Innehåll

• Steg
• Råd
• Varning

Ibland behöver vi be om en förlängning av många skäl i livet. Kanske är du på college och behöver mer tid för att avsluta din uppsats, kanske du kämpar för att avsluta ett projekt på jobbet.Ett effektivt och korrekt förnyelsebrev är alltid viktigt. Du bör ta dig tid att tänka exakt på dina behov: hur länge behöver du ansöka om förlängning och varför? Därefter skriver du i ett formellt brev, skickar ut det och följer upp för sinnesfrid.

Steg

Metod 1 av 3: Följ konventionen om att skriva ett formellt brev

1. 

   Presenterar sidhuvudet. Inlämningsdatumet finns i det övre högra hörnet på sidan. Lämna en rad nedan tom och skriv din adress, även högerjusterad. Töm sedan en rad och skriv mottagarens fullständiga adress till vänster på sidan.
   • Om du skickar ett e-postmeddelande kan du utelämna datum och adress, med början med hälsningar. Du måste dock se till att din rubrik är tydlig och effektiv. Om du till exempel skickar ett brev till din professor kan du skriva ämnesraden "Letter of extension - Nguyen Hoang Minh - B2 class K34".

2. 

   
   
   Skriv fullständiga och formella hälsningar. Börja med ordet "Kära", följt av mottagarens titel och fullständiga namn. Till exempel "Dear Mr. Nguyen Hai Trieu" eller "Dear Mrs. Bui Phuong Mai". Vissa titlar kan vara mer komplexa, till exempel "Kära professor Nguyen Duc Cuong" eller "Kära ordförande Nguyen Van An".
   • Det här är en formell rekommendation, så håll din stil och ditt innehåll formellt, även om du lär känna dessa människor intimt. Skriv inte "Hej Hanh".
   • Försök hitta en specifik person att skicka brevet till. Annars kommer ditt brev att se ut som ett exempel på ett brev. Till exempel skulle "Kära ordförande Nguyen Van An" vara bättre än "Kära myndigheter".

3. 

   
   
   Använd en kort layout. Brevets kropp bör ha 1-3 stycken. I många fall kan du börja med 2-3 rader. Om du behöver expandera med hela de tre styckena behöver du bara separera dem i öppningen, kroppen och slutet.
   • För att börja ditt brev kan du skriva "Jag är Nguyen Hoang Minh, student i klass B2 K34". Detta kommer att påminna professorn att komma ihåg och inte slösa bort tid med att ta reda på vem du är.

4. 

   
   
   Lägg märke till slutet. Underskatta inte vikten av ett solidt slut. Använd den sista meningen för att upprepa ditt fall (i en rad) och tacka mottagaren för att du tog dig tid att läsa meddelandet. Du kan skriva, "Jag uppskattar din övervägande av mitt förslag".
   • Det är bäst att stänga brevet med en hälsning innan du signerar det. Några bra alternativ är: "Med vänliga hälsningar", "Kära", "Hej".
   • Om du behöver ett svar, bör du ange detta till slut. Vanligtvis kan du kombinera med ett tack. Till exempel "Tack för ditt övervägande, jag ser fram emot att höra från dig nästa vecka." Var dock försiktig så att du inte är för påträngande.

5. 

   Ange ditt fullständiga namn och din signatur. Vänligen håll 3-4 rader borta under hälsningen. Skriv sedan ditt fullständiga namn och vänsterjustera. Använd utrymmet ovan för att skriva med bläck. Om du planerar att skicka ett mejl kan du rensa utrymmet och skriva ditt namn i det. annons

Metod 2 av 3: Diskutera meddelandetexten

1. 

   Skriv så snart som möjligt. Förbered dig på att skriva ett brev så snart du vet att det är nödvändigt att ansöka om förlängning. Du måste ge mottagaren gott om tid för att avgöra ditt ärende. Du måste också visa att du är beredd, även om du ber att justera ditt schema.

2. 

   Bestäm hur länge du behöver lägga till. Ta hänsyn till alla faktorer och gör realistiska rekommendationer. Om respitperioden är för kort kan du behöva ansöka igen. Du måste göra ditt bästa för att undvika tidsfrister, så det är bäst att uppskatta mängden extra tid.
   • Beroende på situationen kan du behöva skriva brevet som en del av förhandlingsprocessen. I det här fallet bör du ansöka om en tidsfrist som är längre än den beräknade tiden så att du kan kompromissa och komma överens i mitten.
   • Beräknad tid baserat på dina nuvarande framsteg och oavslutade projektdelar. Om du till exempel har arbetat med ett konsultprojekt i tre månader får du förmodligen en uppskattning av hur mycket arbete som är kvar.
   • Du måste också vara medveten om den tidsgräns som mottagaren av meddelandet också står inför. Kanske är de också under press på grund av tidsfrister. Exempelvis måste universitetsprofessorer ofta lämna halvtidsbetyg och de måste basera sig på den tidsfristen för studenter.

3. 

   Uppmärksamhet på tillämpliga lagar. Du måste verifiera aktuella tidsfrister innan du ansöker om förlängning. Lämna inte intrycket att du saknar organisation när du ber om en förlängning utan att förstå den aktuella situationen. Vissa myndigheter kräver till exempel att du lämnar in en framställning inom 24 timmar efter att du kontaktat den. Om detta inte fungerar för dig kan du klaga på att tiden är för begränsad.

4. 

   Ge en rimlig förklaring. Du tar dig tid att skriva ut förnyelsebrevet och mottagaren tar också tid att läsa; så du måste skriva brevet ordentligt. Tänk noga över den verkliga anledningen till att du behöver mer tid och presentera din mottagare ärligt. Ljug inte eller överdriv inte, eftersom detta bara kommer att skada dig.
   • En bra anledning till detta är att du vill att jobbet ska utföras noggrant och noggrant. Om du till exempel arbetar med ett projekt där andras säkerhet kan påverkas kan du vara sympatisk att ta upp detta.
   • Om du har mer än en anledning att ansöka om förlängning, välj den som är mest relevant och fokusera på det. Om du till exempel är försenad med att acceptera det erbjudna jobbet, berätta för dem att du vill ta reda på mer om fraktkostnader (om detta är sant) istället för att meddela dem att du väntar på ett ord. bjuda in en annan.

5. 

   Peka på några noggrant utvalda detaljer. Informationen som tillhandahålls hjälper dig att få ditt brev att se ut som legitimt och skickligt. Detta är särskilt viktigt om du skickar ett brev till en myndighet eller annan organisation som du aldrig har träffat.
   • Till exempel, om din farfar dog två dagar innan hans uppsats måste lämnas in, är det bäst att presentera faktumet som en "familjen nödsituation" snarare än bara i allmänhet "brådskande." Du kan också nämna hans död och lite information om dina planer.
   • Organisera ditt pappersarbete innan du skickar in förnyelsebegäran. Du kan behöva en beskrivning av de jobb och applikationer du har gjort, särskilt när du arbetar med myndigheter eller andra officiella organisationer. Det är i ditt intresse att bevisa att du har följt varje steg i processen vid denna tidpunkt.

6. 

   Behåll positiv stil och innehåll. Ingen vill läsa ett brev fullt av klagomål. Istället gör du bara en snabb och kort presentation av negativa fakta och ange sedan positiva lösningar. Om du till exempel tycker att startlönen är för låg kan du skriva: ”Jag behöver mer tid att överväga ditt erbjudande. Jag tror dock att en högre lön kan hjälpa mig att arbeta mer effektivt.

7. 

   Läs meddelandet igen innan du skickar det. Ta åtminstone några minuter att läsa igenom meddelandet innan du skickar ut det. Kontrollera om det finns redigerings- och skrivfel. Kör programvara för grammatik och stavningskontroll på din dator. Skicka det till en betrodd vän för att få dem att läsa igen. Skynda dig inte eller hoppa över det här steget; annars får mottagaren av meddelandet intrycket att du är slarvig, och det kommer att påverka slutresultatet. annons

Metod 3 av 3: Skicka ett meddelande till mottagaren

1. 

   Gör en kopia eller spara brevet. När du är klar med att läsa utkastet till brev och innan du skickar ut det, ta ett foto (konvertera det till pdf), spara manuskriptet online eller kopiera det på traditionellt sätt. Du kan också registrera utskickets datum om det inte matchar det datum som visas högst upp i meddelandet. Spara denna kopia på ett säkert ställe för din personliga rekord.

2. 

   Sätt i vanlig brevlåda. Ta det till postkontoret, ge det till brevbäraren eller lägg det i brevlådan. Om du vill se till att e-postmeddelandet når mottagaren kan du begära en uppföljningstjänst mot en extra avgift.
   • Om du vill skicka papperspost måste du skriva ut det med en skrivare och bläck av god kvalitet. Handskrivna förnyelser accepteras inte allmänt.

3. 

   Skicka e-post för förnyelse. Detta är förmodligen det bästa sättet att skicka förnyelser med mindre tid och säkerhet. Du måste verifiera mottagarens e-postadress innan du skickar den och se till att inkludera din identifierare i ämnesraden, om det är relevant.
   • Mottagaren vet exakt när du skickade e-postmeddelandet. Observera detta om du vill skicka e-post sent på kvällen.
   • Din e-post ska vara formell, inklusive den e-postadress du använder för att skicka den. Du bör skicka detta e-postmeddelande med ett professionellt konto. Till exempel är brevet som skickas från e-postkontot [email protected] lämpligt.
   • Om du skickar e-post via fax, se till att behålla bekräftelsessidan för att bevisa att du skickat e-postmeddelandet framgångsrikt och att meddelandet har mottagits.

4. 

   Ringa telefonsamtal istället för att skriva brev. Om du behöver ansöka om en förlängning i sista minuten kan det vara bättre att prata med personen via telefon. I det här fallet måste du också vara formell och presentera ditt ärende tydligt. annons

Råd

• Försök att skriva bokstäver upp till en sida. På så sätt känns ditt brev komplett och lätt att titta på.
• Observera om mottagaren av meddelandet skickar ett svar, till exempel ett bekräftelsemeddelande.

Varning

• Var realistisk när det gäller löften. Ansök inte om förlängning bara för att spendera extra tid på att slutföra andra ytterligare uppdrag.
• Utnyttja den förlängda tiden väl. Du vill nog inte försöka ansöka om förlängning igen.
• Kontrollera att du har inkluderat nödvändiga formulär i meddelandet. Dessutom kommer vissa organisationer att be dig att använda deras brevformulär.