Innehåll

• Steg
• Råd
• Vad du behöver

Att organisera kontorsfiler är inte en enkel uppgift, speciellt när det gäller att organisera stora mängder filer och dokument. Du kan dock övervinna denna utmaning genom att planera framåt och besluta om ett arkivsystem. Detta hjälper dig att organisera din affärsprofil och säkerställer att du hittar viktiga dokument snabbare. Du kan kolla in artikeln nedan om hur du organiserar dina kontorsregister för att starta ditt uppdrag.

Steg

Del 1 av 3: Ordna tiden rätt

1. 

   Sätt av en viss tid för att organisera din ansökan för att undvika distraktioner. Ha kartong och klistermärken redo att skapa en ny profil innan du börjar. annons

Del 2 av 3: Organisera dokument och register

1. 

   
   
   Dela högar med dokument och filer i mindre, mer hanterbara bitar.
   • Processstaplar en i taget och rensa eller förstör onödiga papper för att minska kvantiteten och begränsa redundansen.
   • Dela resten av dokumenten och filerna i två separata delar, en för de filer som behöver bearbetas under de kommande månaderna och den andra för arkivfiler som inte kräver akut behandling.

2. 

   
   
   Ordna mappar alfabetiskt om du har klientprofiler. Till exempel, om varje bindemedel var namnet på en person eller ett företag, kan du sortera posterna efter den personens namn. I detta fall bör du märka varje profilkort som innehåller kundens fullständiga namn.Ordna omslagen alfabetiskt och märk sedan arkiveringslådan för att se vilken låda som har ett namn som börjar med en viss bokstav.

3. 

   
   
   Sortera efter kategori om posterna är av många delar av verksamheten. Vissa poster avser fakturor, garantier eller kontrakt och du måste dela upp dem i olika kategorier. Märk varje post som lämpligt och placera alla relevanta dokument i posten. Du kan behöva skapa en sekundär profil, så använd ett hängande omslag för att markera varje kategori och omslaget för att vara sekundärt.
   • Skapa en portfölj med brådskande dokument så att du snabbt kan hitta viktiga papper.
   • Lägg de tillfälliga filerna framför och arkivfilerna på baksidan av lådan så att du enkelt kan komma åt de filer som behöver bearbetas.
   annons

Del 3 av 3: Sortera poster efter månad

1. 

   Förutom att använda metoderna ovan kan du ordna dina bindemedel efter månad (och år-). Om du inte har tid att reda ut det direkt kan du lägga in dina papper i ditt månatliga register för datumbehandling. Detta steg hjälper dig också att avgöra var du ska lagra dina dokument snabbare.
   • Månadsrekordet är också lämpligt för lagring av andra typer av dokument.

2. 

   I slutet av året, kontrollera papper som finns kvar i månadsregistret och du kan upptäcka att mallen, liksom den nya profilgruppen (kategorinamn) saknas i systemet. Skapa profiler för dessa artiklar under det nya året.

3. 

   Klipp resterande papper per månad. Spara under "Mixed" -gruppen (Year-). annons

Råd

• När du har ordnat dina poster måste du hålla ordning på kontoret. Fixa registreringssystemet och sätt tillbaka papper på plats.
• Kasta bort, återvinn eller förstör onödiga dokument för att undvika att manipulera det nya arkivsystemet.

Vad du behöver

• Arkiveringsskåp
• Hängande lock
• Hårt omslag
• Klistermärken
• Markörer