxor" eller "kundstatusrapporter, e-post, möte, pappersarbete."
   • Lägg till så många uppgifter som du kan tänka dig i listan, från de mindre till de större. Försök att tänka på varje skyldighet eller uppgift för dagen för att se till att den kommer på din prioriteringslista.
2. Organisera uppgifter från högsta till lägsta prioritet. Ett sätt att arbeta smartare är att först fokusera på högsta prioritet och sedan arbeta dig igenom listan till de punkter som har lägst prioritet. Detta kallas 80/20-regeln där de aktiviteter som ger dig störst nytta ska ta 80% av din tid. De aktiviteter som ger dig minst bör ta cirka 20% av din tid.
   • Gå igenom din lista och ge varje uppgift ett nummer, från högsta till lägsta prioritet. Då bör du placera dem i ordning, så att de ordnas från högsta till lägsta, prioriteras och vad varje uppgift ger dig.
3. Skapa grupper med relaterade uppgifter. När du har en numrerad och ordnad prioriteringslista skapar du mindre grupper av uppgifter som utgör en viss process. Skapa till exempel en grupp uppgifter som att svara på e-post och ringa kunder som utgör en timmes process och kallar det "kundkontakt". Du kan sedan smidigt och enkelt slutföra alla uppgifter inom den tilldelade tidsperioden.
   • Försök att göra detta för alla dina uppgifter så att du inte behöver växla mellan olika processer eller slösa bort din tid på att ta reda på vilken uppgift du ska slutföra nästa. Gruppera relaterade uppgifter hjälper dig att förbättra din tidshantering och minska din stress när du arbetar igenom prioriteringslistan.
4. Ge dig själv mindre tid för varje uppgift. Enligt Parkinsons lag minskar den tid det tar för dig att göra den uppgiften att ha mindre tid att slutföra en uppgift. Snarare än att sammanställa tid, begränsa tiden du frigör för varje uppgift så att du tvingas slutföra uppgiften snabbare. Du kan börja göra detta noggrant och gradvis ta mindre tid för varje uppgift tills du når den perfekta punkten där du inte känner att du behöver rusa, men inte heller har tid att dröja kvar eller slösa bort.
   • Med tiden kommer du att ha utvecklat en god känsla för tidshantering, särskilt om du tvingas spendera mer än en begränsad tid på varje uppgift. Detta är användbart om du brukar hålla fast vid samma rutin eller om du har att göra med en liknande lista över uppgifter varje dag.
5. Belöna dig själv när listan är komplett. När du har markerat alla uppgifter på din lista, vanligtvis i slutet av din arbetsdag, bör du ge dig själv en liten belöning. Detta kan vara en trevlig middag, ett glas vin eller tid för skoj och avkoppling. Att belöna dig själv kommer att se till att du har motivation att slutföra alla dina uppgifter varje dag.
   • Du kan också avgöra vad din belöning blir innan du börjar dagen så att du kan använda belöningen som motivation för att slutföra dina uppgifter. Anta till exempel att du måste studera för ett test och har planer på att gå ut och äta middag med vänner. Använd sedan dessa planer för middagen som en anledning att fortsätta studera och slutföra den här uppgiften idag så att du inte missar middagen.

Metod 2 av 3: Använda ett schema

1. Gör ett schema för varje timme på dagen. Skriv detta på ett papper eller använd en kalender på din dator för att skapa rutor för varje timme på din arbetsdag eller timmarna på dagen du är vaken. Detta kan vara från nio till fem eller från tio till sju. Även om du inte behöver fylla i varje tidsperiod exakt till minut kan det vara till hjälp att se till att varje timme på din dag ingår i ditt schema.
   • Börja med att fylla varje timme på dagen med den uppgift som krävs för den dagen. Du kan börja med de viktigaste uppgifterna och sedan fortsätta arbeta tills du kommer till de minst viktiga uppgifterna. Om du betraktar dig själv som en morgonperson kan du bestämma dig för att schemalägga de svårare uppgifterna tidigare på dagen, men om du vet att du vanligtvis bara kommer igång efter lunch kan du välja att göra de mer komplicerade uppgifterna lite senare på dagen dag. Försök att anpassa ditt schema till dina egna behov och arbetsvanor, eftersom det är så, om du börjar använda det, kommer chanserna att lyckas med schemat vara högre.
   • Du kan skapa en mall för ditt schema på en whiteboard eller en kalender (på din mobila enhet) så att du kan uppdatera den varje dag, beroende på ditt schema för den dagen.
2. Ge dig själv en 10 minuters paus varannan till två timmar. Det kan vara svårt att fokusera på en uppgift eller grupp av uppgifter i mer än 1-2 timmar. Se till att ta en 10-minuters paus varje timme eller varannan timme så att du inte känner dig överansträngd eller överansträngd. Under denna minipaus bör du gå upp och gå runt på kontoret eller prata med en kollega i cafeterian. Du kan ta en kopp kaffe eller ta en kort promenad ute. Försök att göra pauserna inte längre än 10 minuter eller mindre så att ditt schema inte blir upprörd.
   • Du kan också ta 10 djupa andetag varje timme för att rensa ditt sinne och ta en paus. Detta kan hjälpa dig att få ett annat perspektiv på uppgiften du gör eller kommer att göra och hålla dig fokuserad på dig själv ett tag, trots din hektiska arbetsdag.
3. Försök att slutföra varje uppgift korrekt första gången. Det är bättre att ta dig tid och få varje uppgift gjort direkt med en gång än att rusa igenom din kalender och hoppa över en blick på varje uppgift. Att gå igenom dina e-postmeddelanden snabbt kan leda till ihållande e-postutbyte, särskilt om du skickar kryptiska eller förvirrande e-postmeddelanden till kunder. Steg på bromsarna och ta dig tid att skriva tydliga mejl eller läsa dina anteckningar från skolan. Att få en uppgift rätt första gången kan spara mycket slösad tid på lång sikt.
4. Be en vän eller kollega att hålla dig fokuserad då och då. Ibland behöver vi andras stöd för att hålla fokus på de uppgifter som måste utföras. Be en nära vän, förälder, syskon eller kollega att kontrollera ditt schema då och då.
   • De kan sedan ge dig en kopp kaffe eller säga något trevligt så att du kan ta en stund att le eller skratta och sedan komma tillbaka till dina dagliga uppgifter. Medan du kan vara upptagen kan bara umgås med en vän förbättra ditt humör och leda till bättre tidshantering.

Metod 3 av 3: eliminera distraktioner

1. Undvik att slumpmässigt kontrollera dina e-postmeddelanden. Slumpmässig kontroll av din e-post kan skapa ett "start-stop-start" -mönster under din arbetsdag och leda till bortkastad tid. Undvik att ständigt öppna ditt e-postprogram hela dagen, speciellt om du ska fokusera på en helt annan uppgift. Planera tre gånger under dagen för att kontrollera din e-post: tidigt på morgonen, efter lunch och mitt på eftermiddagen. Detta säkerställer att du inte distraheras av en kontinuerlig ström av e-postmeddelanden hela dagen, och att du har avsatt tid att spendera på att hantera dina e-postmeddelanden.
   • Samma princip kan tillämpas på andra former av kommunikation, till exempel din röstbrevlåda, textmeddelanden eller telefonsamtal. Försök inte att nås hela tiden om du inte förväntar dig ett viktigt meddelande eller telefonsamtal. Detta begränsar alla avbrott i ditt arbetsflöde och hjälper dig att hålla dig till ditt schema.
2. Stäng av din telefon och internetanslutning. Välj om möjligt minst en timme på din arbetsdag så att din telefon och internetanslutningen är avstängd. På detta sätt kan du koncentrera dig fullt ut på ditt arbete där det behövs, utan någon distraktion från din telefon eller internet.
   • Att spara dig själv den här distraktionen kan också hjälpa dig att skriva en avhandling eller en omfattande rapport. Genom att stänga av din telefon ser du till att du inte har någon ursäkt för att kontrollera din telefon var femte minut eller suga in i att bläddra igenom sociala medier.
3. Låt andra omkring dig veta att du inte vill bli störd. Försök att inte uppmuntra andra att distrahera dig eller vara en distraktion för andra genom att låta alla omkring dig veta att du arbetar.Det kan innebära att du stänger din dörr eller sätter upp en skylt som säger att du inte vill bli störd. Du kan också skicka ett e-postmeddelande runt kontoret för att påminna alla om att vissa tider är tysta kontorstid.
4. Försök att inte bli distraherad från din rutin. När du har gjort en lista med uppgifter (eller arbetsschema), inklusive säkerhetsåtgärder för att undvika att bli distraherad, dra på din viljestyrka och koncentration för att hålla fast vid din rutin. De flesta känner till skillnaden mellan tid som används och slösad tid, så var försiktig så att du inte hamnar i en tidsödande fälla. Använd ditt schema som ett stöd, och i slutet av dagen kommer du att njuta av känslan av prestation och bra tid.