Innehåll

• Steg
• Tips
• Varningar

För en korrekt organisation av arbetet på kontoret är det mycket viktigt att ha ett effektivt system för redovisning och lagring av dokument. Oavsett antalet personer som har tillgång till dokument, bör systemet vara organiserat så att alla kan hitta det dokument som krävs. Om systemet för inspelning och lagring av dokument är svårt att använda, kommer du att börja lämna alla dokument till hands i rädsla för att tappa dem i arkivskåpet, vilket resulterar i att ditt skrivbord kommer att fyllas med högar med papper.

Steg

1. 1 Välj ett arkiveringssystem. Oavsett vad det är måste det först och främst vara logiskt så att du vet den exakta platsen för varje dokument. Möjliga lösningar:
   • Alfabetisk. Detta system fungerar bäst om de flesta av dina dokument innehåller namnen på klienter, patienter eller kunder.
   • Ämne eller kategorier: De flesta system är organiserade efter ämne eller kategori, de fungerar bra när de är ordnade korrekt, men mycket förvirrande när de inte är ordentligt organiserade.
   • Numrerad / kronologisk. Detta system fungerar bäst för numrerade eller daterade dokument som inköpsorder eller recept.
2. 2 Använd hängande mappar i arkivskåp. Hängande mappar går inte att ta bort, de fungerar som hållare för kuvert som du tar ut ur lådorna.
3. 3 Ordna dokument i staplar i kategorier. Om stapeln är mer än 5 cm hög, dela den i underkategorier. Om bunten är för låg, kombinera den med en annan bunt och byt namn. Namnen på staplarna bör låta dig enkelt avgöra vilken av dem du vill skicka ett visst dokument.
4. 4 Lägg varje bunt i ett kuvert och etikett tydligt. Det är bäst att använda centrerade flikar i stället för förskjutna för att ge dina dokument ett renare utseende.
5. 5 Lägg kuvert i hängande mappar. För de flesta dokument fungerar vanliga hängande mappar, men för tjocka eller underkategoriserade dokument, använd plattbottnade mappar. Du kan ordna mapparna i vilken ordning som helst, men vanligtvis används ett alfabetiskt system för detta.
6. 6 Märk de hängande mapparna med samma namn som kuverten. Ordna alla plastflikar på vänster sida av mappen om du inte använder ett vertikalt arkivskåp. I det senare fallet, med mapparna från vänster till höger i en öppen låda snarare än från framsidan till baksidan, placera flikarna till höger.
7. 7 Reservmappar och kuvert ska vikas nära arkivskåpet så att du alltid snabbt kan lägga till en mapp när du har ett dokument i dina händer som inte tillhör de befintliga mapparna. Använd inte mappar som är för tjocka eller tunna. Kom ihåg att ändra mappnamn när du ordnar om dokument.
8. 8 I slutet av året tar du bort alla mappar, märker de nya pappersmapparna med samma kategorinamn och lägger dem i arkivskåpen. Gå igenom de gamla mapparna för att överföra några av de dokument du behöver till de aktuella mapparna och skicka resten till arkivet.

Tips

• Du kanske vill färgkodade mappar genom att skriva ut färgade taggar på din dator för att få ditt skåp att se mer imponerande ut. Men när du behöver göra ändringar, till exempel lägga till en mapp, kan du bli frustrerad när du upptäcker att du har slut på mappar med rätt färg och måste signera mappen manuellt. Enkelhet är det säkraste.

Varningar

• Skapa aldrig en stapel som heter "Diverse", annars kommer du aldrig att kategorisera dessa dokument.
• Efter att ha organiserat ett arkiveringssystem, håll ordning i arkivskåpet. Ta dig tid varje dag att sortera och ta bort dokument från ditt skrivbord. Motstå frestelsen att placera en djup dokumentkorg ovanpå arkivskåpet, annars fyller du den och slutar med ett rörigt lager.