Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 2: Avbryt ditt möte artigt
• Del 2 av 2: Gör ett nytt möte
• Tips

Oavsett om det beror på en oväntad försening, trafikproblem eller ett missförstånd i planeringen är det ibland oundvikligt att behöva avbryta ett möte. Att berätta nyheterna för den person du kommer att sakna kan vara skrämmande, men om du är ärlig, artig och låter dem veta så snart som möjligt kommer personen troligen att förstå. Gör ett nytt möte samtidigt som du avbryter eller så snart som möjligt, och erbjud dig att träffas nära personen för att göra det lättare för dem.

Att gå

Del 1 av 2: Avbryt ditt möte artigt

1. Kontakta personen du har kommit överens med så snart som möjligt. Ju längre du väntar med detta, desto svårare blir det för honom eller henne. Genom att avbryta i god tid anger du att du respekterar hans eller hennes tid.
2. Ring för att avbryta ditt möte personligen om du avbryter i sista minuten. Om det är mindre än en dag bör du ringa direkt till personen du har kommit överens med. E-post, sms eller att anställa en anställd istället för dig kan komma över som oaktsam när du stör honom eller henne med en sista-minuten-förändring.
3. Ge en uppriktig ursäkt. Även om du avbokar i god tid, låt honom eller henne veta att du är ledsen att du var tvungen att avbryta mötet. Han eller hon kan ha avbrutit andra planer för att träffa dig och du orsakade troligen honom eller henne besvär genom att avbryta.
   • En kort och enkel ursäkt räcker, till exempel "Ledsen att jag inte klarar den här gången."
   • Använd inte vagt språk eller säg att du "kanske" inte kan hålla avtalet. Det är alltid bättre att vara rak och ärlig.
4. Förklara kort varför du inte kommer att lyckas. Om du har en god anledning, till exempel trafikproblem eller sjukdom, låt honom eller henne veta att det var därför du var tvungen att avbryta. Om du har en mindre acceptabel anledning, till exempel att du har glömt mötet eller av misstag planerat ett dubbelmöte, ge en allmän förklaring, till exempel, "Det kom något som jag inte kan komma ifrån."
   • Det finns ingen anledning att gå i detalj om orsaken, även om du är ärlig. Om du fortsätter att brodera kan det verka som att du gör något.
   • Säg aldrig "något viktigare har kommit däremellan" eller liknande.
   • Gör inte ursäkter. Du riskerar att den andra personen upptäcker att du inte var rättvis, vilket kan förvärra situationen.
5. Låt personen veta att du värdesätter deras tid. Var noga med att betona att du uppskattar att han eller hon planerar om mötet och att du är ledsen att behöva avbryta. Gör det klart att du känner igen att hans eller hennes tid inte är obegränsad.
   • Detta är särskilt viktigt om den andra personen skulle träffa dig som en tjänst, till exempel en professionell inom ditt område med mer erfarenhet.

Del 2 av 2: Gör ett nytt möte

1. Erbjud dig att träffas igen om du avbryter. Detta kommer inte bara att spara besväret med omplanering senare, men det kommer också att visa att du fortfarande är intresserad av mötet. När du ringer eller mailar för att avbryta bör du avsluta med att säga att du vill planera om när det passar honom bäst.
2. Ge några gånger när du är tillgänglig för att träffas. Du måste göra ditt bästa för att uppfylla den andras schema, men det är bra att ge dem några alternativ att välja mellan. Ta reda på tre eller fyra gånger att du är tillgänglig och fråga om dessa tider är lämpliga för honom eller henne.
   • Du kan till exempel säga "Jag är fri på fredag ​​efter 14:00 och alltid på måndag eller tisdag mellan 13:00 och 17:00. Är dessa tider lämpliga för dig, eller föredrar du en annan tid? "
3. Erbjud dig att träffas nära dem. För att kompensera för att avbryta det första mötet är det en bra idé att försöka göra det omplanerade mötet lättare för honom eller henne. Erbjud dig att träffa personen på hans eller hennes kontor eller någonstans nära där han eller hon kommer att vara då.
   • Du kan också föreslå ett möte via Skype eller Google Hangouts om personen du försöker boka med är mycket upptagen eller långt borta.
4. Välj en tid när du vet att du kan göra det. Efter att ha avbrutit en gång kan det vara ännu mer irriterande eller obekvämt att behöva avbryta igen, och du kan skada ditt rykte hos personen du träffar. Kontrollera ditt schema noggrant och se till att den nya överenskomna tiden är bekväm för dig och att det inte finns någon stor chans för något oväntat under den tiden.
   • Till exempel, om du inte har några möten i december, men du vet av erfarenhet att din kalender kommer att vara full runt semestern, är det bättre att inte flytta ditt möte till dessa dagar.
5. Registrera den överenskomna tiden. När du har valt en tid för att planera om ditt möte, lägg det i din kalender. Du kan också skapa en fysisk anteckning och placera den någonstans så ser du den för att påminna dig själv.
6. Tacka personen för tålamod när du träffas. Börja ditt möte genom att tacka den person eller de personer du träffade för att flytta mötet. Du behöver inte be om ursäkt igen, men att visa att du uppskattar honom eller henne för att justera ditt schema visar att du uppskattar hans eller hennes tid.

Tips

• Du bör undvika att avbryta möten så mycket som möjligt, eftersom det kan vara dåligt för dig och skada dina relationer.
• Om du har träffat någon vars tjänster du betalar för, till exempel en konsult, kontrollera om han eller hon har avbokningsregler.