Författare:
Peter Berry
Skapelsedatum:
16 Juli 2021
Uppdatera Datum:
1 Juli 2024
Innehåll
Denna wikiHow lär dig hur man automatiskt rapporterar data i Microsoft Excel. Den här artikeln talar också om hur man kan fråga och generera rapporter från en extern källa (MySQL, Postgres, Oracle, etc.) direkt i kalkylbladet (kalkylblad) med hjälp av ett Excel-plugin för att länka kalkylarket till källan. dessa data.
När det gäller data lagrad i Excel-kalkylblad använder vi makrokommandon för att skapa och exportera rapporter till olika filtyper med en knapptryckning. Lyckligtvis har Excel den här funktionen inbyggd, så du behöver inte skapa algoritmen själv.
Steg
Metod 1 av 2: Med extern data (MySQL, Postgres, Oracle, etc.)
Ladda ner Excel-plugin av Kloudio från Microsoft AppSource. Ovanstående verktyg låter dig skapa en kontinuerlig anslutning mellan källan eller den externa databasen och din arbetsbokuppsättning. Detta plugin fungerar också med Google Sheets.
Skapa en anslutning mellan ditt kalkylark och en extern datakälla genom att klicka på + -tecknet på Kloudio-portalen. Ange detaljerna i databasen (databastyp, referenser) och välj eventuella säkerhets- / krypteringsalternativ om du arbetar med konfidentiell eller företagsinformation.
När du har skapat en anslutning mellan kalkylarket och databasen kan du fråga och skapa rapporter från den externa datan direkt i Excel. Skapa en anpassad rapport från Kloudio-portalen och välj sedan dokumentet i den högra rullgardinsmenyn i Excel. Alla filter och uppdateringsfrekvenser kan tillämpas på rapporter (företagskalkylark kan automatiskt uppdateras varje vecka, dagligen eller till och med varje timme).
Dessutom kan du importera data till länkade kalkylblad och uppdatera till en extern datakälla. Skapa en uppladdningsmall från Kloudio-portalen, då kan du ladda upp ändringar från kalkylarket till en extern datakälla manuellt eller automatiskt. annons
Metod 2 av 2: Med data tillgängliga i Excel
Om de data som ska rapporteras lagras, uppdateras och underhålls i Excel kan du automatisera rapporteringsprocessen med makron. Makron är en inbyggd funktion som gör att vi kan automatisera komplicerade och repetitiva uppgifter.
Öppna Excel. Dubbelklicka (eller klicka med en Mac) i den vita "X" Excel-appen på en grön bakgrund och klicka sedan på Tom arbetsbok (Tomt kalkylark) på provsidan.
- Klicka på på en Mac-dator Fil (Arkiv) och välj Ny tom arbetsbok (Nytt tomt kalkylark) i rullgardinsmenyn som visas.
- Om du redan har en Excel-rapport som behöver automatiseras dubbelklickar du på filen för att öppna den i Excel.
Ange kalkylbladets data om det behövs. Om du inte har lagt till siffror eller etiketter i kolumnen som du vill automatisera resultat för, fortsätt innan du fortsätter.
Sätt på kortet Utvecklaren (Utvecklare). Som standard är taggen Utvecklaren visar inte toppen av Excel-fönstret. Beroende på ditt operativsystem kan du aktivera detta kort enligt följande:
- På Windows Klick Fil > alternativ (Valfritt)> Anpassa menyfliksområdet (Anpassa menyfliksområdet) till vänster i fönstret, markera rutan "Utvecklare" längst ner till vänster i fönstret (du kan behöva rulla ner först) och klicka sedan på OK.
- På Mac Klick Excel > Inställningar ... (Anpassningsbar)> Menyfliksområdet och verktygsfältet (Verktygsfält och band) och markera rutan "Utvecklare" i listan "Huvudflikar" och klicka sedan på Spara.
Klick Utvecklaren. Den här fliken visar nu toppen av Excel-fönstret. Här visas ett verktygsfält.
Klick Spela in makro (Spela in makro) i verktygsfältet. Ett fönster dyker upp.
Ange ett namn för makrokommandot. I textrutan "Makronamn" anger du ett namn för makrokommandot. Detta hjälper dig att känna igen makrokommandot senare.
- Om du till exempel skapar en makroordning för att exportera ett diagram från befintlig data kan du namnge ordern "Chart1" eller något liknande.
Skapa kortkommandon för makron. Tryck ⇧ Skift samtidigt med en annan tangent (t.ex. bokstäver T) för att skapa kortkommandon för makrokommandon senare.
- På en Mac skulle kortkommandot vara det ⌥ Alternativ+⌘ Kommando och vissa tangenter (t.ex. ⌥ Alternativ+⌘ Kommando+T).
Spara makrokommandot i det aktuella Excel-dokumentet. Klicka på listrutan "Lagra makro i" och välj Denna arbetsbok (Samla detta kalkylark) för att se till att makrokommandot är tillgängligt för alla som använder den aktuella arbetsboken.
- Du måste spara Excel-filen i sitt eget format för att makrokommandot ska sparas.
Klick OK längst ner i fönstret. När makrokommandoinställningarna har sparats sätts du i inspelningsläge. Alla åtgärder som du utför från nu till inspelningen stoppas sparas.
Ta de steg du vill automatisera. Excel spårar alla klick, tangenttryckningar för att formatera alternativen du anger och lägger till dem i listan med makron.
- Om du till exempel vill välja data och skapa ett diagram från dem måste du markera data, klicka på Föra in (Infoga) högst upp i Excel-fönstret, välj diagramtyp, klicka på det diagramformat du vill använda och redigera diagrammet om det behövs.
- Om du vill använda makrokommandot för att lägga till värden från celler A1 komma A12, klicka i den tomma cellen, ange = SUMMA (A1: A12) och tryck ↵ Gå in.
Klick Stoppa inspelningen (Stoppa inspelningen). Alternativ finns i kortets verktygsfält Utvecklaren. Programmet stoppar inspelningen och sparar alla åtgärder som du utfört under inspelningen som ett makrokommando.
Spara Excel-arbetsboken som en makroutlösarfil. Klick Fil, välj Spara som (Spara som) och ändra filformatet till xlsm istället för xls. Sedan kan du ange ett filnamn, välja en sparar plats och klicka Spara (Spara).
- Om du inte gör detta sparas inte kommandot makro som en del av kalkylbladet, vilket innebär att användare på en annan dator inte kan använda makrot om du skickar arbetsboken till dem.
Utför makrokommandot. Tryck på tangentkombinationen som du skapade som en del av makrokommandot för att fortsätta. Kalkylarket utför automatiskt stegen i makrokommandot.
- Du kan också utföra ett makrokommando genom att klicka Makron i kortet Utvecklaren, välj namnet på makrot och klicka Darrning (Tillämpning).
Råd
- Du bör bara hämta Excel-tillägget från Microsoft AppSource eller en pålitlig tredjepartsleverantör.
- Makron kan användas för allt från enkla (till exempel lägga till värden eller skapa diagram) till komplexa (till exempel, beräkna cellvärden, skapa diagram från resultat, märka diagram och utskriftsresultat).
- När du öppnar ett kalkylark med ett makro kan du behöva klicka på det Aktivera innehåll (Innehåll aktiverat) i den gula bannern högst upp i frontfönstret kan makron användas.
Varning
- Makrot tar inte mer än ett steg under inspelningen.Se till att du inte av misstag har angett fel värde, öppnat onödiga program eller tagit bort något.
- Makron kan användas för skadliga ändamål (som att radera data på din dator). Kör inte makrokommandon från otillförlitliga källor.
