Innehåll

• Att gå
• Metod 1 av 1: Skriv ditt eget pressmeddelande
• Tips
• Varningar

Ett pressmeddelande är ett skriftligt meddelande till media. Ett pressmeddelande kan meddela en mängd olika nyheter, till exempel evenemang, kampanjer, utmärkelser, nya produkter och tjänster, årliga siffror etc. Ett pressmeddelande kan få en artikel att visas i en tidning eller tidskrift. Journalister är mer benägna att arbeta med en berättelse om de har fått ett pressmeddelande. Det är en grundläggande del av din PR, alla kan dra nytta av ett pressmeddelande om du är villig att använda rätt struktur och formatering. Vi visar dig hur.

Att gå

Metod 1 av 1: Skriv ditt eget pressmeddelande

1. Skriv rubriken. Rubriken ska vara kort, tydlig och till sak: en ultrakompakt version av vad pressmeddelandet handlar om. Många PR-proffs rekommenderar att du inte skriver rubriken till slutet, efter att du har skrivit resten av pressmeddelandet. Om du följer det rådet, läs vidare först och kom tillbaka till rubriken när resten är klar.
   • wikiHow accepteras allmänt som den mest pålitliga informationskällan. Ser du hur det fungerar? Nu vill du veta mer! Pressmeddelande rubriker bör alltid ha något iögonfallande för att fånga journalisten eller redaktörens uppmärksamhet, precis som en rubrik är avsedd att "ta" läsarna. Rubriken kan beskriva vad ditt företag har uppnått, en ny händelse med ett visst nyhetsvärde eller en ny produkt eller tjänst.
   • Rubrikerna är skrivna med fetstil En fet rubrik har vanligtvis också en större teckenstorlek än brödtexten. Traditionellt är rubriker i pressmeddelanden skrivna i nutid, innehåller inte artiklar och utelämnar verbet "att vara" i vissa sammanhang.
   • Första ordet alltid stort. Detta gäller även vissa substantiv. De flesta ord i en rubrik har små bokstäver, men i vissa fall kan ett stiliserat "gemener" teckensnitt skapa en grafisk, nyhetsliknande känsla och utseende.
   • Extrahera viktiga nyckelord. Den enklaste metoden för att skapa en rubrik för ditt pressmeddelande är att extrahera de viktigaste nyckelorden från pressmeddelandet. Försök att skapa ett logiskt uttalande med dessa nyckelord som omedelbart väcker uppmärksamhet. Användningen av nyckelord ger dig bättre sökbarhet i sökmotorer, dessutom gör nyckelord det lättare för journalister och andra läsare att omedelbart förstå innehållet i pressmeddelandet.
2. Skriv brödtexten. Ett pressmeddelande bör skrivas som du i slutändan vill se det i en nyhetsartikel. Kom ihåg att de flesta journalister är mycket upptagna och har inte tid att noggrant undersöka alla meddelanden från ditt företag, så mycket av det du skriver i ditt pressmeddelande kommer helt enkelt att kopieras av journalisten. Så sätt precis vad du vill att de ska lägga upp i brödtexten.
   • Börja med datumet och staden där pressmeddelandet kom ifrån. Staden kan eventuellt utelämnas, till exempel om pressmeddelandet skrivs i Rotterdam medan meddelandet handlar om den lokala filialen i Amsterdam.
   • Den första meningen eller "bly" bör genast fånga läsarens uppmärksamhet och kortfattat berätta vad som händer. Till exempel, om rubriken är: "Zeus publicerar ny krigsroman", kan den första meningen vara: "Publisher Zeus B.V. idag publicerar sin första krigsroman, skriven av den berömda författaren Ercee Kaa. "Den utökar rubriken genom att ge lite mer detaljer och tjänar till att läsaren presenteras för historien. Nästa mening eller nästa två meningar är då återigen en förlängning av den första meningen.
   • Innehållet i ett pressmeddelande måste vara kompakt. Använd inte meningar eller stycken som är för långa. Undvik upprepning och frekvent användning av jolly eller hippiejargong. Sträva efter enkelhet, utan ett ord för mycket.
   • Det första stycket (två till tre meningar) är en sammanfattning av pressmeddelandet, allt du lägger till ytterligare är utarbetande. I dagens snabba värld kommer varken journalister eller andra läsare att läsa ett pressmeddelande om början på en artikel inte omedelbart väcker intresse.
   • Använd faktiska fakta - händelser, produkter, tjänster, människor, mål, mål, planer, projekt. Använd maximalt konkreta fakta. Ett enkelt sätt att skriva ett effektivt pressmeddelande är att göra en lista med följande förklaringar: vem, vad, när, var, varför och hur.
3. Kommunicera "5 W" (och H) tydligt. Vem, vad, när, var, varför - och hur - berätta för läsarna allt de behöver veta. Tänk på denna checklista i sammanhanget med punkterna nedan, med hjälp av ovan nämnda exempel.
   • • Vem handlar det om? Utgivare Zeus.
     • Vilka är de faktiska nyheterna? Utgivaren Zeus publicerar en bok.
     • När kommer detta att hända? I morgon.
     • Var sker detta? På alla större marknader i morgon.
     • Varför är den här nyheten? Den skrevs av en berömd författare, Ercee Kaa.
     • Hur händer det? Huvudevenemanget är en signeringssession i Amsterdam, följt av en rundtur i Randstad.
   • När du har gjort grunderna redo kan du fylla i luckorna med information om personer, produkter, datum och andra saker relaterade till nyheterna.
     • Om ditt företag inte är huvudämnet för nyheterna, utan källan till pressmeddelandet, gör detta tydligt i kroppen.
   • Håll det kort och sött. Ett pressmeddelande får aldrig vara längre än tre sidor. Om du skickar en pappersutskrift måste texten ha dubbelt radavstånd.
   • Ju större nyhetsvärdet i ditt pressmeddelande är, desto större är chansen att stycket kommer att väljas av en journalist för användning. Ta reda på vad "nyhetsvärde" betyder för en specifik målgrupp och använd denna kunskap för att locka journalisten.
4. Lägg till information om företaget. Om en journalist väljer ett pressmeddelande för en artikel kommer han eller hon alltid att nämna företaget i artikeln. Journalister kan sedan hitta företagsinformationen i det här avsnittet.
   • Titeln på detta avsnitt bör vara --- Om COMPANY_XYZ.
   • Använd en eller två stycken på 5 eller 6 meningar efter titeln för att beskriva ditt företag. Texten ska beskriva företaget, kärnverksamheten och företagets policy. Många företag har redan professionellt skrivna broschyrer, presentationer, affärsplaner etc. Inledningstexten kan kopieras här.
   • Länk till din webbplats i slutet av detta avsnitt. Länken måste vara en exakt och fullständig URL, så inte förkortad, för när sidan skrivs ut måste länken fortfarande vara fullständig. Till exempel: http://www.website_van_your_company.com, och inte Klicka här att gå till webbplatsen.
   • Om ditt företag har en separat mediasida på webbplatsen bör du länka till den här platsen. En mediasida innehåller all kontaktinformation och allt för pressen.
5. Ge support. Ge ytterligare informationslänkar för att stödja pressmeddelandet.
6. Lägg till kontaktinformation. Om ditt pressmeddelande har riktigt högt nyhetsvärde kanske journalister vill ha mer information eller kanske intervjua relevanta personer.
   • Om du inte har något emot att ditt folk kan kontaktas direkt av media kan du lägga deras information i själva pressmeddelandet. I fallet med ett pressmeddelande om innovation kan du till exempel lägga till kontaktinformationen för forskargruppen.
   • Annars måste du infoga information om media eller PR-avdelningen i avsnittet "Kontakt". Om du inte har ett separat team för den här tjänsten är det en bra idé att utse någon som kan fylla den här positionen som länk mellan media och ditt folk.
   • Kontaktuppgifter ska riktas till just detta pressmeddelande. Uppgifterna måste i alla fall innehålla:
     • Det officiella företagsnamnet
     • Det officiella namnet på medieavdelningen och kontaktpersonen
     • Postadress
     • Telefon- och faxnummer med rätt landskod och stadskod.
     • Mobilnummer (valfritt)
     • Tillgänglighetstider
     • Mejladresser
     • Webbplatsens adress.
7. Om möjligt, inkludera en länk till en onlineversion av samma pressmeddelande. Det är vanligt att hålla en logg över alla pressmeddelanden publicerade på din webbplats. Detta gör det lättare att skapa en sådan länk och du har omedelbart en registrering för arkivändamål.
8. Ange slutet på ett pressmeddelande med tre hashmarkeringar (###), centrerat omedelbart under den sista meningen i meddelandet. Detta är en journalistisk standard.

Tips

• Skicka pressmeddelandet via e-post och använd lite formatering. Stora bokstäver och många färger distraherar bara från nyheterna. Lägg pressmeddelandet i huvuddelen av e-postmeddelandet, inte i bilagan. Om du behöver använda en bilaga, använd vanlig text eller en Rich Text Format-fil. Word-dokument accepteras vanligtvis, men spara det som.doc, inte.docx (om du använder den senaste versionen). Speciellt tidningar har nyligen tvingats skära ned och använder ofta inte den senaste versionen av Word. Använd bara PDF-filer om du skickar ett helt presspaket med många illustrationer. Och skriv inte pressmeddelandet på brevpapper och skanna och maila det som jpeg - slöseri med din tid och redaktörens tid. Skriv pressmeddelandet direkt i e-postmeddelandet.
• Använd rubriken som ämnet för e-postmeddelandet. Om du redan har gjort en iögonfallande rubrik kommer ditt meddelande att sticka ut i redaktörens inkorg.
• Se till att varje meddelande riktar sig till ett specifikt medieföretag och skicka det till redaktören som hanterar dessa frågor. Du hittar vanligtvis denna information på deras hemsida. Att spränga ut ett identiskt pressmeddelande till många medieföretag eller många redaktörer inom ett företag är ett tecken på att du tar det lugnt istället för att rikta dig mot en specifik marknad.
• Undersök befintliga pressmeddelanden på internet för att få en känsla för tonen, språket, strukturen och formatet för ett pressmeddelande
• Spendera inte tid på rubriken innan hela pressmeddelandet är klart. Rubriken i en tidning eller tidskrift kommer så småningom att skrivas av en redaktör, men det är alltid bra att komma med en fängslande titel eller rubrik för pressmeddelandet. Denna rubrik kan vara din enda chans. Håll det kort och faktiskt. Men om du försöker skriva rubriken för artikeln slösar du bort din tid. Du vet inte exakt vad du eller personen du ska intervjua kommer att säga. När du är klar med det första utkastet till pressmeddelandet kan du välja att redigera första meningen - eller inte. Vid den tiden och inte tidigare kan du börja tänka på rubriken.
• Om pressmeddelandet är för omedelbar release kan du placera "FÖR OMEDELBAR PUBLIKATION" med stora bokstäver ovanför rubriken. Om det finns ett embargo, skriv "EMBARGO TOT ..." med det datum du vill distribuera berättelsen. Vid ett pressmeddelande utan publiceringsdatum antas det att omedelbar publicering är tillåten.
• Ange företagsnamnet i rubriken, varje underrubrik och i första stycket för att hitta sökmotorer. Om du skickar en pappersversion kan du använda företagets pappersvaror.
• Tidpunkten för pressmeddelandet är mycket viktigt. Det måste vara relevanta och senaste nyheterna, inte för gamla och inte för långt in i framtiden.
• Ett telefonsamtal kan säkerställa att pressmeddelandet faktiskt publiceras.
• Inkludera en "uppmaning till handling" i ditt pressmeddelande. Det här är information om vad du vill att läsaren ska göra med innehållet i meddelandet. Vill du till exempel att läsarna ska köpa en produkt? I så fall måste du ange var produkten är tillgänglig. Vill du att läsaren ska besöka din webbplats för att delta i en tävling eller lära sig mer om ditt företag? I så fall måste du ange webbadressen eller ett telefonnummer.

Varningar

• Ta inte med kontaktuppgifter för tredje part utan deras tillstånd. Dessutom måste de vara tillgängliga under normala timmar dagarna efter publiceringen av pressmeddelandet.
• Tänk på att många redaktörer är överansträngda och många redaktörer är underhand. Om du gör det lättare för dem är det mer sannolikt att de gör något med det. Om ditt pressmeddelande redan liknar hur redaktören så småningom kommer att publicera stycket, kan det publiceras nästan oförändrat. Men om du fyller den full av ullförsäljningssteg eller om du inte följer den gröna boken kommer redaktören att börja ändra allt. Alla hävdar att de är bäst, så slösa inte redaktörens tid. Rätt plats för att skicka en beskrivning finns i avsnittet om företagsinformation i pressmeddelandet. Men håll det alltid korrekt och faktiskt.
• Använd alltid en offert - helst från den viktigaste personen som behandlar ämnet i pressmeddelandet. Det behöver inte vara ett faktiskt citat, men det borde vara något troligt. I vilket fall som helst är det viktigt att kontrollera om personen i fråga håller med om vad som läggs i hans eller hennes mun. Ett citat tillåter en upptagen journalist att förbereda en hel artikel utan att behöva göra en extra intervju.
• Pressmeddelanden bör vara så positiva som möjligt. Undvik fraser som "efter den tidigare ordförandens avgång" eller "efter en period av tystnad." En journalist kan besluta att undersöka dessa frågor istället för att bara skriva om vad pressmeddelandet säger. Detta kan resultera i en artikel som är otillfredsställande för dig, även om det inte var något fel med uppsägningen (kanske ordföranden var sjuk).
• När du skickar ett pressmeddelande via e-post: ämnet ska aldrig vara "pressmeddelande". Då skiljer du dig inte. Fånga redaktörens uppmärksamhet genom att använda den iögonfallande rubriken som ämnet för e-postmeddelandet, till exempel "Haas B.V. vinner High Speed ​​Line anbud ".