Hur man förvarar visitkort

Innehåll

Steg
Tips
Varningar

Kontaktinformation är helt enkelt oersättlig för affärssamarbete och affärskommunikation. När du får ett visitkort med kontaktinformation, ta dig besväret att se till att det hamnar på en plats där du enkelt kan hitta det så snart behovet uppstår. Det spelar ingen roll om du äger ditt eget företag eller bara rör dig mycket i affärskretsar, att ställa ordning på de visitkort du får kan hjälpa dig att hitta rätt personer mycket snabbare, vilket i sin tur kan ge dig högre försäljning och mer pengar i fickorna. Här är några idéer för hur samma visitkort kan lagras på ett organiserat sätt.

Steg

1 Ta en titt på visitkortet direkt efter att du fått det. Att läsa ett visitkort noggrant och omedelbart efter att ha fått det är ett bra sätt att komma ihåg ägarens namn tillsammans med deras ansikte. Ansökningsblanketten och examen skrivs också vanligtvis på ett visitkort, så här är en annan ledtråd som berättar vem det är och vad han / hon gör.
2 Ha en plats att lägga dina visitkort efter att du fått dem. Om du tar med dig en påse eller anteckningsbok till möten, avsätt sedan en plats i dem där du kan lägga de mottagna visitkorten. Var du än väljer att lägga dem, lägg dem aldrig i dina lappar eller lägg dem i fickan - där kommer de definitivt att gå vilse eller tvättas med dina saker.
3 Spara människors kontaktinformation på din dator. När du återvänder från en affärslunch, mässa eller möte, lägg omedelbart alla visitkort du får på ett säkert ställe. En skrivbordslåda eller annan plats som andra människor inte brukar titta på är idealisk. Så snart du har tid, ta ut alla visitkort som samlats i skrivbordslådan och ange all kontaktinformation från dem i Outlook, Excel, Access eller till och med bara Word.
4 Skapa en kolumn "Anteckningar" i varje fil tillägnad ett visitkort. Fyll i all information som inte finns på själva visitkortet: vad den här personen gör, vilken information eller lovande samarbete han skisserade för dig, när du träffades etc.
5 Skapa en företagskontaktklassificering. Dela in dem i utmärkta, mer eller mindre potentiella, och sådana som du nästan aldrig behöver. För att göra detta kan du använda numrering, där 1 är att markera värdefulla kontakter, 2 - möjliga och 3 - de som du inte kommer att hantera. Du kan också använda färgkodning: grönt för värdefulla affärskontakter, gult för potentiella kontakter respektive rött för hopplösa. Välj ett bekvämt och minnesvärt alternativ för dig, så att du bättre kommer ihåg kontaktuppgifterna till dina partners.
6 Ordna dina partners kontaktinformation så att du enkelt kan hitta den senare. Det kan ordnas alfabetiskt efter den första bokstaven i personens efternamn eller efter den första bokstaven i företagsnamnet; med den första bokstaven i staden där du träffade den här personen (om du reser ofta); eller branschen där personen arbetar. Således kan du helt enkelt ange informationen om den önskade personen som du kommer ihåg i sökfältet, och datorn ger dig en lista med kontakter som uppfyller de angivna sökparametrarna.
- Många speciella datorprogram, vars syfte är att skapa en databas med dina kontakter, kan sortera dina kontakter på vilket sätt du vill och göra dem lätta att hitta om du plötsligt bara kommer ihåg några få sökord att söka efter. Om du använder ett av dessa program kommer du att spara mycket tid manuellt genom att sortera visitkort med data.
7 Förvara visitkort på det gamla goda sättet. Lägg dem i en adressfil eller visitkortshållare, tillgänglig från kontorsmaterialsbutiker.
- Detta gammaldags sätt att lagra kontaktinformation, även om det bara är en stapel visitkort, bundna med ett elastiskt band, är en bra försäkring för din elektroniska lagring på din dator.
- Du måste bestämma hur du föredrar att sortera dina visitkort: efter namn, företagsnamn, etc.
8 Så snart du får ett visitkort från någon, skriv omedelbart (högst inom några dagar) platsen där du träffade personen på baksidan. Så du kommer definitivt inte att glömma det. Det är också bättre att kort skriva ned på baksidan av det du pratade om så att du senare, när du behöver kontakta den här personen, kan påminna honom eller henne om var du träffades, fråga hur barnen mår eller komma ihåg allt du diskuterade vid det första mötet.
9 Redo.

Tips

Om du får många visitkort kan du överväga att köpa programvara som gör att du kan sortera och lagra dem. Det finns visitkortskannrar samt program som kan läsa, känna igen och välja den information du behöver från ett pappersvisitkort. De kan spara dig en enorm mängd arbete manuellt genom att skriva in denna information i din dator.
Om du behöver veta mer om dina affärspartners än bara deras namn och telefonnummer, leta efter programvara som låter dig lagra och hantera stora mängder information om kunder eller partners.
Börja agera snabbt om du lovat något till dina nya bekanta eller om någon är intresserad av dig och din sak.
Låt inte råa visitkort samlas. Sortera dem och mata in data i din dator minst en gång i veckan innan du helt glömmer vem du träffade och varför.

Varningar

Om du lagrar all kund- eller partnerkontaktinformation på din dator, kom ihåg att göra regelbundna säkerhetskopior om din dator kraschar eller hårddisken kraschar. Gör en säkerhetskopia av din information automatiskt, om möjligt.