Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 4: Kartläggning och inställning av din information
• Del 2 av 4: Beskriv saken
• Del 3 av 4: Att göra slutsatser och rekommendationer
• Del 4 av 4: Kontrollera genomgången
• Tips

En genomgång beskriver ett visst ämne och dess bakgrund, vanligtvis för en regerings tjänsteman eller annan politisk beslutsfattare. Dessa beslutsfattare måste göra svåra val om många olika ämnen varje dag, och de har inte tid att undersöka varje fråga på djupet. En genomgång hjälper till att föra en enskild fråga till en persons uppmärksamhet och beskriver viktiga detaljer som han / hon borde veta. I genomgången föreslås sedan lösningar och förslag på förbättringar. Att kunna skriva en genomgång är en användbar färdighet för studenter, affärsmän, politiker och aktivister. En övertygande sammanfattning är kortfattad, välorganiserad och täcker de viktigaste och mest relevanta fakta och lösningar.

Att gå

Del 1 av 4: Kartläggning och inställning av din information

1. Bestäm omfattningen av informationen. Omfattningen inkluderar både djupet och längden på informationen. I vilken detalj ska du täcka ämnet? Hur många olika ämnen kommer du att täcka? Detta beror på hur mycket information du kan hitta och hur mycket information du behöver för att stödja dina anspråk.
   • Att bestämma omfattningen av briefingen är viktigt eftersom det gör det möjligt för läsaren att veta exakt vilken information som diskuteras och vad som inte är.
2. Känn din publik. Innan du börjar skriva din information är det viktigt att veta vem som ska läsa den. Detta styr de val du kommer att göra i dokumentet. Innan du börjar, tänk på följande frågor och om du inte redan vet svaren, försök ta reda på följande:
   • Vem kommer att läsa detta dokument? Regeringstjänstemännen? Företagsledare? Journalister? En kombination av dessa?
   • Hur mycket vet läsaren redan om detta problem? Vet de ens något om det? Vad måste läsekretsen vet?
   • Vilken auktoritet har läsaren i frågan? Vilka förändringar kan han / hon göra?
3. Planera huvudpunkterna. Innan du börjar skriva din briefing bör du kartlägga (antingen i ditt sinne eller i en översikt) de viktigaste punkterna du vill påpeka.
   • Eftersom en genomgång vanligtvis inte är längre än en eller två sidor, bör den vara kortfattad. Politiska beslutsfattare är mycket upptagna, och din fråga är inte den enda på deras tallrik. Det finns inget utrymme för onödig information eller långvariga förklaringar. Bestäm i förväg dina huvudpunkter för att skapa en kortfattad genomgång.
4. Överväg att använda en mall. Även om formatet på en briefing inte behöver vara alltför komplicerat kan du spara tid genom att ladda ner en av de många gratis online-mallarna för att skapa information om dokument i MS Word.
   • En mall kan hjälpa dig att organisera dina tankar och förbereda en genomgång snabbare.
5. Kom med ett namn, datum och ämnesrader. Om du inte använder en mall måste du börja med att skriva namn, datum och ämnesrader.
   • Namnet motsvarar den person som informationen riktar sig till.
   • Datumet motsvarar datumet för inlämning av informationen.
   • Ämnesraden ska i några ord beskriva huvudämnet för briefingen, till exempel '' Förekomsten av mobbning i skolan i Utrecht-regionen. '' Detta gör det möjligt för läsaren att veta, utan att ens behöva titta på dokumentet, vad problemet är att kommer att behandlas.
6. Överväg att inkludera en sammanfattning. Vissa genomgångar innehåller en sammanfattning i början av genomgången, som sammanfattar hela texten i några få punkter. Bestäm om du vill göra detta och i så fall reservera plats för detta avsnitt.
   • För en mycket upptagen läsare ger sammanfattningen de viktigaste punkterna i förväg, vilket gör det lättare att bläddra igenom resten av dokumentet.
   • En väl utformad genomgång är ofta kortfattad för att göra detta avsnitt överflödigt. Men om det finns frågor som kräver omedelbar åtgärd kan detta vara ett sätt att påpeka brådskandet med genomgången genom att tydligt ange tidsramen i sammanfattningen.
   • Sammanfattningen bör inte överstiga tre till fyra poäng.

Del 2 av 4: Beskriv saken

1. Konstruera en introduktion som sammanfattar ärendet. Nästa del av genomgången ska beskriva problemet eller problemet i detalj. Börja med en kort öppning, vanligtvis kallad "Problem" eller "Mål", och beskriv i en eller två meningar huvudfrågan som informationen fokuserar på och / eller varför du skapade den här briefingen.
   • Du kan till exempel skriva något som: "Det har ökat antalet våldsamma mobbincidenter i skolor i Utrecht-regionen." Nuvarande disciplinpolicy kanske inte är tillräcklig för att ta itu med denna fråga. "
2. Ge en översikt över de viktigaste fakta / bakgrunder. Nästa avsnitt, "Överväganden" eller "Bakgrund" bör ge detaljerad information om status för problemet eller frågan, med fokus på den senaste utvecklingen och / eller aktuella situationen.
   • Detta avsnitt bör innehålla den information som krävs för att läsaren ska kunna fatta ett beslut i denna fråga. Information som inte är nödvändig för detta ändamål, hur intressant det än är, kan utelämnas.
   • Om du inte redan har gjort detta, gör lite forskning innan du skriver detta avsnitt. Informationen i detta avsnitt bör vara så korrekt, specifik och uppdaterad som möjligt.
   • Om det behövs översätter du informationen för din publik för att göra det här avsnittet tydligt och enkelt. Undvik jargong, tekniskt språk eller information som inte är direkt intresserad av allmänheten.
   • Använd statistik och data där det är lämpligt, men förklara saker i termer som din publik kommer att kunna förstå snabbt och enkelt.
3. Lämna din egen åsikt. Din åsikt om denna situation och / eller vad som bör göras åt det hör inte till detta avsnitt. Håll dig till fakta.
   • Du kan dock välja att diskutera för- och nackdelar med de olika föreslagna eller aktuella åtgärderna och identifiera styrkor och svagheter hos var och en.

Del 3 av 4: Att göra slutsatser och rekommendationer

1. Gör det relevant. Din information bör avslutas med avsnitt som "Slutsats" och / eller "Rekommendationer" eller "Nästa steg". En sådan stängning bör klargöra varför denna fråga bör anses vara viktig av din läsare.
   • Försök att länka frågan direkt till läsarens egenintresse, för att göra din information mer övertygande.
   • Du kan till exempel säga något som "Mobbincidenter får föräldrar att överväga privatskola. De är kopplade till lägre testresultat och godkända priser, vilket gör att våra skolor verkar mindre effektiva i samhällets ögon. De minskar regionens chanser att tillhandahålla finansiering med statliga bidrag och privat finansiering. "
2. Föreslå en lösning. Många informationsmöten erbjuder en föreslagen lösning på det beskrivna problemet och kopplar frågan till en förändring av policyn för att förbättra situationen.
   • Vissa genomgångar beskriver den eller de föreslagna lösningarna i avsnittet "Rekommendationer", men vissa författare föredrar "Nästa steg", eftersom de tycker att den har en mjukare känsla och är mindre anspråksfull eller aggressiv. Kom ihåg att det är läsaren som har det sista ordet och fattar beslutet i ärendet, inte du.
   • Det här avsnittet behöver inte vara "balanserat" som avsnittet bakgrund / överväganden. Detta kan vara en plats för att uttrycka din åsikt om vad som ska göras.
   • Det bör dock noteras att du inte behöver tillhandahålla någon speciell lösning. Alternativt kan du helt enkelt lista några alternativ med deras för- och nackdelar och uppmana läsaren att överväga dessa val och vidta åtgärder på något sätt för att ta itu med problemet. Du behöver inte nödvändigtvis ange vilken åtgärd som passar bäst.
3. Använd fakta för att stödja ditt argument. Dina förslag i detta sista avsnitt ska flöda logiskt från informationen i föregående avsnitt. Använd fakta som du har presenterat för att visa varför den lösning du föreslår är en bra lösning.
   • Se till att alla lösningar du föreslår är tydliga och direkt relaterade till problemet som du har beskrivit det. Antag till exempel att du nämnde bristen på program för förebyggande av mobbning i föregående avsnitt. I detta avsnitt är det vettigt att föreslå ett sådant program och kanske påpeka för andra skolor deras effektivitet. Om du inte har nämnt några förebyggande program än så verkar en lösning som denna helt blå.

Del 4 av 4: Kontrollera genomgången

1. Gör genomgången mer kortfattad. En genomgång bör inte överstiga två sidor. Om informationen har blivit längre än så måste du först leta efter delar i kontrollfasen som kan utelämnas.
   • Leta efter information som inte är relaterad till eller mindre viktig för ämnet och ta bort det materialet, särskilt om det inte är relaterat till den eller de lösningar du erbjuder.
   • I samma ljus borde det inte saknas viktiga uppgifter som behövs för att göra ditt argument tydligt och övertygande. Du kan behöva utbyta viss information till en annan.
   • Försök att sätta dig själv i en politikers eller byråkrats skor när du redigerar din text. Tänk på hur mycket information dessa människor får varje dag. Bidra inte till problemet. Var en del av lösningen genom att tillhandahålla den information som behövs för att fatta ett beslut - inte mer, inte mindre.
2. Ta bort tekniskt språk. Under redigeringsfasen, var uppmärksam på tekniskt språk eller jargong som gör din information mindre tillgänglig. Även om du försökte undvika detta när du skrev briefingen är det möjligt att några komplexa termer har hittat sig in i dokumentet.
   • Speciellt om du är expert på ett ämne du skriver om är det lätt att glömma ett ögonblick att vardagsspråket för dig kan vara svårt för andra att förstå.
   • Tänk på att för människor som inte är alltför bekanta med ett ämne är det inte alltid omedelbart klart varför något är viktigt. Politiska beslutsfattare kan vanligtvis inte vara experter på alla ämnen de behöver för att fatta beslut om.
3. Se till att strukturen är vettig. Se till att de viktigaste fakta som du har registrerat härrör logiskt från ärendet när du har sammanfattat det. Dubbelkolla också att alla de lösningar du föreslår faktiskt tar itu med de viktigaste övervägandena.
4. Kontrollera ditt arbete noga för fel. Efter att ha kontrollerat längden och flödet av genomgången, granskar du texten noggrant en gång till för att se till att inga misstag har kröp in i den.
   • En genomgång med stavning, stil eller grammatiska fel görs mindre allvarlig av läsaren. Du kan göra mer nytta än skada genom att skicka in en sådan kortfattad information, eftersom det kan göra ditt perspektiv miskrediterat.

Tips

• Titta på briefingar skrivna av framstående ledare och professorer för att lära sig mer om deras övertalningsstil.
• Tänk på att medan din information kan riktas till en viss person, kan andra - personal, kollegor och till och med media - läsa den. Detta är en bra anledning att hålla ditt språk så tillgängligt som möjligt, även om den avsedda läsaren har viss kunskap om ämnet.