Skriv en resultatrapport

Innehåll

Att gå
Del 1 av 3: Utarbeta resultatrapporten
Del 2 av 3: Skapa meningsfullt innehåll
Del 3 av 3: Använda ett effektivt språk
Tips

Måste du skriva en resultatrapport? Många positioner kräver detta, och ofta är det självbedömningar som ber dig att rapportera om vad du har gjort under hela året. Du kan ha blivit instruerad att skriva en rapport om ett möte istället. Kunskap om hur man korrekt skriver en sådan rapport kan göra stor skillnad om du upplevs som framgångsrik eller inte.

Att gå

Del 1 av 3: Utarbeta resultatrapporten

Börja med en sammanfattning. Sammanfatta översikten högst upp i utvärderingen. Informera läsarna om det totala resultatet.
- Du kanske skriver en resultatrapport för en ideell organisation. Du kan sammanfatta framgångar som att organisera framgångsrika evenemang för intressenter, få erkännande inom branschen och utvidga en kundbas.
- Du behöver inte röra sammanfattningen med detaljer. Här sammanfattar du de viktigaste punkterna. Du ger en översikt. Försök att inte göra rapporten för lång. Två sidor är en bra tumregel, såvida inte arbetsgivaren har en specifik önskan. Be din arbetsgivare att se om det finns ett rekommenderat format.
Ange detaljer för att stödja varje punkt i sammanfattningen. Nu måste du motivera huvudpunkterna i sammanfattningen i början, med detaljer senare i rapporten.
- Använd en text disposition. Organisera olika områden i sina egna stycken och använd underrubriker under varje rubrik. Till exempel kan ett av dina stycken kallas "Organiserade händelser".
- Under en sådan rubrik kan du lägga upp (med punkter eller bokstäver) en kort sammanfattning av varje händelse, dess syfte och hur det hjälpte gruppens uppdrag. Var specifik här.
Använd ett professionellt format. Samla inte in rapporten. Du vill att rapporten ska se väl organiserad ut, i ett professionellt teckensnitt och på fint papper.
- Skapa en titel och centrera den högst upp på sidan. Använd djärva underrubriker för att organisera information.
- Ange grundläggande information högst upp i rapporten. Presentera datum som omfattas av utvärderingen och namn och titel på den person som skapade den.
Förvara en logg för hela perioden i fråga. Det blir mycket lättare om du håller reda på framstegen när det händer.
- Förvara en dagbok eller mapp där du håller koll på dina prestationer under utvärderingsperioden. Detta kommer att göra ditt liv mycket lättare när det är dags att skriva rapporten.
- Underlåtenhet att göra det kan leda till att man glömmer viktiga prestationer som inträffade i början av perioden.

Del 2 av 3: Skapa meningsfullt innehåll

Påminn människor om dina prestationsmål och förväntningar. Du måste påminna folk om vad målen var i början av utvärderingsperioden. Vilka var målen? Vilka är förväntningarna på uppgiften? Om du inte vet, låt din arbetsgivare tillhandahålla det.
- Förklara sedan hur de uppnåddes genom att visa faktiska siffror. Poängen är att jämföra vad dina aktiviteter eller resultat var mot de ursprungliga projekten.
- Till exempel: om du har samlat in mer pengar än väntat kommer detta att komma positivt till investerare eller överordnade. Men om du inte ger ett riktmärke är det svårare att bedöma om och i vilken utsträckning det har varit en framgång.
Ge bilder. Inkludera några grafer eller diagram om du tror att de hjälper läsaren att utvärdera de data du presenterar.
- Kom ihåg att vissa läsare bara skummar rapporten eftersom de sannolikt är upptagen. Visuella hjälpmedel kan därför ofta förmedla din poäng lite mer effektivt.
- Men bombardera inte läsaren med för många diagram. Välj en eller två grafer som betonar huvudpunkterna.
Fokusera på CAR. Denna teknik hjälper dig att dokumentera dina prestationer. Det står för Challenge, Action och Results. Detta hjälper dig att organisera din föreställning.
- Se uppdragets utmaning. Beskriv sedan åtgärden du vidtog för att lösa problemet och dokumentera sedan dina resultat. Låt oss till exempel säga att du är chef på en restaurang. Du kan skriva: Utmaning - Raderna blev för långa runt middagen och ökade kundklagomål med 10 procent. Åtgärd - En servitris utplacerad en timme tidigare för att öka antalet anställda under hektiska timmar. Resultat - Klagomål från kunder om långa väntetider minskade till två, en minskning med 80 procent.
- Huvudpoängen är att vara specifik här. Övergripande prestationer som "Jag är en lagspelare" ger inte mycket mening eftersom vem som helst kan säga sådana saker. Nyckeln är att länka resultat till kärnfrågor och visa framgång genom data och specifikationer.
Ange din metodik. Om ditt program involverade någon form av datainsamling är det en bra idé att kort förklara den metod som du använde.
- Låt läsarna veta orsaken till den valda forskningsmetoden. Förklara fördelarna och resultaten av undersökningen. Varför var detta en trovärdig metod? Använd till exempel restaurangscenariot för att förklara varför det är vettigt att använda klagomål som metod.
- Förklara vad forskningsdata betyder och vad du försökte uppnå med forskningen.
Fokusera på dig prestanda. För att finjustera de prestationer du vill presentera, tänk på vad du är mest stolt över under den perioden. Kanske var det din lugnande effekt på berörda besökare. Kanske var det att coacha andra. Släng inte för mycket detaljer framför läsarna.
- En annan metod som du kan använda för att göra detta är STAR-metoden. Denna metod består av att kort beskriva en situation och uppgift, den åtgärd du vidtagit för att uppnå den och de resultat du uppnått. Som med CAR-metoden är målet här att länka problem till resultat och förklara hur du uppnådde dem.
- Fokusera på saker som svårigheter, unikhet, första gången, hög synlighet, tidsfrister, innovation och omfattningen och effekten av ditt arbete.
- Ett exempel på detta är att förklara att när du började som filialchef var den årliga personalomsättningen 35 procent. Du genomförde en medarbetarnöjdhetsundersökning, skapade mentorskap för anställda och startade ett veckomässigt personalmöte. Som ett resultat har personalomsättningen sjunkit till 15 procent. Som detta exempel visar behöver inte föreställningen vara alltför ordagrant så länge den ger rätt länkar.
Förklara ditt värde. Säg inte bara dina resultat utan förklara också varför dessa föreställningar är av värde för organisationen.
- Låt oss till exempel säga att du började hålla personalmöten. Och då? Vilket värde har det skapat för organisationen? Tänk noga på det. Om det inte finns något konkret värde kan du behöva betona något annat.
- Om personalmöten hjälpte till att öka anställdas moral, vilket framgår av en minskning av sjukdagarna (vilket sparar arbetsgivarens pengar), så har du visat ditt värde.
Korrekturläsa rapporten innan du skickar den. Du besegrar syftet med en kompletteringsrapport om du lämnar in något osammanhängande som är oprofessionellt.
- Korrekturläsa rapporten för grammatik, skiljetecken och stavfel. Lämna rapporten över natten och läs den igen nästa morgon. Skriv inte rapporten i sista minuten.
- Skriv ut en papperskopia och kontrollera efter fel vid korrekturläsning. Ibland blir en persons ögon så fästa vid datorskärmen att uppenbara fel inte längre märks.

Del 3 av 3: Använda ett effektivt språk

Ange negativa saker på ett positivt sätt. Om det finns något där du inte har uppfyllt förväntningarna är det bättre att inte undvika det. Gör det inte till det centrala fokus för rapporten, utan fokusera på det.
- Behandla de områden där du inte gick så bra med positivt språk. Fokusera till exempel på de konkreta steg du tar för att ta itu med problemet snarare än att fokusera på skulden eller ursäkt.
- Skyll inte på andra i en resultatrapport. Håll dig fokuserad på vad du gjorde. Fortsätt vara positiv. Fokusera på de saker som du eller din grupp gjorde bra. Bestäm vilka områden du kan betona.
Använd siffror och statistik. Om du kan vara mycket specifik kommer dina svar att verka mer trovärdiga. Om möjligt, styrka vad du säger med något mätbart.
- Allmänna superlativ som "utmärkta" eller "pålitliga" är inte meningsfulla. Att berätta för någon att du hade "ett utmärkt år" är något som alla kan säga.
- Kom ihåg den här frasen: Berätta inte, visa den. Istället för att berätta för människor att du hade ett utmärkt år, visa dem dina resultat genom detaljer och data. I stället för att säga att du är bra på kundrelationer, citerar du resultaten av kundnöjdhetsundersökningar, brev du fått och en minskning av kundklagomål.
- Användningssiffror. Att säga att du lyckades ett stort antal anställda betyder inte mycket om det inte är klart hur stort det antalet var. Använd siffror för att uttrycka storleken på en budget och beskriv storleken på uppgifterna.
Berätta alltid sanningen. Överdriv inte. Ljug inte. Om du hamnar i en lögn kan du vara i stora problem.
- Det andra problemet med att ljuga, även genom en uppenbar utelämning, är att du så småningom kommer att förlora förtroendet och inte kunna förbättra dig själv.
- Visa snarare en ärlig bedömning av utvärderingsperioden, med både svagheter och positiva poäng. Ta itu med svagheterna. Hitta bara ett positivt sätt att göra det.
Ge andra det erkännande de förtjänar. Många affärs- och tekniska skrivkurser rekommenderar att man inte använder pronomen "jag". I vissa fall kan du göra detta i en resultatrapport.
- Du kan till exempel säga "Jag anställde 100 personer." Glöm dock inte de andra som bidrog till framgångarna. Kontakta teamet (om tillämpligt).
- Du får extra poäng om du inte verkar arrogant. Variera meningsstrukturen så att varje mening inte börjar med ordet "jag".