Innehåll

• Att gå
• Metod 1 av 2: Undvik tidsödande vanor
• Metod 2 av 2: Gör upprepningstestet
• Tips

Stirrar du ofta ut genom fönstret i några minuter, även om du har arbete att göra? Letar du efter värdelös information eller spel på internet, även om du vet att du har viktigare uppgifter som är mer angelägna? Det kan ta tid att inse att du tenderar att fördröja. Nyckeln till att effektivt hantera din tid är att minimera distraktioner, fokusera på de viktigaste uppgifterna du behöver slutföra och hitta ett pålitligt sätt att mäta din produktivitet.

Att gå

Metod 1 av 2: Undvik tidsödande vanor

1. Håll dig borta från internet. Med internet bara ett klick eller tryck bort är det inte konstigt att vi ständigt kämpar för att kontrollera våra olika favoritwebbplatser. När du vet att sluta slösa bort tid och komma till jobbet är att undvika internet ett enkelt sätt att bekämpa förhalning.
   • Om din viljestyrka inte är tillräckligt stark för att hålla dig borta från Internet - eller värre, om ditt arbete kräver att du använder Internet - kan du installera webbblockeringsverktyg för olika webbläsare. Sätt bara på applikationen när du vet att du behöver koncentrera dig en stund och låt programmet ta över uppgiften för din viljestyrka.
2. Spara din e-postadress senare. En undersökning av Microsoft-anställda visade att de tillbringade i genomsnitt tio minuter på att svara på ett e-postmeddelande och sedan tog ytterligare 15 minuter att fokusera på uppgiften. Om du verkligen behöver fokusera på en viss uppgift, ställ in ett automatiskt svar på din e-post och kontrollera det inte förrän du är klar med ditt arbete.
   • Detsamma gäller mobilmeddelanden, textmeddelanden, aviseringar, påminnelser, etc. Dessa distraktioner uppmuntrar förhalning eftersom de ofta får dig att känna dig mer produktiv än andra tidskrävande, men sällan är det. Om möjligt, stäng av telefonen helt, om den ångest som kan orsakas av frånkoppling inte i sig är en orsak till distraktion.
3. Gör allt ditt arbete på en enhet. Att växla mellan en bärbar dator att arbeta på, din mobil för att kontrollera din e-post och en surfplatta för att visa en presentation är ett recept på katastrof. När du växlar mellan de olika enheterna kommer du troligen att ge efter för en eller flera distraktioner och sedan fokusera igen. Innan du börjar, försök att ha allt du behöver till hands på en enhet så ofta som möjligt så att du kan arbeta från den enheten.
4. Gör ett schema. De flesta människor hatar att hålla en agenda, men inte varje schema behöver vara så grundligt. När du arbetar med en specifik uppgift, ta fem minuter att skapa en lista, disposition eller lämpligt schema för uppgiften. Att förse dig med en hanterbar tidtabell ökar sannolikheten för att du kommer att vara fokuserad på uppgiften.
   • Arbeta med "tidsramar", fasta tidsblock för specifika uppgifter, för att dela upp dem i mer hanterbara bitar, vilket gör den röriga arbetsdagen mycket lättare att förstå. Du kan tillämpa detta på allt - från läxor till arbetsuppgifter eller hemreparationer.
   • Försök att gruppera uppgifter när det är möjligt. Om du till exempel måste gå till snabbköpet och behöver tanka, försök kombinera båda. Detta sparar tid eftersom du inte behöver gå två gånger separat för saker som enkelt kan göras samtidigt.
5. Sakta ner. Detta låter väldigt kontraproduktivt när det gäller tidskontroll, men om du försöker arbeta för snabbt eller börja multitasking på något mer än monotont arbete kan du sluta slösa bort din tid. Studier har visat att endast 2% av människorna faktiskt kan multitaska effektivt och spara tid. Att ta det lite långsammare hjälper dig inte bara att koncentrera dig bättre, men du kommer också att ha mindre stress.
   • Att sakta ner ger dig också en möjlighet att kontrollera att du har slutfört varje uppgift helt och tydligt, vilket gör det mindre troligt att du måste gå tillbaka för att klargöra saker eller rätta till misstag, som du troligen kommer att sluta med. Kommer att ta mer tid.
6. Håll dig fokuserad på uppgiften. Det är ingen överraskning att många studenter är särskilt aktiva socialt under veckan före tentor. Vi försenar ofta genom att ta på oss andra viktiga (men inte brådskande) uppgifter snarare än de viktigaste vi behöver slutföra. Att spendera mer tid på mindre viktiga saker är fortfarande ett steg bakåt och slöseri med tid när du har andra tidsfrister eller förfallodatum. Vet när uppgiften du arbetar med inte är den uppgift du ska göra först.
   • Försök att ge varje uppgift en viss prioritet. Börja med några små uppgifter att gå in i och fokusera sedan på de viktigaste eller mest brådskande uppgifterna i ditt liv.
7. Ge dig själv en paus då och då. Att arbeta oavbrutet utan att veta när du ska ta en paus är ett säkert sätt att bränna dig själv och bli frustrerad. Att ha en tid i åtanke när du slutar, oavsett om det är slutet på arbetsdagen, lunchen eller något helt annat, hjälper dig att inte överanstränga (vilket annars bara leder till en minskning av kvaliteten på arbetet).
   • Även om du är fast besluten att fortsätta på grund av ett papper till hands nästa dag måste du ta pauser som ger dig gott om tid att ta en paus innan du går vidare. Avbrott ger dig tid att ge din hjärna en paus och kommer i slutändan att göra dig lyckligare, mer fokuserad och mer produktiv.

Metod 2 av 2: Gör upprepningstestet

1. Skapa en tabell för att hantera tiden på dagen. Nu när du har en serie steg som hjälper dig att fokusera som beskrivs i metod 1, är testet ett utmärkt sätt att testa hur effektivt du använder den. Börja med ett tomt kalkylblad eller skapa bara ett bord på papper eller på en whiteboard.Skapa en kolumn med timmarna på dagen du arbetar och en bredare kolumn där du lämnar utrymme på höger sida av varje timme.
2. Stoppa vad du gör vid en viss timme. Detta test kräver att du utvärderar hur du spenderade den timmen efter varje timme. Ställ in ett larm om du behöver se till att stoppa tillräckligt länge för att fylla i formuläret.
3. Kolla in hur du tillbringade timmen. Ta det ögonblicket för att utvärdera vad du har slutfört under den föregående timmen. Detta kan vara allt - från träning eller studier till ett test eller tittar på TV. Var ärlig mot dig själv om dina aktiviteter under den timmen.
4. Fråga dig själv om du vill upprepa den timmen. Detta är steget som gav testet sitt namn. När du har analyserat timmen, fråga dig själv om du vill upprepa den timmen. Poängen med denna fråga är att fråga dig själv om du känner att du tillbringade den timmen produktivt. Det är mindre troligt att du vill upprepa timmen om svaret är "nej".
5. Sammanfatta timmen och skriv din utvärdering i höger kolumn. Att hålla reda på din dag under hur många timmar du vill upprepa och hur många inte är också ett effektivt motivationsverktyg. I den högra kolumnen skriver du med några ord vad du gjorde med den timmen, samt hur mycket du vill upprepa den timmen.
6. Vet vilka delar av dagen du kan kontrollera. En av nackdelarna med upprepningstestet är att du snabbt kan bedöma varje timme på dess genomsnittliga användbarhet. En klass där läraren inte täcker nytt material, ett möte som inte har varit produktivt och andra delar av din dag kan kännas som frustrerande tidsförlorare. Kom ihåg att du inte alltid har full kontroll över varje timme på dagen, och att uppfylla en skyldighet - som att delta i ett oproduktivt möte - kan fortfarande räknas som en nödvändig del av din dag.
   • Att vara flexibel är viktigt i alla aspekter av ditt liv, inklusive tid för skoj och avkoppling.

Tips

• Gör en ärlig bedömning av din produktivitet under långa arbetstimmar. Ibland är det bäst att stanna en promenad, äta något eller prata med en vän för att ladda efter att ha arbetat hårt.
• Få tillräckligt med sömn så att du inte känner dig trött hela dagen och måste ta tupplurar för att återhämta dig.