Författare:
Laura McKinney
Skapelsedatum:
2 April 2021
Uppdatera Datum:
1 Juli 2024
Innehåll
Har du problem med en bank, försäkringsbolag, statlig myndighet, arbetsgivare eller skola? Behöver du skicka dem ett brev som övertygar dem om att göra något eller övertala dem för att hjälpa dig att lösa ett problem men du är inte säker på var du ska börja göra det? Följande artikel kommer att vägleda hur man skriver ett effektivt övertygande brev.
Steg
Del 1 av 4: Förbered
Upp idéer. Innan du börjar skriva ett brev, tänk på vad du vill förmedla genom brevet, varför du skriver detta brev, liksom de invändningar som mottagaren kan erbjuda efter dig. läs brev. Att ha en idé i åtanke först hjälper dig att tydligt definiera brevets huvudinnehåll och förstå ämnet som brevet står inför.
- Öppna brevet med ett meningsmönster: Jag vill övertyga "läsaren" om "syftet". Ersätt frasen "läsare" med personen du skickar brevet till och "syftet" med det du försöker övertyga.
- När du har slutfört ovanstående steg, fråga dig själv: Varför? Understryka skäl till varför du vill att läsaren ska hålla med dina önskemål.
- När du väl har listat anledningarna till det, organisera dem efter betydelse. Lägg alla viktiga skäl i en kolumn och skälen som är mindre viktiga än i en annan kolumn. Detta steg hjälper till att sammanfatta information för att lyfta fram viktig och relevant information.
Känn ditt syfte. Se till att du vet exakt vad dina mål är. Vad är det du behöver göra och vad du vill att dina läsare ska göra.- Tänk samtidigt själv på lösningar för att lösa de problem du funderar på.
Förstå målbrevet. Att analysera och förstå ditt ämne hjälper dig att forma sammansättningen av ditt brev. Om möjligt, avgöra om dina läsare sannolikt kommer överens eller inte håller med dig, eller om de kommer att vara på den neutrala sidan. Detta steg hjälper dig att ta reda på var du kan tänka dig mer.- Försök att identifiera den verkliga identiteten för personen du skickar brevet till. Vem är de och vad får dig att tro att de verkligen borde hjälpa dig? Kommer ditt brev bara att ignoreras eller kommer det att hanteras? Är mottagaren i hög position eller är den person som ansvarar för att lösa problemet? Beroende på mottagarens position kommer det att finnas olika formuleringar.
- Försök ta reda på vad läsarens åsikter och sätt att tänka på ämnet som diskuteras. Kan motsägelsefulla åsikter uppstå mellan dig och dina läsare? Hur kan du presentera sådana åsikter på ett formellt sätt?
- Ta reda på vad som intresserar din läsare med ditt ämne. Har de förmågan att hantera? Påverkas de direkt av detta ämne? Hur mycket tid behöver de spendera på att granska dem?
- Tänk på vilka typer av bevis du ska presentera i din uppsats för att övertyga läsaren.
Undersök ämnet. Mycket övertygande språk bör innehålla faktiska bevis och relaterad information. Se till att du ser från ett annat perspektiv. Studera inte bara problemet ur din synvinkel utan nämn de motsatta åsikterna och deras fakta.- Använd fakta, logiska argument, statistik och relevanta bevis för att stödja ditt påstående.
- Istället för att bara insistera på att den motsatta sidans ståndpunkt är fel, förklara varför din ståndpunkt är korrekt och förtjänar att övervägas.
Del 2 av 4: Formatera ett brev
Använd blockformat. Affärsbrev har ett unikt format. När du läser ett brev skrivet i rätt format distraheras läsaren inte på ett eller annat sätt. Omvänt, om du inte ordnar ordentligt, kommer brevet att ge ett dåligt intryck av dig i läsarnas ögon och de kan kasta ditt brev åt sidan.
- Börja med att använda radbrytningar och separata stycken.
- Rikta in varje stycke. Med andra ord, fördröj inte stycket som i prosa eller uppsatsskrivning.
- En rad mellan styckena.
- Använd ett standardteckensnitt, vanligtvis Times New Roman eller Arial med en teckenstorlek på 12.
Adressen placeras separat i början av brevet. Börja med att skriva din adress i det övre vänstra hörnet av brevet. Inkludera inte ditt namn, men ange bara adressen till gatan, staden, provinsen (använd "stat" för länder med stater som USA ...) och riktnummer. Du kan också ange ditt telefonnummer och e-post på de separata raderna nedan. Om du bor i Storbritannien bör adressen vara på höger sida. Sedan en rad bort.
- Ange datumet. Månader skrivs i brevform följt av datum respektive år. Obs! Den här metoden används i engelsktalande länder. I Vietnam använder vi ordern "Dag ... månad ... år ..."). En linje.
- 4 juni 2013
- Skriv in mottagarens namn och adress. Försök att ange mottagarens identitet. En linje.
Öppna brevet med en hälsning. "Kära" med mottagarens namn är en accepterad bekant introduktionsform. Se till att mottagarens namn skrivs korrekt så att namnet i hälsningen matchar mottagarens namn i meddelandehuvudet.
- Använd titlar som Mr. (Mr.), Ms. (Ms.), Professor (Dr.) i kombination med mottagarens förnamn när du hänvisar till efternamnet. Om du inte är säker på vilket namn du ska kalla en kvinna, använd "Ms. (Ms.)"
- Använd alltid ett kolon efter en titel.
- Lämna en rad mellan hälsningen och första stycket
- Kära professor Brown:
Stäng brevet med en slutsats. Innan du skriver din avslutande mening, tänk på bokstavstonen. "Tack" är en av de grundläggande typerna av avslutande meningar, medan meningar som "Vänliga hälsningar" är mer vänliga. Tänk på om ditt brev matchar ett respektfullt eller vänligt slut. Oavsett vilken typ av mening du väljer måste du följa regeln om att det första ordet ska vara versalerat och nästa ord är gemener. Efter slutet av meningen är ett komma.- Välj "Bästa hälsningar, (med respekt för er)" för det formella e-postformatet. "Med vänliga hälsningar", "Vänliga hälsningar", "Tack, (tack,)" eller "Med vänliga hälsningar, (Med vänliga hälsningar,)" är slutformulär. standard för företags-e-post. "Bästa hänsyn, (bäst,)", "bästa hänsyn" eller "ha en trevlig dag" är intima uttryck. och en mindre avlägsen känsla.
- Gör plats åt fyra rader för din signatur innan du skriver in ditt namn.
- Tack,
Del 3 av 4: Skriva brev
Kort och koncis. Övertygande bokstäver ska vara korta och artiga. Entreprenörer läser sällan ett brev som är mer än en sida långt eller ett brev med en irriterande ton. Vandra inte, sprida. Försök att använda tydliga, sammanhängande meningar. Undvik off-topic och ge ut onödig, marginell eller överdriven information.- Undvik att använda alltför detaljerade meningar. Behöver använda mycket övertygande förklarande meningar. Meningarna ska vara korta, lätta att förstå och lätta att läsa.
- Skriv inte för långa stycken. Ta inte med för mycket information i varje stycke, eftersom det kommer att få läsaren att känna sig deprimerad när du läser brevet, gå inte ifrån ämnet eller försök att göra saken mer förvirrande. Håll dig till informationen som är nära relaterad i varje stycke och gå vidare till en annan när du börjar utveckla en ny idé.
Ange huvudidén i de två första meningarna. Börja med en lätt och rak inledande mening. Ange dina önskemål (det vill säga huvudidén) i de två första meningarna.- Första stycket bör bestå av endast två till fyra meningar.
Andra stycket bör betona syftet med brevet. I det här stycket beskriver du dina tankar, krav eller mål. Istället för att ange specifika skäl, information eller innehåll, förklara fullständigt din position, dina poäng, intressen eller krav och förklara vikten av problemet. hur inflytelserikt det är på dig som tvingar dig att agera.
- Kom ihåg att ordna ditt innehåll på ett rimligt, artigt sätt med realistiska meningar. Undvik att använda alltför känslomässigt språk, använd inte tvingade ord, använd inte oartiga meningar med läsarna (läsare här kan vara individer eller organisationer) samt visar inte oförskämdhet mot motparten.
Gör stödjande poäng i nästa stycken. De närmaste styckena kommer att motivera din poäng genom att tillhandahålla medföljande information och ytterligare detaljer. Var noga med att tillhandahålla logiska, faktiska, rimliga, praktiska och juridiska detaljer. Erbjud inte bara åsikter som är känslomässiga, övertygelser eller helt enkelt personliga önskningar. Låt inte läsaren läsa en lång historia; poäng måste göras snabbt och exakt. Här är några små taktiker som hjälper dig att uppnå detta:
- Citerar faktiska statistik och händelser för att engagera läsare. Se till att den presenterade statistiken och fakta kommer från tillförlitliga, legitima källor och att statistiken och fakta tillämpas ärligt av dig i sitt ursprungliga sammanhang. .
- Citera forskarexperterna för att visa att de har en liknande syn på dig i denna fråga och motsätter sig den motsatta sidans åsikter. Dessa experter måste ha en pålitlig position inom det område de forskar på och kunna göra en punkt i frågan i fråga.
- Ange skälen till att din begäran ska godkännas. Metoden att övertala genom att förklara för någon varför du tror att något ska göras så att de kan ändra sig mer effektivt än att bara be dem att göra något. . Förklara den aktuella situationen och varför den behöver ändras.
- Ge dina detaljer, specifikationer och förståelse för frågan som talar om kravet. Nämn tidigare strävanden för att lösa problem eller bristen på åtgärder.
- Bevis relaterat till frågan i fråga bör åtföljas av ett exempel. Presentera bevis som skulle få läsaren att se betydelsen av problemet.
- Kom ihåg att begränsa vad du behöver nämna i ditt stycke. Gör helt enkelt ditt ärende och din situation tydlig. Inte för djupt in i detaljerna, men det är nödvändigt att ge tillräckligt nyckelinnehåll. Välj bara den mest relevanta statistiken, experterna och vittnesmålen.
Motbevisa den motsatta sidans åsikt. Nyckeln till att effektivt kunna övertala någon är att utmana motsatta åsikter. Om du vill förutsäga stötande argument eller frågor från läsarna kan du nämna dem i brevet. Hitta gemensam grund med den motsatta sidan eller kom med övertygande åsikter för att stödja din åsikt.
- Se till att du öppet erkänner skillnaden mellan din syn och den andra sidan. Att försöka dölja dem kommer bara att försvaga ditt argument. I stället betona de värderingar, upplevelser och frågor som du har gemensamt med den motsatta sidan.
- Undvik att använda dömande språk. Att sätta för mycket känslor i ord minskar rättvisan i dina argument. Ett brev med för mycket negativitet och omdöme kan hindra dina läsares samtycke till dina åsikter.
Stäng brevet genom att upprepa din begäran. Upprepa din begäran eller åsikt i slutet av meddelandet. I det här stycket kan du föreslå en lösning eller vidta åtgärder för att lösa problemet. Nämn i brevet att du kommer att följa upp detta brev per telefon, e-post eller med självkontroll.
- Att avsluta med en väletablerad mening hjälper till att övertyga läsaren att luta sig mot dig eller åtminstone hjälpa dem att se problemet tydligare ur din synvinkel.
- Ta med egna lösningar eller metoder. Håller med om att kompromissa eller så tar båda sidor ett steg tillbaka. Visa läsaren vad du har gjort och vad du förbereder dig för att ta itu med situationen.
Del 4 av 4: Sista stegen
Kontrollera om det finns fel. Stavningsfel och dåliga grammatiska strukturer är det första som ger läsarna ett dåligt intryck av dig. Först när artikeln inte har några fel kan läsaren fokusera på innehållet och tanken som artikeln vill förmedla. Läs igen brevet flera gånger innan du trycker på skicka-knappen. Läs brevet högt för att höra om det går bra.
- Om det behövs, låt någon kontrollera stavfel i ditt brev (eller så kan du använda programvara för stavningskontroll).
Signera med din riktiga signatur. Underteckna brevet direkt om du skickar det istället för e-post. Detta hjälper dig att anpassa brevet och verifiera att brevet skrevs av dig.
Skicka kopior till viktiga personer. Om andra personer i företaget eller i en annan organisation behöver läsa ditt brev, skicka dem en kopia. Det innebär att skriva ut motsvarande antal personer som ska skickas, signera de riktiga kopiorna och skicka.
Avsändare ska behålla en kopia. Håll alltid anteckningar om din post när den skickades och mottagarens information. Anteckna vad du behöver göra för att lösa problemet tills problemet är löst. annons
Råd
- Bör skriva i formell form. Mottagaren av brevet litar inte på dig om du använder ett informellt eller informellt konversationsspråk.Att använda formellt språk hjälper också till att göra bokstaven mer artig än användningen av meningslös slang!
- Använd ett mildt språk. Människor tenderar att hjälpa dem som är snälla mot dem.
- Inte av ämnet. Var noga med att inte lägga till extra information som inte är relevant för ämnet du pratar om. Håll dig istället till det relevanta innehållet och komplicera inte saken. Använd verkliga fakta för att få dem att sticka ut.
- Använd endast kulor i mellersta stycket om några av stegen, åtgärderna eller förslagen behöver visas tydligt.
- Använd standard engelska för att skriva brev (för engelsktalande länder). Detta är inte en text eller sociala medier; detta är ett formellt brev. Förkortningar, slang och emojis kan förmedla ditt meddelande.
- Justera fokuspunkter efter företagens eller agenternas uppfattning. En ideell organisation och ett stort företag kan tänka annorlunda.
- Behandla inte dina läsare som om de är skyldiga dig något och ber om något från dig. Övertyga dem istället på ett vänligt och professionellt språk.
