Hur man skapar en rutin för att sluta slösa tid

Innehåll

Steg
Metod 1 av 3: Använd en lista
Metod 2 av 3: Använd en graf
Metod 3 av 3: Eliminera distraktioner
Liknande artiklar

Du kanske är en heltidsstudent som försöker bli bättre på att hantera sin tid, eller så kan du vara en arbetsgivare som försöker hitta en väg ut så att deras anställda slutar slösa tid. Oavsett din roll är du förmodligen fokuserad på hur du skapar en daglig rutin som låter dig sluta slösa tid och få ut det mesta av din dag. Organisatoriska strategier som listor och scheman, liksom åtgärder för att minska störningar som äter upp värdefull tid, kan vara till hjälp.

Steg

Metod 1 av 3: Använd en lista

1 Lista byggnaderna för dagen. Ta ett papper och en penna. Tänk på de uppgifter du planerar att göra den dagen eller ansvaret för dagen och skriv ner dem alla på papper. Listan kan likna en av följande: ”Shopping, Tvätt, Städning, Läxor” eller ”Rapporter för klienter, kontrollera post och skicka brev, möta, arbeta med dokument”.
- Lägg till så många uppgifter i listan du kan tänka dig, från små till stora. Du måste komma ihåg alla åtaganden och uppgifter för dagen för att vara säker på att lägga dem på prioriteringslistan.
2 Prioritera uppgifter. Ett sätt att arbeta effektivt är att först fokusera på de högst prioriterade uppgifterna och sedan flytta ner listan till uppgifterna med lägst prioritet. Detta kallas 80/20 -regeln, där de aktiviteter som ger mest nytta ska ta 80% av din tid och de aktiviteter som ger minst nytta bör ta upp 20%.
- Gå igenom listan och tilldela varje uppgift ett nummer som motsvarar dess betydelse. Ordna dem sedan så att listan börjar med högsta prioritet och mest användbara uppgifter och slutar med de minst prioriterade och lönsamma.
3 Grupprelaterade uppgifter tillsammans. När du har skapat och prioriterat din lista med uppgifter måste du gruppera små uppgifter i grupper så att de bildar en process. Till exempel kan du gruppera uppgifter som att svara på mejl och ringa kunder till en grupp, avsätta en timme för dem och kalla dem "prata med kunder". Sedan kan du enkelt och lugnt arbeta med varje uppdrag inom den tilldelade tidsramen.
- Försök att gruppera alla uppgifter på det här sättet så att du inte behöver byta till olika processer och spendera tid på att ta reda på vilken uppgift du ska arbeta med härnäst. Att gruppera relaterade uppgifter kan hjälpa dig att organisera din tid mer effektivt och minska stressnivån medan du arbetar med uppgifterna från listan.
4 Ge dig själv mindre tid för varje uppgift. Enligt Parkinsons lag minskar tiden du behöver för att slutföra uppgiften genom att ge dig mindre tid att slutföra en uppgift. Istället för att avsätta tid att spara, begränsa den tid du avsätter för varje uppgift så att du måste få det gjort snabbare. Du kan göra detta långsamt och gradvis minska den tid du lägger på varje uppgift tills du når den gyllene medelvägen där du inte känner mycket press och bråttom, men du har inte tid att skjuta upp eller slösa tid.
- Någon gång kommer du att utveckla en bra känsla för tidshantering, särskilt om du bara behöver lägga en begränsad tid på varje uppgift. Detta kan vara till stor hjälp om du brukar ha samma rutin eller en liknande lista över uppgifter varje dag.
5 Belöna dig själv när du har slutfört alla uppgifter på listan. När du har korsat alla uppdrag från listan, vanligtvis i slutet av dagen, bör du ge dig själv en liten komplimang och bortskämdhet. Detta kan vara en utsökt middag, ett glas vin eller en fritid när du kan göra något roligt och roligt. En liten belöning kommer att fungera som ett incitament för att slutföra alla uppgifter för dagen.
- Du kan bestämma vad din belöning kommer att bli redan innan du börjar din dag så att du kan använda belöningen som motivation för att slutföra uppgifter. Låt oss till exempel säga att du måste förbereda dig för en tentamen och har planer på att äta middag med vänner. Använd dina planer för kvällen som en ursäkt för att fortsätta lära och slutföra uppgifter hela dagen så att du inte behöver missa middagen senare.

Metod 2 av 3: Använd en graf

1 Gör ett schema för varje timme på dagen. Ta ett papper eller använd din datorkalender för att skapa celler för varje timme på din arbetsdag eller varje vakande timme. Det kan vara från nio till fem eller tio till sju. Även om du inte behöver fylla i varje tidsperiod ner till minut, skulle det vara bra att se till att varje timme av din dag tas med i ditt schema.
- Börja fylla i varje timme med de uppgifter du behöver slutföra. Du kan börja med de viktigaste uppgifterna och gå ner till de mindre viktiga. Dessutom, om du anser dig själv vara en morgonperson, försök sedan ta den första halvan av dagen för svårare uppgifter. Men om du vet att du har en andra vind efter lunch kan du avsätta viktiga uppgifter för denna tid på dygnet. Försök att utforma ditt schema för att passa dina behov och arbetsvanor. Detta kommer att göra dig framgångsrik och göra ditt schema mer effektivt.
- Du kan skapa en mall för ditt schema på en tavla eller kalender så att du kan uppdatera det varje dag enligt dina uppdrag för en viss dag.
2 Ta en tio minuters paus varje timme eller två. Det kan vara svårt att fokusera på ett uppdrag eller en grupp av uppdrag i mer än två timmar. Se till att schemalägga en tio minuters paus varje timme eller två så att du inte känner dig stressad eller överväldigad av jobbet. Under denna mini-paus kan du ta dig ut från din arbetsplats och gå runt på kontoret eller chatta med en kollega i kontorköket. Du kan göra dig en kopp kaffe eller ta en kort promenad i frisk luft. Försök att hålla dig till 10 minuter för att hålla jämna steg med ditt schema.
- Du kan också ta 10 långa, långsamma, djupa andetag varje timme för att uppdatera ditt sinne och ta en kort paus. Detta kan hjälpa dig att få ett nytt perspektiv på den uppgift du håller på med eller håller på att slutföra, och ser till att du inte glömmer bort dig själv trots en hektisk dag.
3 Försök att slutföra uppgiften korrekt första gången. Istället för att rusa och försöka ta dig igenom alla uppgifter så snabbt som möjligt, ta dig den tid du behöver för att få varje uppgift utförd korrekt första gången. Att rusa igenom posten kan dra ut din e -postutbyte, särskilt om du skickar obegripliga eller oklara meddelanden till kunden. Sakta ner och ta tillräckligt med tid för att skriva tydliga e-postmeddelanden eller noggrant läsa om dina studieanteckningar. Att göra det rätt första gången kommer att spara mycket slösad tid i längden.
4 Be en vän eller kollega att kontrollera dina framsteg då och då så att du håller dig på rätt spår. Ibland behöver vi stöd från andra för att hålla fokus på uppgiften. Låt en nära vän, förälder, arbetskamrat, bror eller syster kolla dig varannan timme för att vara säker på att du har schemat.
- Din följeslagare kan ge dig en kopp kaffe eller muntra upp dig med fina ord så att du kan få lite distraktion, skratta eller le och återgå till dina dagliga uppgifter. Medan du kanske är upptagen kommer ett par minuter med en vän att muntra upp dig och hjälpa dig att hantera din tid mer effektivt.

Metod 3 av 3: Eliminera distraktioner

1 Du behöver inte ständigt kolla din e -post. Detta kan skapa ett start-stop-start-mönster i din arbetsdag och leda till bortkastad tid. Försök att inte öppna din e -post under dagen, särskilt om du behöver fokusera på en annan uppgift. Avsätt tre tidsluckor för att kontrollera din post i ditt schema: tidig morgon, strax efter lunch och mot slutet av dagen. Detta kommer att hindra dig från att bli distraherad av den kontinuerliga strömmen av e -postmeddelanden under hela dagen och garanterar dig dedikerad tid att arbeta med e -postmeddelanden.
- Samma principer kan tillämpas på andra kommunikationsmedel, till exempel röstbrevlåda, textmeddelanden och telefonsamtal. Försök att inte hänga i din telefon hela tiden, såvida du naturligtvis inte väntar dig ett viktigt textmeddelande eller telefonsamtal. Detta hjälper till att begränsa raster i arbetsflödet och hjälper dig att hålla schemat.
2 Stäng av telefonen och stäng av internet. Om möjligt, välj minst en timme på din arbetsdag när du kan stänga av telefonen och stänga av din internetanslutning. Detta gör att du kan fokusera på arbete som kräver fullständig koncentration och brist på distraktioner som din telefon eller internet.
- Att eliminera dessa faktorer, som lätt kan distrahera dig, kommer att vara särskilt användbart när du arbetar med ett skolprojekt eller en stor rapport. Koppla ur telefonen så att du inte har någon anledning att kontrollera den var femte minut eller låta dig se till att titta på nyheter på sociala nätverk.
3 Varna andra för att inte distrahera dig. Försök att inte uppmuntra andra att distrahera dig och inte distrahera andra själv. Låt dem bara veta att du arbetar. Du kan stänga dörren eller sätta upp en upptagen skylt.Du kan också skicka ett e -postmeddelande till ditt kontor för att påminna dig om att en viss tid på kontoret är tyst arbetstid.
4 Försök att inte avvika från din rutin. När du har satt ihop en arbetslista eller ett schema och skyddat dig mot störningar, använd din viljestyrka och koncentration för att hålla dig till din rutin. De flesta förstår skillnaden mellan välutnyttjad tid och bortkastad tid, så försök att inte falla i fällan att slösa tid. Bygg på ditt schema och i slutet av dagen kan du njuta av en känsla av prestation och väl tillbringad tid.