Hur man skriver nyhetsbrev (med foto) - Tips

Video: Så skapar du en E-POSTLISTA! | Kom igång med NYHETSBREV!

Innehåll

Steg
Råd

Syftet med nyhetsbrev är att informera en grupp människor om en viss fråga, såsom en händelse, policy eller resurs, och uppmuntra dem att göra det. Nedan följer riktlinjer för hur man skriver effektiva och lättlästa nyhetsbrev.

Steg

Del 1 av 4: Skriva nyhetsbrev

Skriv ordet "MEDDELANDE" högst upp på sidan. Omedelbart utanför texten var nyhetsbrevet. Skriv ordet “OBS” ungefär 4 cm från sidans överkant, fet, centrerad eller vänsterjusterad. Du kan också välja en större teckenstorlek för detta ord.
- Dubbelavstånd mellan raderna i titeln.
Att utse på lämpligt sätt. Nyhetsbrev är en formell form av affärskommunikation, så du bör ta itu med dem på lämpligt sätt. Skriv fullständigt namn och titel på den person som du kommer att rapportera till.
- Om du skickar ett brev till alla anställda kan du skriva: ”MOTTAGARE: Alla anställda”.
Lägg till mottagare i CC-serien. "CC" -linjen hänvisar till dem som får meddelandet i form av "Dear Co". Detta är inte målet för nyhetsbrev. Det här är personen som behöver information om policyn eller frågan du tar upp i brevet.
Skriv ditt namn i raden "Avsändare". Ämnet för brevet bör innehålla namnet på författaren och avsändaren. Ditt fullständiga namn och titel finns på den här raden.
Lägg till datum. Skriv hela datumet, inklusive dag, månad och år. Skriv till exempel: “DATUM: 5 januari 2015” eller “DATUM: 01.05. 2015. "
Välj ett specifikt stycke för ditt ämne. Ämnesraden ska berätta för läsaren vad nyhetsbrevet handlar om. Var specifik och koncis.
- Till exempel, istället för att skriva ämnet som: "Bläck", skriv mer specifikt som: "Bläckanvändningsproblem på kontoret".
Justera titelformatet därefter. Titeln ska vara högst upp på sidan, vänsterjusterad. Stora orden "MOTTAGARE:", "SENDER:", "DATUM:" och "OM JOBB:".
- Ett exempel på en titel skulle se ut så här:
  Mottagare: Mottagarens namn och titel
  SENDER: Ditt namn och titel
  DATUM: Datum, månad, år då meddelandet skrevs
  OM: (eller RELATERAT till :) Problem som nämns i nyhetsbrevet (framhäver på något sätt).
- När du skriver titlar, se till att dubbla linjerna och justera texten.
- Du kan lägga till en rad under rubriken som löper över sidans bredd för att separera rubriken och nyhetsbrevets innehåll.
annons

Del 2 av 4: Skriva innehåll om nyhetsbrev

Tänk vem mottagaren är. För att alla ska kunna läsa och svara på nyhetsbrevet är det viktigt att matcha meddelandets ordalydelse, längd och högtidlighet till vem som läser det. För att detta ska fungera bra måste du ha en god uppfattning om vem som tar emot meddelandet.
- Tänk på dina läsares preferenser och bekymmer.
- Försök att förutse de frågor som din läsare kan ställa. Tänk på innehållet i nyhetsbrevet, som exempel, bevis eller annan information för att övertyga dem.
- Se om dina läsare accepterar att du nämner olämplig information eller känslor.
Hoppa över de rituella hälsningarna. Nyhetsbrevet inleddes inte med en hälsning som "Dear Mr. Edwards". Gå istället direkt in i frågan som ska diskuteras i meddelandet från början.
Nämn problemet i första stycket. Skriv ner varför du vill att läsaren ska vidta åtgärden. Det här är lite som introduktionen till uppsatsen, dvs att introducera problemet och orsaken till problemet.Du kan också behandla introduktionen som en sammanfattning av hela nyhetsbrevet.
- Vanligtvis tar introduktionen upp ungefär ett stycke.
Du kan till exempel skriva: ”Den 1 juli 2015 kommer XYZ Company att införa en ny försäkringspolicy. De anställda kommer att få sjukförsäkring och får en minimilön på 6 miljoner per månad ”.
Ge information om frågor som diskuteras. Läsaren kan behöva lite allmän information om problemet du behandlar. Ge lite information, men den är kort och ange bara vad som behövs.
- Om det är lämpligt, fortsätt nyhetsbrevet genom att ange orsaken till varför policyn implementerades. Du kan till exempel skriva: "Kommunen har röstat för att kräva att alla anställda i området får en minimilön på 6 miljoner VND / månad".
Stöd argumenten i diskussionen. Sammanfatta de åtgärder som ska utföras. Bevis och argument om den lösning du föreslår. Börja med den viktigaste informationen och täck sedan över specifika eller stödjande fakta. Visa dina läsare att det är bra att göra vad du föreslår eller att det är skadligt att inte ta det.
- Lägg gärna till grafik, listor eller diagram, särskilt vid längre meddelanden. Se bara till att den här informationen verkligen är relevant och övertygande.
- För längre meddelanden, överväg att skriva en kortare rubrik för att göra varje avsnitt tydligt. Till exempel, istället för att skriva "Policy", skriv "Ny säsongspolicy". Var specifik och kortfattad i varje rubrik så att läsaren tydligt ser grunderna i nyhetsbrevet.
Föreslå åtgärder som läsaren behöver vidta. Ett nyhetsbrev är en uppmaning till handling i en viss fråga, oavsett om det är ett nytt produktmeddelande från företaget, en ny policy för kostnadsrapportering eller en presentation av hur företaget arbetar med det. ämne. Kom ihåg den åtgärd som läsaren behöver utföra i slutet eller meningen.
- Du kan till exempel skriva: "Alla anställda måste använda det nya redovisningssystemet från och med den 1 juni 2015".
- Du kan lägga till några bevis för att stödja dina förslag.
Avsluta brevet med en positiv och uppmuntrande sammanfattning. Det sista stycket i nyhetsbrevet bör upprepa nästa steg för att lösa problemet. Detta inkluderar en påminnelse om organisatorisk solidaritet.
- Du kan skriva: "Jag skulle gärna diskutera dessa med dig senare och kommer att fortsätta diskutera dina beslut."
- Du kan avsluta med att säga: ”Vi är glada över denna kategoriutvidgning. Vi tror att det kommer att hjälpa verksamheten att växa och att företaget kommer att fungera mer hållbart ”.
- Denna punkt är vanligtvis cirka 1-2 meningar lång.
annons

Del 3 av 4: Komplett nyhetsbrev

Formatera nyhetsbrev ordentligt. Använd standardformat för att göra meddelanden lätta att läsa. Använd ett teckensnitt Times New Roman eller Arial storlek 12. Vänster, höger och nedre marginal är 2,5 cm.
- Justera stycken. Dela stycken, dubbelavstånd och marginaler eller inte.
Granska nyhetsbrev. Granska och redigera meddelandet för att göra det tydligt, koncist, övertygande och felfritt. Kontrollera om formuleringen är konsekvent. Typer av akademiska ord eller yrkesord.
- Kontrollera om det finns stavnings-, grammatik- och innehållsfel. Var särskilt uppmärksam på namn, datum eller nummer.
- Kontrollera om meddelandet är för långt och klipp ut onödigt innehåll.
Underskrifter. Nyhetsbrevet hade ingen signaturrad. Du bör dock förbereda rubriken och bredvid ditt namn. Det visar att du har bekräftat nyhetsbrevet.
Använd brevpapper. Du kan skapa ett speciellt brevpapper speciellt för nyhetsbrev eller använda vanliga brevpapper.
- Om du utarbetar elektroniska dokument (för e-post, till exempel) måste du skapa ett separat brevpapper i Word som innehåller företagslogotypen och grundläggande kontaktinformation. Använd den titeln som en mall för nyhetsbrev du skickar.
Välj hur du ska skicka e-post. Bestäm det bästa sättet att skicka nyhetsbrev. Du kan skriva ut det och distribuera det till alla. Du kan också skicka via e-post.
- Om du skickar meddelandet via e-post kan du formatera HTML-koden för e-postmeddelandet. Om inte, kan du spara meddelandet som en PDF och bifoga det som ett e-postmeddelande.
annons

Del 4 av 4: Använda nyhetsbrevsmallen

Hitta tillgängliga brevmallar. Överväg om du vill använda exempelbokstäver istället för att skriva från början. I så fall är det första steget att hitta bra e-postmallar online. Microsoft Word har också brevmallar. Mallarna använder ofta samma grundformat, men olika teckensnitt, teckensnittsstorlekar och layout.
- Ladda ner rätt mall för dina behov.
- Var noga med att läsa användarvillkoren innan du använder någon mall online.
Öppna meddelandemallen som har laddats ner till din dator. Efter att ha tryckt på nedladdningsknappen laddas brevmallen automatiskt ned till din dator, eller några steg kan tas innan nedladdningen startar. Brevmallen laddas ner som en zip-fil, du måste packa upp och öppna i Microsoft Word.
- Vi rekommenderar att du använder den senaste versionen av Microsoft Word för att säkerställa att du inte upplever oförutsedda programvaruproblem och att meddelandemallen inte fungerar som den ska. Om du har en tidigare version av Microsoft Word, uppdatera programvaran innan du laddar ner brevmallarna.
Skapa rubrik (rubrik). Kom ihåg att texten till exempelmeddelandet kan ändras. Du kan anpassa delar av provmeddelandet som du vill. Du kan till exempel lägga till logotyper och copyright-symboler i rubriken till brevmallar. Klicka på rubriken och ange din företagsinformation.
Fyll i avsnitten i rubriken på brevformuläret. Kom ihåg att fylla i fälten "TILL" och "FRÅN", samt "CC" och "SUBJECT". Var försiktig när du fyller i dessa fält för att undvika att utelämna dem, lämna dem tomma, gör ofta misstag när du skriver.
Ange meddelandetexten. Skriv inledningen, anledningen, diskussionen och sammanfattningen i nyhetsbrevet. Om du vill kan du använda kulor eller skapa listor för att organisera din information.
- Behåll formatet på brevmallen. Detta säkerställer att styckena är anpassade, med rätt marginaler och teckenstorlek.
- Om det behövs kan du till och med anpassa nyhetsbrevet för att använda tabellen. Ibland är det en bra idé, särskilt om du använder punktlistor eller liknande listor gör meddelanden förvirrande eller svåra att läsa.
- Se till att ta bort text från mallen. Kontrollera samtidigt din post noga innan du skickar den.
Kom ihåg att kontrollera sidfoten. Sidfoten är det tomma området längst ner på sidan för ytterligare information. Du kan lägga till företags- eller personlig kontaktinformation på den här webbplatsen. Det är mycket viktigt att ta sig tid att kontrollera riktigheten i informationen. Det sista du inte vill ska hända är när meddelandet är perfekt skrivet men har fel kontaktinformation eller saknad information.
Justera meddelandets utseende. En av de mest attraktiva sakerna med exempelmeddelanden är att du kan ändra färg på texten. Detta hjälper dig att visa lite personlighet och gör att texten sticker ut mer. Du kan också välja rätt färg för den aktuella situationen för att se till att ditt nyhetsbrev ser enastående ut, inte bara professionellt.
Spara nyhetsbrev som konsekvent text. Var noga med att spara en kopia. Du kommer att ha reservelektroniska dokument för att underlätta utbytet av information.
Spara mallen för senare användning. När du behöver använda ett exempelmeddelande med ett ämne som ändras behöver du bara anpassa objekten för att matcha det specifika ämnet i meddelandet. Detta sparar tid, hjälper dig att skapa ett enhetligt, professionellt nyhetsbrev som fångar allas uppmärksamhet, så det kommer att läsas omedelbart. annons