Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 3: Planera i förväg
• Del 2 av 3: Starta en konversation
• Del 3 av 3: Förberedelser inför telefonsamtalet
• Tips

Det spelar ingen roll om du vill boka ett datum eller försöka sälja något professionellt. Det kommer alltid att finnas tider när du behöver ringa ett viktigt telefonsamtal. Om du inte är van vid att prata i telefon kan det vara skrämmande att ringa ett samtal. Nyckeln till ett lyckat telefonsamtal är att se till att båda parter är bekväma så att du enkelt kan ta upp ämnet.

Att gå

Del 1 av 3: Planera i förväg

1. Vet vad du försöker uppnå med samtalet. Innan du ens tar telefonen är det viktigt att veta exakt vad du försöker uppnå. Om du till exempel ringer till någon du har romantiska känslor för kan målet vara att övertala personen att träffa ett datum med dig. Under ett professionellt samtal kommer du sannolikt att försöka sälja varor eller tjänster. Fråga dig själv vad du försöker uppnå med telefonsamtalet.
   • Om möjligt är det bra att vara så specifik som möjligt när du sätter ditt mål. Detta kan hjälpa dig att förbereda dig bättre för intervjun.
   • I vissa fall blir ditt mål mer allmänt. Du kan till exempel ha ett professionellt samtal och fråga vilka tjänster som erbjuds utan att veta exakt vad du vill eller vad du är intresserad av. Den information du får kan hjälpa dig att avgöra vad du vill eller behöver.
2. Gör lite forskning om personen du kommer att prata med. När du pratar med någon du inte känner väl kan det vara bra att få lite bakgrundsinformation om honom eller henne. Detta kan hjälpa dig att få en bättre uppfattning om vad du kan förvänta dig av konversationen. Till exempel, när du pratar med ett företags VD är de vanligtvis mycket upptagna och har inte mycket tid att prata med dig. När du ringer till någon som är väldigt blyg kommer du troligtvis att behöva prata för det mesta.
   • För ett professionellt samtal kan du besöka webbplatsen för det aktuella företaget. Du kommer förmodligen att kunna hitta positionen och kanske till och med en biografi om den anställde som kommer att prata med dig, så att du kan få ett allmänt intryck av vem den personen är.
   • I en konversation ansikte mot ansikte kan du begära information från en vän som känner till personen du ringer innan du ringer.
3. Skriv ner några samtalsämnen. När du väl vet vad du vill och vem du ska prata med kan det kännas bra att ta några anteckningar till under samtalet. Det kan vara punkter du vill ta upp eller frågor du inte bör glömma att ställa. En lista kan hjälpa dig att inte förbise något viktigt.
   • Det kan också hjälpa till att göra en översikt över allt du vill säga under konversationen. Du kommer naturligtvis att behöva anpassa dig till den andras svar, men det kan vara till hjälp att behålla ledningen medan du är i telefon.
   • Tänk på hur mycket tid du har för intervjun. Det är bättre att anta att du inte kommer att ha mycket lång tid så att du fokuserar på de viktiga ämnen du vill diskutera.

Del 2 av 3: Starta en konversation

1. Hälsa den andra personen och presentera dig själv. Först måste du hälsa på den som svarar, till exempel med hej eller hej. Numera har de flesta ett nummerpresentation, men du måste fortfarande presentera dig själv om inte personen i andra änden av linjen hälsar på dig med ditt namn. När du ringer till någon som känner dig relativt bra räcker ditt namn vanligtvis. I andra situationer måste du dock ge lite mer information så att den andra personen kan identifiera dig.
   • När det gäller hälsningar kan du också välja något som passar den specifika tiden på dagen, till exempel "God morgon", "God eftermiddag" eller "God kväll".
   • I ett professionellt samtal måste du också ange namnet på det företag du arbetar för. Du kan till exempel säga "God morgon, det här är Jessica Verburgh från IBM".
   • När du ringer till någon du har romantiska känslor för kan du nämna var du träffade. Du kan till exempel säga "Hej, det här är Mike Daniels. Vi träffades i gymmet förra veckan. "
   • När du ringer till någon som du delar en gemensam vän med kan du inkludera namnet på den vänen. Säg till exempel "Hej, det här är Alicia. Jag är en vän till Erik ... Jag tror att han sa att jag skulle ringa. "
   • När du efterlyser ett anställningserbjudande måste du ange var du såg lediga platser. Säg till exempel "Hej, mitt namn är Noah Demacker. Jag ringer om vakansen jag läste i tidningen igår. "
   • När du ringer ett företag för allmän information behöver du inte nödvändigtvis ange ditt namn. Du kan bara säga "Hej, jag är intresserad av dina personliga förvaringstjänster."
2. Fråga om det är en bra tid att prata. Om du vill ringa ett lyckat telefonsamtal är det viktigt att du ser till att personen du ringer är lika fokuserad som du. Det är därför det alltid är en bra idé att fråga om personen har tid att prata med dig innan du börjar samtalet. Starta konversationen när de säger att de har tid att prata. När de säger att de är upptagen, föreslå en annan gång att ringa tillbaka.
   • Om personen du ringer inte är redo att prata, spela in en annan gång innan du avslutar samtalet. Du kan säga "Skulle det passa om jag ringde tillbaka på eftermiddagen? Kanske runt klockan 3? ".
   • Om den andra personen vill att du ska ringa tillbaka, föreslå ett datum och tid för när du kommer att vara tillgänglig. Säg till exempel "Jag kommer att vara tillgänglig imorgon morgon. Kanske runt klockan 10? ".
3. Bryt isen med en avslappnad chatt. När du ringer till någon för att be om något eller sälja något är det ibland en bra idé att inte komma direkt till saken. När allt kommer omkring kan det skrämma personen du ringer. Försök istället att delta i en konversation om lättsamma ämnen, till exempel vädret.
   • Sträck inte det här samtalet för länge. Den andra personen kan bli otålig.
   • När du känner till personen du ringer kan du anpassa konversationen genom att prata om personens intressen. När du till exempel ringer till någon som älskar sport kan du säga "Det var ganska match för Club Brugge igår kväll, eller hur?".
   • Om du inte känner till personen du ringer, begränsa samtalet till allmänt. Du kan till exempel säga "Det är varmt, va? Jag tror inte att det var så illa förra sommaren. "
4. Kom till saken. När du känner att den andra personen är bekväm och avslappnad kan du ta upp det riktiga ämnet. Berätta för personen varför du ringer. Var så tydlig och kortfattad som möjligt eftersom du låter mindre självsäker om du bara skrattar lite.
   • Om du vill visa självförtroende, se till att du är artig när du ber personen som ringer dig om något.
   • Att prata för länge utan att stanna kan leda till att den andra personen tappar uppmärksamheten. Det är en bra idé att stanna då och då och få feedback om du har mycket att säga.
   • Ät ingenting och undvik att tugga tuggummi när du sitter i telefonen. Ljuden kan ge intryck av att du inte riktigt är intresserad av konversationen.

Del 3 av 3: Förberedelser inför telefonsamtalet

1. Hitta en lugn plats. När du måste ringa är målet att göra det så framgångsrikt som möjligt. Det innebär att skapa en miljö som är lämplig för konversation, så hitta en lugn plats där du kan ringa. Håll bakgrundsbruset till ett minimum så att du inte behöver be personen du ringer att säga saker igen eller ringa eftersom du inte förstår dem ordentligt.
   • Det bästa stället att ringa är i ett rum med stängd dörr. På det sättet kan du vara säker på en lugn plats.
   • Om du behöver ringa ett kontor med öppen planlösning där du kan höra dina kollegor, försök att ha samtalet vid en tidpunkt då det inte är så upptagen. Du kan till exempel ringa under lunchpausen eller i slutet av dagen när alla är på väg hem.
   • Undvik om möjligt att göra viktiga konversationer på offentliga platser, såsom butiker eller restauranger. Dessa är vanligtvis fulla av distraktioner och för höga för en lyckad konversation. När du behöver ringa någon utanför, försök hitta en lugn plats, till exempel hallen framför badrummet i en restaurang eller en tom gång i en butik.
2. Kontrollera om du har en bra signal. Numera använder de flesta sina mobiltelefoner som en fast telefon. Om detta också gäller dig, bör du se till att du har en bra signal på telefonen innan du ringer. På så sätt vet du att kvaliteten på konversationen kommer att vara tillräcklig. Gå runt tills du får en signal som är tillräckligt stark. Om detta inte fungerar med din mobiltelefon kan du välja en fast telefon.
   • Ljudkvaliteten på en fast telefon kommer vanligtvis att vara bättre än en mobiltelefon, så om det är ett mycket viktigt samtal bör du använda en fast telefon om möjligt. Detta gäller särskilt när du ringer till någon som är äldre och kanske hör mindre bra.
   • När du använder en mobiltelefon, se till att du håller den så att den interna mikrofonen lätt tar upp din röst. Det är bättre att inte ringa viktiga samtal med mobiltelefonens högtalare.
3. Se till att du är bekväm. Innan du börjar ringa, se till att du kan fokusera helt på konversationen. Du bör till exempel kontrollera att du inte behöver gå på toaletten och att du har en drink till hands om du blir törstig. Det är också en bra idé att ha vävnader till hands om du behöver nysa under konversationen.
   • Bestäm om det är bekvämare att använda telefonen när du sitter eller står. Om du är nervös kan pacing medan du pratar hjälpa, eftersom det kan ha en lugnande effekt.

Tips

• Om du är nervös för att ha ett visst telefonsamtal kan det komma till nytta för lite övning. Be en vän eller familjemedlem att utge sig för att personen ska ringa så att du kan få ett testsamtal.
• När du ringer någon personlig eller socialt kan du börja med ett meddelande som frågar: "Har du några ögonblick att prata i telefon?" Den andra personen kommer att känna sig mer bekväm att förvänta sig ditt samtal.
• Försök att utstråla en positiv attityd under samtalet. Även om den andra personen inte kan se dig, kan det hjälpa att skratta medan du pratar så att du verkar mer positiv och entusiastisk i telefonen.
• Se till att du artikulerar tydligt under telefonsamtalet. Avsikten är att den andra personen lätt kan förstå vad du vill säga.
• Var också uppmärksam på hur snabbt du pratar. När du pratar för snabbt kan det vara svårt att förstå dig.