Författare:
Gregory Harris
Skapelsedatum:
14 April 2021
Uppdatera Datum:
1 Juli 2024
Innehåll
Det finns många olika situationer där en kund behöver kontakta företag eller tillverkare för olika affärsfrågor. Men när det är dags att skicka ett e -postmeddelande till kundtjänst kan vissa människor känna sig stubba. Frågor uppstår ofta om hur man skriver sådana brev i elektronisk form, eftersom de vanligtvis är skrivna i pappersform, och vilka allmänt accepterade standarder som oftast tillämpas på bokstäver av denna typ. Även om dessa standarder varierar beroende på bransch, region och kultur, finns det några allmänna riktlinjer för att se till att e -postmeddelandet som skickas till helpdesk är effektivt. Här är de bästa rekommendationerna från dem som har stött på denna typ av e -post tidigare.
Steg
Metod 1 av 1: Skriv ett mejl till kundtjänst
1 Kolla webbplatsen. Se till att företaget ännu inte har löst ditt problem innan du skickar din e -post. Detta kommer att spara alla tid och ansträngning, inklusive dig, och kommer att uppskattas mycket. - Medan du kontrollerar webbplatsen letar du efter de bästa kommunikationskanalerna. E -post är inte alltid den bästa kanalen, och du måste respektera företagets policyer och kontakta dem på ett annat sätt. Många företag erbjuder telefonsupport och ytterligare supporttjänster, till exempel en postlåda.
2 Sök efter dedikerade online -resurser på Internet. Många företag erbjuder anpassade e -postadresser för speciella problem som spårning av frakt, produktretur eller teknisk support. Det är möjligt att användningen av de tillhandahållna kommunikationskanalerna är mycket effektivare än ett vanligt brev till företagets allmänna e-post. Dessutom, om du ignorerar de meddelanden som tillhandahålls kan processen med att länka till företaget ta betydligt längre tid. 
3 Inkludera personligt identifierbar information i ditt supportbrev. Företaget behöver veta vilka produkter eller tjänster du köpt, samt inköpsdatum och förväntade leveransdatum för produkten eller tjänsten. Företaget kan också behöva veta din hemadress och antalet köpta varor. Se till att allt detta anges i din e -post. 
4 Använd en lämplig ton. Vissa experter påpekar att brev till kundservice som skrivits utan hänsyn till etikett kan ignoreras eller att deras effektivitet blir mycket lägre.Försök att följa en viss skrivstil som visar din utbildningsnivå och kunskap, utan att använda alltför provocerande uttalanden. 
5 Be om vad du vill ha direkt. Många erfarna e -postförfattare av kundservice tycker att det är bäst att vara ärlig om dina förväntningar. Företaget kanske eller inte instämmer i dina krav, men genom att tillhandahålla tydlig information hjälper du företagsrepresentanten inte bara att förstå din syn, utan också visa din åsikt om alla nya frågor, produkter eller andra problem i kundservice. - Läs mer om företagspolicy. När du skriver din begäran kan du först göra din forskning för att förstå vilka krav som sannolikt kommer att uppfyllas. Det är upp till dig att lösa problemet som har uppstått, men att förstå företagets position hjälper dig att göra dina budskap mer effektiva.
