Innehåll

• Att gå
• Metod 1 av 3: Skriv ditt klagomålsbrev
• Metod 2 av 3: Använd rätt ton och format
• Metod 3 av 3: Uppföljning
• Tips
• Varningar

Att skriva ett klagomål är något som de flesta måste göra någon gång. Oavsett om du är missnöjd med en företags produkt eller tjänst, är det vanligtvis möjligt att lösa problemet på ett ömsesidigt fördelaktigt sätt genom ett fast men artigt klagomål. Att skriva ett klagomålsföretag bör inte vara svårt eller skrämmande - du behöver bara ange fakta tydligt och artigt be om en resolution.

Att gå

Metod 1 av 3: Skriv ditt klagomålsbrev

1. Vänligen adressera ditt brev till kundtjänsten. Om du skriver ett klagomål har du bästa chansen att lyckas om du riktar brevet till företagets kundtjänst. Kundtjänstavdelningen är van vid att hantera klagomål och ditt brev kommer sannolikt att hanteras effektivt och effektivt.
   • Försök ta reda på namnet på chefen eller chefen för kundtjänst och adressera ditt brev till honom eller henne personligen. Börja ditt brev med Dear herr eller Fru.följt av deras efternamn. Om du inte hittar namnet på kundtjänstchefen, skriv bara Kära Herr / Fru.
   • Du bör kunna hitta kundtjänstadressen på företagets webbplats eller på företagets reklam- eller reklammaterial eller på produktförpackningar eller etiketter.
2. Gå snabbt till punkten i ditt brev. Den allra första raden i ditt brev bör tydligt ange varför du skriver brevet och vad ditt klagomål är exakt. Ange så många relevanta fakta som möjligt, inklusive datum, tid och plats där du köpte eller fick tjänsten, tillsammans med relevanta serienummer eller modellnummer.
   • Brevmottagaren ska kunna identifiera nyckelpunkten för brevet inom fem sekunder, så undvik långa, osammanhängande introduktioner.
   • Du kan inkludera ytterligare detaljer eller förklaringar om situationen i stycket efter din inledande mening, men första raden bör omedelbart uppmärksamma ditt klagomål så tydligt som möjligt.
   • Till exempel kan din öppningslinje vara "Jag skriver för att klaga på en trasig hårtork som jag köpte från ditt företag den 15 juli på din A Street-plats, Exempel City."
3. Ange specifikt vilket resultat eller botemedel du vill se. Om du vill ha en ersättare, pengarna tillbaka, en reparation eller någon annan form av kompensation, ange detta tydligt i ditt andra stycke. Detta hjälper dig att inte få ett formulärbrev och ge mottagaren något att komma igång med.
   • Försök att vara så konstruktiv som möjligt i dina kommentarer och föreslå sätt som hjälper dig och fortsätter relationen med företaget. Om du ber om pengarna tillbaka eller någon annan form av kompensation, samtidigt som du säger att du tänker flytta till ett annat företag, känner de sig inte tvungna att försöka lösa problemet.
   • Om du vill att företaget ska lösa ett bredare problem, inkludera det i ditt brev, men inse att det kan ta tid.
   • Hota inte rättegången i ditt första brev. Det kan vara den lösning du i slutändan behöver, men skicka ditt klagomål först och vänta på svar.
4. Bifoga kopior av styrkande handlingar. Detta kan inkludera kvitton, garantibevis, kopior av kontroller du har skickat och, om så är lämpligt, foton eller videor. All dokumentation måste bifogas ditt brev.
   • Se till att du kopior av all dokumentation du vill bifoga, inte originalen. På det sättet kan viktig information inte gå förlorad om du måste visa bevisen för någon annan.
   • Se också till att du anger exakt antal bilagor i brevtexten. Till exempel: "Bifogat hittar du en kopia av mitt originalkvitto, samt en kopia av hårtorkens garantikort och serienummerinformation."
5. Ge dem en viss tid för att åtgärda problemet. Det kan hjälpa till att ge en exakt tidsperiod under vilken du vill att problemet ska lösas. Detta ger dig sinnesfrid och hjälper dig att lösa problemet snabbt.
   • Att ställa in en tidsgräns hjälper också till att förhindra att ditt brev tappas bort eller glömmas bort, vilket kan leda till ytterligare problem och förbittring mellan dig och företaget.
   • Se till att tidsperioden du ger är rimlig.En vecka eller två räcker vanligtvis, även om det varierar beroende på din begäran.
6. Avsluta brevet med respekt. Tack mottagaren för deras hjälp och låt dem veta hur och när de kan nå dig för att lösa problemet. Detta kommer att göra deras jobb mycket enklare, så att du kan se fram emot ett mer effektivt resultat.
   • Avsluta brevet med vänliga hälsningar eller Med vänliga hälsningar (den senare är lite mer formell). Undvik informella avslutningsformler som "Hälsningar".

Metod 2 av 3: Använd rätt ton och format

1. Var artig. Du kan vara arg, och du kan ha rätt, men att vara oförskämd gör mottagaren bara i defensiven. Skriv i en respektfull ton och undvik att lämna hotfulla, arga eller sarkastiska kommentarer till varje pris. Kom ihåg att personen som läste ditt brev inte var direkt ansvarig för vad som hände, och de kommer att vara mycket mer positiva och villiga att hjälpa en artig, artig kund än en arg, anklagande.
   • Kom ihåg att företaget du skriver till inte riktar dig. De flesta företag har ett intresse av att hålla sina kunder nöjda.
   • Du kommer att bli mycket mer framgångsrik om du behandlar mottagaren som någon som vill hjälpa dig, istället för att anta att de är skadliga.
   • Skriv inte när du är rasande. Vänta med att lugna dig innan du skriver ditt brev. Eller om du föredrar, skriv brevet medan ångan fortfarande kommer ut ur öronen, vänta sedan en dag eller två innan du skickar det. Du kommer antagligen vilja omformulera saker för att ta kanten.
2. Var kortfattad. Kundtjänstrepresentanter kan få hundratals brev om dagen, så det är viktigt att du snabbt kommer till saken så att de vet exakt vad de har att göra med så snart de börjar läsa. Om ditt brev är för långt eller detaljerat kommer läsaren att läsa det globalt och i slutändan inte ha någon tydlig uppfattning om det exakta problemet eller önskad lösning.
   • Undvik överdrivna detaljer eller långa tirader eller monologer.
   • Försök att hålla ditt brev begränsat till en sida, eller mindre än cirka 200 ord.
3. Befala respekt. Att respektera respekten i ditt brev anger rätt ton och låter företaget veta att ditt klagomål bör tas på allvar. Detta gäller särskilt för allvarligare klagomål, vilket kan få betydande ekonomiska konsekvenser.
   • Att tillämpa respekt innebär en rad saker, till exempel språkkvaliteten, dina kunskaper om dina rättigheter och företagets ansvar, samt en professionell presentation av brevet.
   • Alla dessa saker ger dig trovärdighet, vilket borde ha en positiv effekt på svaret på ditt brev.
4. Ordna ditt brev på ett tydligt och korrekt sätt. Som nämnts ovan kommer ordning av ditt brev på ett professionellt sätt att påverka hur ditt klagomål tas emot positivt. Lägg ditt namn, adress och datum längst upp till vänster, följt av namnet eller titeln på den person du skriver till, tillsammans med företagets adress strax ovanför brevet.
   • Skriv alltid ditt brev på en dator, det gör det lättare att läsa och ser mycket snyggare ut. Om du måste skriva ditt brev, se till att din handskrift är tydlig och läsbar, utan några överstrukna ord eller bläckfläckar.
   • Lämna ett tomt utrymme nedan för att skriva din signatur vänliga hälsningar eller Med vänliga hälsningar där du kan placera din signatur. Skriv ditt namn under det här utrymmet så att det är tydligt läsbart.
   • Håll brevet snyggt och välorganiserat med stycken av ungefär samma storlek.
5. Kontrollera stavning och grammatik. Felaktig stavning och grammatik kan påverka hur ditt klagomål tas emot negativt. Se till att du använder en stavningskontroll på din dator innan du skriver ut brevet, eller låt någon annan läsa det innan du skickar det.

Metod 3 av 3: Uppföljning

1. Vänta på den tidsgräns du har ställt in. Var tålamod och gör ingenting förrän tidsgränsen i din första bokstav är över. Om detta datum passerar och du fortfarande inte har hört något, följ upp med ett telefonsamtal eller e-post för att kontrollera om brevet har mottagits. Det är alltid bäst att ge företaget tvivel.
   • Om du fortfarande inte har fått information om ditt brev, eller om du har men situationen inte hanterats på ett tillfredsställande sätt, kan du fortsätta genom att skicka ditt klagomål till någon med högre rang.
2. Arbeta uppåt i kommandostrukturen. Om du inte lyckas hantera kundtjänstchefen, försök ta reda på vem som rankas högre och skriv till den personen. Varje gång du går uppför stegen, vare sig det är från kundtjänst till direktör till vice ordförande till VD, lägg till den korrespondens du hade på den tidigare nivån. På det sättet vet din nya försäljningsrepresentant på företaget vad som händer och problemet kan sannolikt lösas utan rättegång.
   • Det är bättre att börja med kundserviceavdelningen innan du flyttar uppför backen, snarare än att gå direkt till toppen. Detta beror på att kundserviceavdelningen har mer erfarenhet av att hantera dessa typer av klagomål, och brev till VD kommer sannolikt att vidarebefordras till denna avdelning ändå.
   • Om så är fallet kan kundtjänstrepresentanter automatiskt börja se dig i ett ogynnsamt ljus för att försöka komma över huvudet.
   • Kom ihåg att om du skriver ett brev till en VD eller chef ska det vara extra tydligt, koncist och välskrivet, eftersom de förmodligen inte vet om händelsen ännu.
3. Om du vill väcka talan, gå till en advokat. Han eller hon vet vad de ska göra. Kom ihåg att rättsliga åtgärder är en sista utväg, och att ta upp det direkt i ditt brev kommer att sätta en negativ ton och riskera sidospårning av ersättningskrav. Det kan också vara negativt för dig om de märker att du bluffar.

Tips

• Innan du skriver, ta en stund att tänka på vad som hände. När du har funderat på allt och vet exakt vad du vill och hur du vill be om det, är du redo att skriva ditt brev.
• Se till att ditt namn, adress, e-post och telefonnummer (hem, arbete och mobil om möjligt) står på ditt brev. Be också om läsarens detaljer så att ni båda kan hålla dig uppdaterad om eventuella framsteg i ditt klagomål.
• Läs den igen och se till att allt är sant, uppriktigt och verifierbart.
• Svär inte. Kom ihåg att du vill ha ersättning eller en lösning, och att kränka din läsare kommer inte att bidra till det. Om du vill använda mer kraftfullt språk, undvik passiv röst och använd ord som är mer direkta och beskrivande. Du kanske chockad eller till och med kände avsky, starkare ord än helt enkelt besviken.
• Att skicka ditt klagomål skriftligen har en starkare effekt än att skicka företaget ett e-postmeddelande, fax eller kommentarer på deras blogg eller webbplats. De flesta företag hanterar formella skriftliga klagomål med högre prioritet.
• Om du skriver för att klaga på en viss person, begränsa ditt brev till deras brister och klag inte över organisationen som helhet. Om du skriver för att klaga på företagspolicyn, ska du inte förolämpa lyssnaren eller policyn. Ange bara ditt problem och hur du vill att det ska lösas.
• Skicka inte vittnesförklaringar under ed. Faktum är att om du tror att du kommer att gå till domstol vill du förmodligen inte bara hålla vittnesbördet utan också hennes namn. Tänk också på att det förmodligen inte är billigt att gå till domstol. I de flesta fall är det bättre att nå en överenskommelse informellt eller högst genom en tvistkommitté.
• Det finns konsumentwebbplatser där du kan skicka in klagomål och se om andra har varit i samma situation med det specifika företaget.
• Spara kopior av all korrespondens och datum då dina brev skickades.

Varningar

• Det är olagligt att skriva ett brev som hotar fysiskt våld, förstörelse av egendom eller ett angrepp på hälsa eller säkerhet. Ett hot kan tolkas som hot, och kan vara skäl för rättegång och kan bli föremål för böter eller till och med fängelse. Gör dig själv en tjänst och glöm alla hot. Lägg inte på papper eller skicka dem!