Författare:
Peter Berry
Skapelsedatum:
17 Juli 2021
Uppdatera Datum:
1 Juli 2024
Innehåll
Det sätt du väljer att svara på någon kan påverka hur de och andra uppfattar dig. Lyckligtvis vet du hur och när du ska ge feedback är något du kan lära dig att förbättra. Om du pratar med någon ansikte mot ansikte är nyckeln att vara uppmärksam på dem och låta dem uttrycka sina tankar innan du ger ett övervägande svar. När du chattar med textmeddelanden finns det några tysta regler du måste följa för att kunna kommunicera framgångsrikt. E-post är den mer formella formen av kommunikation med professionella konventioner som du måste följa för att kommunicera effektivt och svara på lämpligt sätt.
Steg
Metod 1 av 3: Svara på textmeddelanden
Använd vardagsspråk när du textar. E-post, korrespondens och till och med ansikte mot ansikte-chatt kan äga rum på ett mer formellt sätt.På grund av textmeddelandenas korta och begränsade karaktär är det lämpligt att använda ett mer avslappnat språk och förmedlar meddelandet att konversationen är mer personlig.
- Du kan till exempel använda “b” istället för “du” för att spara utrymme, skicka ett meddelande snabbare och uttrycka en avslappnad ton.
- Teckenregler är vanligtvis bekvämare i textmeddelanden. Till exempel kan den obligatoriska regeln för komma göra att konversationen känns bombastisk och formell.
- Antag inte alltid att sms är okej, men om den andra personen använder vardagsspråk, svara på dem för att hjälpa dem slappna av.
Ställ öppna frågor för att utveckla konversationen. Om du vill hålla en textchatt igång hjälper den andra personen att prata mer och uttrycka sin åsikt om ett ämne genom att ställa öppna frågor. Att ställa frågor som ger ett kortfattat, ja eller nej-svar gör konversationen tråkig.- Om du till exempel pratar med någon om ditt företag kan du fråga "Hur tycker du om ett nytt projekt?"
- Om du vill veta mer om en persons tankar om ett ämne, försök att skicka dem som "Jag håller med dig, men varför tror du det?"
Undvik att skicka svåra eller enkla ord. Textmeddelanden ska vara relativt korta, men ett kort eller hastigt svar kan förmedla meddelandet att du är arg eller upprörd på personen. Om du svarar på någons meddelande, skicka dem ett meningsfullt svar som innehåller minst 1 eller 2 meningar.- Ibland är det helt acceptabelt att svara "OK" om det är vettigt i sitt sammanhang. Undvik dock att skicka ordet "K" igen, eftersom det känns grovt och oförskämt.
Råd: Om du vanligtvis ger korta svar kan du fortsätta göra det.
Använd skiljetecken och emojis för att förmedla ton. På grund av textmeddelandets objektiva karaktär kan människor förstå ton eller känslor genom ett koncist språk. Du kan tydligt kommunicera dina idéer med hjälp av skiljetecken och emojis om ditt meddelande ser vagt ut.
- Du kan till exempel svara: ”Jag vet, tack. :) ”då känns inte texten som om du är irriterad eller plötslig mot personen.
- Ibland känns det som om du är arg genom att använda prickar. Det är till exempel bekvämare att säga "Nej, det finns inte" istället för att säga "Nej. Det har inte".
Granska meddelandet innan du skickar det. Innan du skickar meddelandet bör du kontrollera det snabbt. Kontrollera om det finns stavfel och se till att du förmedlar rätt budskap och använder rätt ton.
- När du har skickat meddelandet kan du inte hämta det! Så det är bäst att ha en snabb kontroll innan du skickar.
Skicka inte nästa grupp meddelanden. Massor av meddelanden och textmeddelandetrådar kan irritera och frustrera andra. Skicka ett svar som innehåller allt du vill säga, istället för att skicka många korta meddelanden.
- Det är också normalt att skicka en extra text om du glömmer dig eller behöver klargöra något.
- Om någon inte svarar på två meddelanden i rad vill de förmodligen inte prata med dig eller så pratar de inte. Hur som helst bör du ge dem tid och utrymme att svara.
Be om ett telefonsamtal om konversationen blir för komplicerad för sms. Textmeddelanden ska vara korta och kortfattade. Om textchatten börjar bli för klumpig så att du inte kan uttrycka dina tankar ordentligt, fråga om personen kan ringa dig så att du kan prata i detalj eller diskutera dina tankar ordentligt. Fullständigt uppsatsutlåtande.
- Försök att skicka SMS så här, ”Det blir lättare att förklara via telefon. Kan du ringa mig, tack! "
Metod 2 av 3: Chatta direkt med någon
Lyssna noga när någon pratar med dig. När någon pratar med dig, ta kontakt med ögonen och var uppmärksam på vad de säger. Detta visar att du lyssnar och förstår vad de säger.
- Var uppmärksam på högtalaren så att de känner sig bekväma med att prata med dig.
- Luta dig närmare eller fråga din partner om du kan flytta till en tystare plats om du har svårt att höra tydligt.
Var uppmärksam på icke-verbala signaler från talaren. Kroppsspråk kan förmedla mer än bara en persons ord. Medan någon pratar, observera deras kroppsspråk för att se hur du ska svara.
- Till exempel, om någon fortsätter att titta runt eller vrida fötterna fram och tillbaka, kan de vara oroliga eller rädda. Fråga dem om de är okej istället för att svara på vad de säger.
- Du bör också lyssna på hur de talar. Om de talar högt eller stötande är de troligen upprörda eller arg över konversationen. Du behöver ett annat tillvägagångssätt när du svarar för att undvika ytterligare stress.
Undvik att svara medan någon pratar. Om du är för upphetsad eller entusiastisk över att svara innan någon slutar prata, kommer de att märka och kan vara upprörda. Vänta tills de har pratat och du har hört allt de vill säga innan du ger svar.
- Det vore oförskämt att störa dina egna tankar medan någon annan talar.
Råd: Lyssna och kom ihåg de viktigaste punkterna du planerar att svara på medan någon pratar, men ignorera inte vad de säger efteråt så att du kan ge smartare eller snabbare svar. snabb.
Vänta tills de pratar innan du pratar. När du pratar med någon, låt dem avsluta sina tankar innan du svarar. På så sätt vet du alla fakta och information de vill förmedla så att du kan ge insiktsfulla och insiktsfulla svar.
- Ibland kommer människor att lägga till lite mer information när de har pratat. De kan till exempel säga "Åh vänta, jag glömde att säga detta." Låt dem säga allt de vill säga.
Tänk på svaret så att du kan tala med självförtroende. Innan du svarar, ta en stund att överväga all information du redan känner till. Om du ger ett svar utanför ämnet kommer den andra personen att tro att du inte lyssnade på vad de sa.
- Att ta en stund att tänka på hur man ska svara säkerställer också att du ger ett intelligent svar.
Ställ frågor om du behöver förklaring eller mer information. Om du inte kan höra eller förstå vad någon säger, försök inte svara med missförstånd eller missuppfattning. Fråga dem vad de sa eller vad de menade så att du kan svara därefter.
- Om du är osäker på någons avsikter eller vill att de ska förklara sin sanna innebörd innan du svarar, ställ en öppen fråga: "Vad menar du?"
- Det är okej att fråga någon igen om du inte kan höra eller helt förstå vad de har sagt.
Tala direkt och tydligt när du svarar. När du väger den information du får och tänker på vad du vill säga, tala tydligt och självsäkert. Använd inte tvetydigt eller motstridigt språk för att försöka bli snabbare eller smartare. Människor uppskattar sanningen, så ge ärlig feedback för att visa att du bryr dig och förstår dem.
- Se till att de är uppmärksamma så att du inte behöver upprepa dem.
- Vet om någon annan vill prata och ge dem en chans att prata.
- Låt den andra personen svara på det du har sagt. Lämna inte eller avsluta konversationen eftersom du har haft en chans att prata.
Var beredd när någon invänder. Även om du har funderat på vad du vill säga finns det alltid en chans att någon kommer att invända mot dina ord. Det är också bra! Var beredd om någon argumenterar eller försöker se ner på vad du säger.
- Håll dig lugn och bli inte arg om någon försöker provocera dig.
- Låt andra bekräfta sin tro och åsikter. Försök inte tvinga dem att acceptera din åsikt.
Metod 3 av 3: Feedback via e-post
Svara på e-post inom 48 timmar. Snabbt svar på e-post är viktigt för att visa artighet och professionalism.Du behöver inte svara direkt, men du bör svara inom minst två dagar.
- Oavsett om e-postmeddelandet är irrelevant för dig eller av misstag, svara avsändaren för att meddela att de skickade fel person.
Använd en professionell hälsning i svarets e-post. E-post är vanligtvis viktigare än textmeddelanden eller telefonsamtal. Svara med "Hej" eller "Hej" framför en persons namn för att initiera e-postmeddelandet ordentligt.
- Om personen du svarar på har en speciell preferens för hälsning eller vill att du ska ringa dem med namn, gör så som krävs. Om de till exempel vill att du ska kalla dem ett kort namn, som "Bob" istället för "Robert", använd det förnamnet.
Begränsa användningen av utropstecken. Svaret ska ha rätt grammatik, stavning och skiljetecken. Att använda för mycket utropstecken kan dock få dig att verka uppriktig eller alltför aggressiv. Undvik att använda dem om det inte är lämpligt.
- Utropstecken är ett utmärkt sätt att gratulera någon eller förmedla spänning, men om de missbrukas är de ineffektiva.
Undvik typsnitt som är svåra att se när du skickar e-post. Välj ett grundläggande typsnitt så att din e-post ser professionell ut. Använd inte ett färgstarkt typsnitt eller typsnitt som Comic Sans när du skickar feedback-e-post.
- Ett grundläggande val är storleken 10 eller 12 för teckensnittet Arial eller Times New Roman.
Var uppmärksam på mottagaren i svarsmeddelandet. Ibland hjälper det att inkludera någon annan i svaret så att du kan inkludera dem i diskussionen. Att skicka det till en icke-närstående rådgivare eller kollega kommer dock att uppröra eller arg den person du svarar på.
- Om du behöver inkludera någon annan i e-postmeddelandet använder du "BCC" -funktionen, vilket innebär att du skickar e-post till många människor men informationen om dessa personer kommer att hållas privat.
Ange vem du vill svara på i ett grupp-e-postmeddelande. Om svaret till alla i gruppen var rätt svar, välj “Svara alla” när du skickar tillbaka det. Men om du behöver fråga eller klargöra ett visst ämne eller problem med en person, skicka det direkt till den personen.
- Om det finns en stor grupp människor i ett e-postmeddelande men du bara behöver svara på några få personer behöver du bara välja att svara på dessa personer.
Undvik att skicka ett tackmeddelande om det inte är nödvändigt. Ett kort e-postmeddelande som inte är användbart för en konversation är inte nödvändigt. Såvida inte avsändaren ber dig bekräfta att du har fått och förstått e-postmeddelandet, kommer det att vara onödigt och irriterande att skicka e-post.
Råd: Om någon skickar ett "visat" meddelande till dig, bekräfta att du har fått e-postmeddelandet genom att klicka på meddelandet för att skicka ett meddelande till dem.
Läs e-postmeddelandet igen och kontrollera mottagaren innan du skickar. Stavnings- eller grammatiska fel kan göra att din e-post ser oprofessionell ut. Innan du skickar, läs svaret igen. Kontrollera rätt stavning och grammatik och se till att du skickar rätt person.
- Lita inte på stavningskontroll för att hitta alla fel!
- Prova att läsa e-postmeddelandet högt innan du skickar det så att du kan höra innehållet tydligt.
- E-postapplikationer eller program fyller ofta e-postadresser automatiskt när du skriver in mottagarens datafält, vilket kan få dig att av misstag skicka e-postmeddelanden till fel person.
