Innehåll

• Steg
• Metod 1 av 9: Utveckla en agenda
• Metod 2 av 9: Skicka inbjudningar
• Metod 3 av 9: Förbered mötesplatsen
• Metod 4 av 9: Ge nödvändiga verktyg för mötet
• Metod 5 av 9: Förbered ett frågeformulär eller frågeformulär
• Metod 6 av 9: Skicka en mötespåminnelse
• Metod 7 av 9: Starta mötet direkt enligt schemat
• Metod 8 av 9: Håll dig till ämnet för mötet
• Metod 9 av 9: Svara på så många frågor som möjligt

Alla som förmedlar eller organiserar ett möte kommer att dra nytta av dessa tips. Arrangörens ansvar inkluderar att bjuda in deltagare och ge dem allt de behöver för att arbeta så effektivt som möjligt.Värden är också ansvarig för själva mötet. Han bör säkerställa maximal koncentration om ämnet för mötet, hålla deltagarna från att bli personliga och diskutera mötets regler. Detta material kommer att underlätta organisationen och driften av mötet så att det blir en framgång.

Steg

Metod 1 av 9: Utveckla en agenda

1. 1 Ange mötets start- och sluttider och tidsfrister för diskussion av varje fråga. Mötesdeltagarna tar detta som en artighet från din sida.
2. 2 Fråga personer i din organisation eller den som kallar till mötet vilka ämnen som behöver ingå i agendan, och be också om en kort beskrivning av varje fråga.

Metod 2 av 9: Skicka inbjudningar

1. 1 Det bästa sättet att skicka inbjudningar är via e -post, särskilt om dina anställda har ett program som kombinerar e -postfunktioner med en kalender och påminnelser.
2. 2 Ange en tidsfrist för att boka platser. Detta gör att du kan förbereda den mängd resurser som krävs så att du inte avbryter mötet för att förbereda saknade material.

Metod 3 av 9: Förbered mötesplatsen

1. 1 För ett smidigt möte måste du förbereda rummet ordentligt. När du hyr ett utrymme som ofta används för möten (till exempel på ett hotellrum eller dedikerad service) kan du räkna med att den lokala personalen är kunnig och bekant med nyanser av att förbereda rummet.
   • Föreläsningsplacering - stolarna är inriktade på ett sådant sätt att föreläsaren är i centrum för uppmärksamheten. Sådan placering är särskilt effektiv om huvudsyftet är att kommunicera viss information.
   • Teaterarrangemang - ett presidium är installerat på framsidan av rummet (ett bord där högtalare och experter sitter). Arrangemanget av stolarna för de andra deltagarna liknar en föreläsningssal.
   • Skolans layout - Tabellerna är placerade framför stolarna för att göra det möjligt för mötesdeltagare att ta anteckningar när de talar. Fokus ligger på högtalaren.
   • Runt bord. Välj detta arrangemang om deltagarna ska fungera som separata team och stimulera idéutbyte mellan grupper eller enskilda deltagare.
   • Sätt upp ett U-format bord. Detta är ett mötesrum som gör att deltagarna kan se varandra och interagera efter behov.
   • Om du planerar ett öppet möte som innebär kommunikation med publiken, placera stolarna i en cirkel med högtalaren i mitten.

Metod 4 av 9: Ge nödvändiga verktyg för mötet

1. 1 En komplett mötesförberedelse innehåller en uppsättning pennor, anteckningsböcker, arbetshjälpmedel, utdelningar och allt annat du kan behöva under mötet.
2. 2 Avsätt utrymme för frågor. Detta kan vara en affisch eller tavla där deltagarna kan skriva ner sina frågor eller bifoga dem med självhäftande papper. Mötesdeltagarna vet att de vid ett visst tillfälle kommer att få svar på sina frågor, och mötet kommer att gå smidigare.
3. 3 Förbered drycker och snacks för de långa mötesdeltagarna. För korta möten räcker det att lägga flaskor med vatten och en skål med godis på varje bord.

Metod 5 av 9: Förbered ett frågeformulär eller frågeformulär

1. 1 Mötesdeltagare kan bedöma dess kvalitet direkt efter mötet, eller fylla i ett frågeformulär och skicka det via e-post om 1-2 dagar.
2. 2 Utvärderingsblad och frågeformulär låter dig avgöra hur mötet uppfattades av deltagarna.

Metod 6 av 9: Skicka en mötespåminnelse

1. 1 Påminnelser skickas den sista dagen för deltagarnas registrering eller 1-2 dagar före det.
2. 2 Be om att rapportera om någon har ändrat planer och de tvingas dra sig tillbaka från deltagande.

Metod 7 av 9: Starta mötet direkt enligt schemat

1. 1 Senkomare till ett möte kan "komma ikapp", men att få andra att vänta anses vara oförskämt.
2. 2 I början av mötet, gör organisatoriska tillkännagivanden inklusive paus- och lunchtider, toalettplatser och var och hur mötesdeltagare kan ställa frågor.

Metod 8 av 9: Håll dig till ämnet för mötet

1. 1 Mötesorganisatören bör vägleda deltagarna till ämnet för mötet. Att låta dig gå ut på relaterade ämnen riskerar att störa ditt arbetsschema.
2. 2 Håll dig till den angivna paus- och lunchtiden.

Metod 9 av 9: Svara på så många frågor som möjligt

1. 1 Samla frågor från mötesdeltagarna. Ge tillräckligt med tid för att svar ska tillgodose intresset för så många människor som möjligt.
2. 2 Håll dig inom räckhåll efter mötet så att du kan nås av mötesdeltagare som skäms för att tala inför andra människor, eller de som har specifika frågor som kräver en diskussion ansikte mot ansikte.
3. 3 Påminn mötesdeltagarna att fylla i frågeformuläret eller checklistan och tacka dem för att de deltog i mötet.