Innehåll

• Att gå
• Metod 1 av 2: Grunderna
• Metod 2 av 2: Innehållet
• Tips

Sammanfattningen är den viktigaste delen av ett affärsdokument. Det är den första (och ofta den enda) delen som andra kommer att läsa och den sista delen du ska skriva. Det är en kort översikt över hela dokumentet, utformat för att visa upptagna människor som snabbt kommer att läsa ditt dokument hur mycket att läsa och vilka åtgärder som sannolikt kommer att vidtas.

Att gå

Metod 1 av 2: Grunderna

1. Förstå att en sammanfattning är en kort översikt över ett företag. "Kort" och "översikt" är orden här. Sammanfattningen är inte alls omfattande och ersätter inte originalstycket. En sammanfattning får inte överstiga 10% av originaldokumentet. Försök att få mellan 5% och 10%.
   • En sammanfattning skiljer sig från ett utdrag. Ett utdrag ger läsaren en översikt och orientering, medan en sammanfattning mer uttrycker kärnan och ger riktning. Extrakt används oftare i akademiska artiklar, abstrakter mer för affärsändamål.
2. Se till att du följer riktlinjerna för stil och struktur. De mest inflytelserika sammanfattningskällorna är överens om att vissa riktlinjer för stil och struktur bör tillämpas. Dessa inkluderar:
   • Styckena bör vara korta och tillämpliga.
   • Sammanfattningar måste vara begripliga utan att ha läst originalrapporten.
   • Sammanfattningar bör skrivas på ett sätt som passar publiken för vilken texten är skriven.
3. Definiera problemet. En sammanfattning bör definiera ett tydligt problem, oavsett om det handlar om supply chain management eller marknadsföringskampanjer utomlands. Tydlig problemdefinition är särskilt viktig i sammanfattningar, eftersom de underliggande dokumenten ofta skrivs av tekniker som har liten förståelse för konceptuella frågor. Se till att problemet är skrivet i tydliga, begripliga ord.
4. Ge en lösning. Ett problem behöver alltid en lösning. För att uppnå ett tydligt mål (och en anledning att finansiera orsaken) måste du presentera lösningen på ett sådant sätt att den effektivt löser problemet. Om ditt problem inte är klart definierat är din lösning förmodligen inte heller vettig.
5. Använd bilder, kulor, rubriker, om det gör det lättare att navigera i dokumentet. En sammanfattning är inte en uppsats; de behöver inte vara långa textblock. Om de ökar förståelsen är du på rätt väg:
   • Staty. En väl presenterad bild som exakt belyser kundens problem kan klarlägga kärnan i en sammanfattning. Att stimulera det visuella är ofta lika effektivt som analysen.
   • Uppräkningar. Långa bitar av information kan delas upp i mer hanterbara listor.
   • Huvuden. Om det behövs organiserar du ämnena i sammanfattningen under rubriker. Detta hjälper läsaren att hålla sig på rätt spår när de börjar sammanfattningen.
6. Håll sammanfattningen fräsch och fri från jargong. Jargong är förståndens fiende. Det är bara ganska populärt i näringslivet. Ord som "gränssnitt", "hävstång", "kärnkompetenser" och liknande är alla ord som bör undvikas. De döljer den sanna innebörden och gör sammanfattningen vag och ospecificerad.

Metod 2 av 2: Innehållet

1. Börja med originaldokumentet. Eftersom sammanfattningen sammanfattar ett annat dokument måste du känna till originalstycket för att kunna komprimera det till en hanterbar och informativ version. Oavsett om originaldokumentet är en rapport, en affärsplan, ett förslag, en manual eller något annat, gå igenom det och hitta huvudpunkterna.
2. Skriv en kort översikt Vad är syftet med det företag som stöder dokumentet eller själva originaldokumentet? Vad är omfattningen?
   • Exempel: Women World Wide är en ideell organisation som syftar till att ansluta alla kvinnor i världen genom effektiva lösningar på våld i hemmet och genom att tillhandahålla ett stödnätverk för offer för våld i hemmet. Med hänvisning från sitt huvudkontor i Alberta, Kanada, har hänvisningar mottagits från kvinnor från 170 länder runt om i världen. ”
3. Ge en klingande deltagare. Detta är förmodligen den viktigaste delen av sammanfattningen. I en eller två meningar måste du göra det klart för läsaren vad som är så speciellt med ditt företag. Varför är det värt uppmärksamheten, handeln eller samarbetet hos de som läser sammanfattningen?
   • Kanske är Michael Jordan en kund hos dig och har spionerat din produkt på Twitter gratis. Du kanske ingick ett partnerskap med Google. Kanske har du precis tilldelats patent, eller kanske har du precis fått en stor order.
   • Ibland räcker det med en kort offert eller en upplevelse från någon. Det handlar om att fånga din publiks uppmärksamhet, göra ärendet så respektabelt som möjligt och dra läsaren till resten av dokumentet.
4. Definiera det större problemet. Den första verkliga delen av en sammanfattning är diskussionen om ett problem, så beskriv det problem som din produkt eller tjänst behandlar. Se till att problemet beskrivs så tydligt som möjligt. Ett dåligt definierat problem verkar inte övertygande och kommer inte att leverera din lösning med störst effekt.
   • Exempel: ”Los Angeles är igensatt av trafik. Efter centrala Washington DC är trafiken i Los Angeles den värsta i landet. Det är inte bara irriterande. Smog och förorening från trafik minskar människors produktivitet, ökar astmanivån och skapar långsamt men säkert ett allvarligt hälsoproblem. Det finns fler bilar i LA än människor som är tillräckligt gamla för att köra. ”
5. Kom med din unika lösning. Det stora problemet är den enkla delen. Nu måste du övertyga läsaren att du har en lösning på det stora problemet. När du presenterar dessa två ingredienser är du på spår av en superidé.
   • Exempel: ”Innotech har konstruerat ett banbrytande trafikstyrningssystem som minskar tiden det tar att pendla minuter genom att installera patenterade” smarta slingor ”i försorteringsfilerna för trafikljus, som registrerar mängden bilar under en viss tid och vrider tänd lamporna. betjäna den basen. Förare behöver inte längre stå framför ett trafikljus i minuter, medan det gröna ljuset på andra sidan lyser i en rad nollbilar. ”
6. Pratar om marknadsmöjligheter. Utöka det stora problemet genom att inkludera statistik för din bransch. Se till att du inte låtsas vara större än du är! Det faktum att medicintekniska industrin är värt 100 miljarder dollar årligen är inte meningsfullt eftersom din nya medicinska utrustning bara tjänar en liten del av den industrin. Hacka det i realistiska bitar av marknadsandelar.
7. Namnge ditt unika försäljningsförslag. Det är här du utarbetar din unika lösning. Varför är din produkt eller tjänst bättre än konkurrenterna? Kanske för att din hemsjukvårdsorganisation skickar läkare till folket hemma istället för vårdspecialister, eller kanske för att du garanterar att människor får betjänas samma dag så att du inte behöver planera framåt. Förklara varför du är speciell.
   • Exempel: ”Intellilight har mervärdet att omedelbart upptäcka när ingen är hemma. Om en lampa förblir tänd i ett tomt rum stängs det av automatiskt och tänds igen så snart rörelse upptäcks i rummet. Detta sparar kunden pengar på elräkningen och slösar mindre energi. "
8. Prata om din affärsmodell om det behövs. Vissa sammanfattningar behöver inte en affärsmodell (till exempel har ideella organisationer vanligtvis ingen affärsmodell). Men om ditt företag har en, bör affärsmodellen vara tydlig och lätt att följa. I själva verket svarar du på frågan "Hur får du folk att ge dig pengar från sina plånböcker?" Håll modellen enkel, särskilt i sammanfattningen. En snabb sammanfattning är allt som krävs.
9. Prata om din ledningsgrupp om det behövs. Beroende på vilken sektor du arbetar inom kan detta vara en av de viktigaste delarna av din sammanfattning. Dina investerare eller bankirer litar på laget, inte på idén. Idéer är lätta att komma på, men att implementera dessa idéer kan bara göras av ett starkt team. Visa omedelbart varför ditt team har erfarenhet och kunskap för att genomföra din affärsplan.
10. Ge ekonomiskt stöd och förutsägelse för att stödja dina anspråk baserat på din marknad, affärsmodell och tidigare resultat. Du måste utveckla en ekonomisk bild från botten uppåt. Poängen med dessa förutsägelser är att ange din kompetens och din förmåga att måla en ekonomisk bild baserat på sunda antaganden.
    • När du gör en plan för en grupp investerare, använd inte för mycket tid på detta, för de vet att du inte har någon aning om hur mycket pengar du kan tjäna. Investerare fattar i allmänhet inte beslut baserat på din ekonomiska bild. De fattar i slutändan sina egna ekonomiska beslut.
11. Svara långsamt men säkert på din begäran. Nu är det dags att be om en investering eller ett lån, beroende på syftet med din sammanfattning. Du kan förklara igen varför ditt företag tillför värde. Påminn läsaren om det stora problemet du ska lösa och din möjliga marknadsandel. Slutligen, betona än en gång ditt team och förmågan att få jobbet gjort. Be om hur mycket pengar det tar för att nå nästa viktiga milstolpe för ditt företag. Visa inte hur många aktier du är villig att ge upp eller vilket ränta du är villig att betala. Detta måste göras senare i personliga förhandlingar.
12. Läs din sammanfattning igen. När du har skrivit grunderna läser du den noggrant. Du bör kontrollera sammanfattningen extra noggrant. När du läser tillbaka, tänk på publiken för ditt spel. Se till att nya referenser förklaras och att språket är tydligt för någon som inte känner till ämnet. Skriv om det behövs.
    • Låt någon annan läsa din sammanfattning med ett nytt perspektiv och ägna särskild uppmärksamhet åt:
      • Klarhet. Är orden tydliga, idéerna tydligare och är sammanfattningen jargongfri?
      • Fel. Grammatik, skiljetecken och stavfel kan fortfarande finnas. Det kan också vara en bra idé att låta någon dubbelkolla siffrorna och statistiken.
      • Kraft. Omvandlas idéerna till ett spännande förslag? Var misslyckas förslaget, om alls?
      • Sammanhang. Vilka delar passar inte bra tillsammans? Vilka?

Tips

• Ju livligare sammanfattningen är, desto mindre läses den.
• Se om du kan komma igång med de dokumentmallar som finns i de flesta ordbehandlingsprogram.
• Dessa fyra komponenter kan också användas för sammanfattningar i en mängd olika affärsmiljöer.