Innehåll

• Att gå
• Metod 1 av 4: Justera din kommunikationsstil
• Metod 2 av 4: Hantera medarbetare och kollegor
• Metod 3 av 4: Att hantera känslomässigt laddade situationer
• Metod 4 av 4: Kommunicera med stora grupper

För att lära dig att kommunicera effektivt måste du anpassa de saker du säger och skriva till olika sammanhang. Det betyder att du måste anpassa din kommunikationsstil till din publik. På arbetsplatsen betyder det att du gör ditt bästa för att vara tydlig, respektfull och professionell. När du hanterar en känslomässigt laddad situation, fokusera på att validera den andras känslor, snarare än att sätta in din egen åsikt. När du kommunicerar med en stor grupp människor eller håller en presentation kan du anpassa dig genom att hålla dig till en tydlig struktur, betona viktiga punkter och interagera med publiken för att behålla sin energi och uppmärksamhet.

Att gå

Metod 1 av 4: Justera din kommunikationsstil

1. Anpassa ditt ordförråd till publiken. Det är viktigt att kunna tala i olika register, av vilka vissa är formella och andra informella. I ditt arbete eller i ditt yrkesliv är det förmodligen viktigt att du ser välutbildad, informerad och polerad. Dina vänner kan dock vara mer benägna att förvänta sig att se en mer avslappnad sida av din personlighet. Genom att anpassa ditt ordförråd till situationen kan du bättre ansluta till andra människor.
   • Se till att använda ord som andra förstår.
   • Till exempel kan slang och slang vara lämpligt för att prata med vänner, men kan komma i vägen för din karriär om du använder dem på arbetsplatsen. På samma sätt kan stora ord och professionellt språk på jobbet få dig att framstå som mer intelligent, men kan vara irriterande och främmande om du använder sådant språk bland vänner.
2. Spegla språket och gesterna för personen du pratar med. Att spegla den andras attityd kan få dem att känna sig bekväma. Det gör dig också mer övertygande. Du kan kopiera gester, hållning och / eller ordval.
   • Imitera bara några av deras gester och ordval. Att göra detta för mycket kan börja irritera dem.
   • Spegla bara någon när det ses som lämpligt. Om du till exempel är en man som pratar med en kvinna som håller en handväska, är det inte en bra idé att hålla armen vid din sida som om du också hade en handväska.
3. Variera din ton beroende på situationen. Toon kan berätta den andra personen mycket om situationen. Du kan använda en seriös ton när du diskuterar affärer på arbetsplatsen, en uppmuntrande ton när du utvärderar en anställd eller en avslappnad ton när du umgås med vänner.
   • När du justerar din ton, se till att din nonverbala och verbala kommunikation matchar, vilket visar uppriktighet. Till exempel skulle en fast, allvarlig ton undermineras om du skrattade och var slank. En allvarlig ton skulle passa ett rakt ansikte och lätta gester, medan en uppmuntrande ton skulle passa bra med nickar och några fler gester.

Metod 2 av 4: Hantera medarbetare och kollegor

1. Planera möten ansikte mot ansikte för nya eller komplicerade ämnen. Välj personlig kontakt, även om du känner att du kan ta upp ämnet i ett mejl eller nyhetsbrev. På så sätt ger du människor möjlighet att ställa frågor och möjlighet att ge förtydligande vid behov.
   • Du kanske till exempel tror att du kan förklara nya regler för anställdas avbrott via e-post eller genom att hänga upp reglerna i matsalen.
   • Men om du håller ett möte med dina anställda kan du vara säker på att alla förstår reglerna och kan hållas ansvariga.
2. Diskutera frågor privat med underordnade. Håll aldrig en kollega till ansvar inför andra anställda, eftersom detta kan orsaka förbittring. E-postmeddelanden kan tolkas felaktigt, så det är bättre att inte också ta itu med anställdas problem. Planera istället ett privat möte för att prata.
   • Använd ord som kan förstås av den andra.
   • Öppna konversationen med något som "Frank, jag ville prata med dig om några av de saker jag har märkt i ditt arbete nyligen och hur vi kan göra något åt ​​det." Detta skapar en stark men framtidsinriktad ton istället för en alltför kritisk ton.
   • Skriv sedan en sammanfattning av varje möte och maila den till alla inblandade. Detta gör kommunikationen ännu tydligare.
3. Använd sociala medier professionellt. Skicka inte personliga klagomål eller konfidentiell information om arbete via sociala medier. Kort sagt, håll ditt företag professionellt. Om du vanligtvis bara använder sociala medier för att få kontakt med vänner kan det innebära att du ändrar både tonen och innehållet i dina inlägg.
   • Håll dina inlägg på sociala medier positiva och koncisa: "Hej Groningen, kom till Totaalsport idag för 20% rabatt på all utrustning!"
   • När du kommunicerar med kollegor, anställda eller kunder via sociala medier, håll dig borta från personliga attacker, ventilering, klagomål och olämpliga bilder.
   • Vet att allt du lägger upp online kan ses av vem som helst.
   • Många människor vill ha ett separat socialt mediekonto - ett för personligt bruk och ett för företagsanvändning.
4. Undrar vad du vill förmedla om du inte kommunicerar personligen. Läs ett mejl eller sms innan du trycker på "skicka". Om du behöver prata eller använda telefonen med någon, gör några anteckningar om vad du vill säga innan du startar konversationen. Kommunikation genom text kan vara svårt att tolka eftersom du inte har kontextuella signaler som ton och ansiktsuttryck. Se till att du är helt tydlig:
   • Om du skriver på arbetsplatsen, lägg huvudpunkten i ditt e-postmeddelande i ämnesraden eller, om det finns i ett textmeddelande, högst upp. Mottagaren kommer att uppskatta att du sparar tid genom att vara direkt.
   • Använd e-postens ämnesrad noggrant. Undvik vaga eller uppenbara ämnen, till exempel "Jobbmeddelande". Använd istället specifika titlar som "Möte med Berend Wijmans den 16 november!"
   • När du är i telefon, använd tydliga verbala ledtrådar som "Så, Natasha, anledningen till att jag ringer är att prata om den minskande försäljningen" och "André, jag vill se till att jag förstår. Kan du upprepa slogan igen?
5. Avsätt tid för små konversationer om du är en introvert. Gör ditt bästa för att också tala informellt så att människor känner sig bekväma och bekväma oavsett sammanhang när de pratar med dig. Även om du är en introvert och pratar inte kommer självklart är det lätt att hitta sätt att ha neutrala konversationer med människor.
   • Håll dig till neutrala, icke-kontroversiella ämnen. Du kan till exempel prata om populära tv-program, mat eller något som du alltid kan använda: vädret.
     • Prova till exempel något som "Hej, vad tyckte du om det sista avsnittet av Game of Thrones?
   • Om du befinner dig i en ledande eller ledande position kommer samtal eller vardagliga affärer att få dina anställda att känna att du kommer upp till deras nivå och att du är tillgänglig. Att prata om saker till en chef eller chef hjälper till att skapa ett band, vilket gör det lättare att prata om mer komplexa eller allvarliga frågor senare.

Metod 3 av 4: Att hantera känslomässigt laddade situationer

1. Använd "jag" istället för "du" uttalanden. Omrama de saker du vill säga så att du förmedlar hur du känner eller tänker, snarare än att fokusera på vad någon annan har gjort. Detta kommer att göra den andra personen mindre benägna att känna sig attackerad. Till exempel:
   • På jobbet kan du säga något som "Jag kommer ihåg att jag lärde mig detta som nyanställd" istället för "Du förstår inte hur det här fungerar."
   • På samma sätt är det bättre att inte berätta för en vän något som: "Du blir upprörd för lätt. Säg istället något som "Jag känner att det här är något du verkligen bryr dig om."
2. Leta efter ett band med den som är upprörd. Även när någon upprör dig, eller när du försöker förmedla mellan två parter, bör du göra allt du kan för att hitta gemensam grund i känslomässiga situationer. När situationen är känslomässigt laddad hjälper smidande band till att människor inte känner sig attackerade. Detta kan också hindra någon från att vara i defensiv.
   • Betona partnerskap i hur du uttrycker saker.Använd till exempel meningar som "Vi kan göra det" eller "Vi är i det här tillsammans".
3. Visa empati för den andra personen snarare än kritik. Ibland när människor är upprörda måste de tala upp och de behöver någon att bara lyssna. Visa att du tar deras problem på allvar och är villiga att försöka förstå vad som händer. Detta innebär att du justerar sättet du kommunicerar för att fokusera mer på att svara på vad den andra personen säger.
   • Säg något som "Jag förstår helt varför du är upprörd" eller "Du hade rätt, det skulle vara irriterande för någon."
   • Undvik kommentarer som "Du behöver inte vara riktigt upprörd över detta" eller "Jag förstår inte varför detta stör dig", även om du känner så.
4. Gör ditt bästa för att visa respekt. Att desarmera en känslomässigt laddad situation kräver att man erkänner andra människors input och värde så att de inte känner sig maktlösa eller okända. Gör det klart vad den andra har gjort bra, eller vilka rättigheter och befogenheter den andra har, såsom:
   • Du har verkligen arbetat hårt med det här, eller hur?
   • Jag tror att du hanterar detta med mycket tålamod.

Metod 4 av 4: Kommunicera med stora grupper

1. Anpassa din presentation till din publik. Det är viktigt att känna din publik så att du kan skräddarsy ditt budskap till din publik. Du måste veta vem som finns i publiken, förstå deras bakgrund något och varför de deltar i din presentation. Ju mer information du har, desto bättre kan du designa din presentation.
   • Till exempel, om du ger en presentation till en grupp chefer ovanför dig i företagets hierarki, bör ditt språk vara professionellt och polerat och bortse från skämt eller jargong. Du kan dock använda skämt, jargong och vanligt språk när du pratar med en grupp underordnade, eftersom detta kan hjälpa till att lindra spänningen i rummet.
   • Var medveten om publikens bakgrund för att se till att du inte använder språk eller exempel som är stötande.
2. Kartlägg vad du vill säga. För att kommunicera tydligt med en stor grupp behöver du en plan för vad du vill säga, i motsats till att prata informellt med några få personer. Annars riskerar du att förlora publikens uppmärksamhet. Planera följande:
   • De viktigaste punkterna du vill betona. Om du till exempel introducerar ditt företags nya försäljningsstrategi i tre punkter, planera att tala lite högre när du först nämner varje punkt.
   • Stunder när du kanske vill sakta ner (till exempel att införa ny eller komplicerad information).
   • Naturliga platser i din presentation när du kan pausa, till exempel efter att du introducerat varje punkt i en trepunkts försäljningsstrategi. Detta ger deltagarna tid att låta informationen sjunka in.
3. Ange huvudpunkterna i din presentation. Använd nyckelfraser för att beskriva huvudpunkterna i ditt samtal. Det kan vara svårt att följa muntliga presentationer, men dessa "skyltar" hjälper din publik att hålla jämna steg med texten. Bra fraser för understrykning är:
   • "Fortsätt ..." (för att införa en ny punkt).
   • "Som jag sa tidigare ..." (för att påminna publiken om din huvudsakliga poäng).
   • "Att packa upp saker ..." (för att låta dem veta att slutet på din text närmar sig).
   • Berätta för folk när du ska svara på frågor. Du kan säga, "Spara dina frågor tills efter presentationen, då svarar jag på dem.
4. Skapa visuella hjälpmedel för att betona de viktigaste punkterna. Sätt ihop ett enkelt bildspel. Använd bildspelet som ett sätt att betona viktiga punkter, inte förklara dem i detalj. Annars kommer din publik att titta på bilderna istället för att vara uppmärksam på vad du säger.
   • Använd endast en liten mängd text eller bilder per bild. Om du till exempel beskriver tre mål för din organisation för det kommande året, skapar du en bild som lyder "Mål 1: Öka medlemskapet med 10%."
   • Det är tillräckligt med information för att påminna publiken om den punkt du vill göra, men inte så mycket att det minskar deras uppmärksamhet.
5. Interagera med din publik. Inkludera pauser i din presentation, ställa frågor och uppmuntra människor att ställa frågor om de behöver förtydliga om någon av presentationerna. Du kan också adressera personer i publiken direkt, antingen med namn eller genom att se dem i ögonen. Detta gör att presentationen blir mer engagerande, engagerar publiken och ökar mängden information de kan få från din konversation.