Innehåll

• Att gå
• Metod 1 av 3: Välja en kommunikationsplattform
• Metod 2 av 3: Utveckla effektivt träningsmaterial
• Metod 3 av 3: Hantera medarbetaren

Telearbetare kan erbjuda många fördelar för ditt företag. Men att träna dessa anställda kan vara svårt. Du kan möta de nödvändiga utmaningarna under träningen. Om dina anställda bor långt ifrån var du arbetar, se till att du skapar en pålitlig kommunikationsplattform. Skicka dina anställda bra utbildningsmaterial så att de själva kan lära sig mycket. Med konsekvent kontroll och feedback får du anställda snabbt ombord.

Att gå

Metod 1 av 3: Välja en kommunikationsplattform

1. Be dem komma till kontoret för utbildning om de kan. Även om en anställd arbetar på distans kan han eller hon komma till kontoret för utbildning. Detta är ofta det snabbaste och mest effektiva sättet att lära ut telearbetare som bor nära ett kontor eller en filial i ditt företag. Om telearbetaren bor långt borta är det inte alltid möjligt.
2. Organisera konferenssamtal för en mer personlig träning. Telefonutbildning eller videoträning ger träningen en mer personlig karaktär och kan hjälpa till att klargöra viktiga detaljer för positionen. Om du ringer veckovis samtal eller videosamtal med din anställd kan du övervaka hans eller hennes framsteg väl samtidigt som den anställde fortfarande ger stor flexibilitet i positionen.
   • Konferenssamtal fungerar till exempel bra för distansarbetare som är involverade i strategi eller marknadsföring, för på så sätt kan du enkelt prata om planer och utbyta idéer.
   • Om du och din medarbetare befinner dig i olika tidszoner, se till att välja en tid som passar er båda.
   • Välkänd programvara som du kan använda för att ringa och ta emot samtal över internet är till exempel Skype eller Slack.
3. Använd en chattjänst för att snabbt svara på frågor. För arbete som kräver samarbete eller frekvent kommunikation mellan kollegor kan snabbmeddelanden vara mycket användbara. Kollegor kan snabbt skapa kontakt med varandra.
   • Om din distansarbetare har frågor om arbetet kan han eller hon nå dig via chattjänsten och få ett snabbt svar på det sättet. Dessutom kan du snabbt ge feedback via snabbmeddelanden.
   • Många gratis chattjänster finns tillgängliga, som WhatsApp, Line och Spark.
   • Direktmeddelanden är mindre användbara om din distansarbetare arbetar vid helt andra tidpunkter än resten av teamet.
4. Använd e-post om den anställde anger sina egna timmar. E-post är ett bra sätt att kommunicera om telearbetaren arbetar olika timmar, i en helt annan tidszon eller ställer in sitt eget schema. Du kan enkelt skicka meddelanden, utbildningsmaterial, länkar och bilagor via e-post.
   • Håller med om hur snabbt du förväntar dig svar på e-post.

Metod 2 av 3: Utveckla effektivt träningsmaterial

1. Sammanställa en utbildningshandbok för den anställde. Att ha detaljerade instruktioner på papper gör det lättare för anställda att hitta svar på sina frågor. Skicka den här handboken till medarbetaren via e-post eller lägg den på en delad hårddisk eller delat moln. I vilket fall som helst beskriver du i handboken:
   • Aktiviteterna förknippade med positionen
   • Spelreglerna som gäller i företaget
   • Hur programvara och kommunikationsverktyg online ska användas för arbete
   • Hur anställda kan nå sin chef
2. Förklara i detalj vad aktiviteterna innebär. Försök att tänka på vilka frågor den anställde kan ha och vilka problem han eller hon kan stöta på. Inkludera svaren på dessa frågor och lösningarna på dessa problem i utbildningshandboken. Ju mer omfattande du är, desto lättare är det för medarbetaren att lära sig yrket.
   • Säg till exempel inte "Skicka ditt arbete så snart du är klar", utan snarare "Klicka på" Skicka "för att skicka ditt arbete när du har det klart. Detta sparar ditt arbete och återgår till huvudmenyn. ”
   • Förklara också hur anställda kan skriva sina timmar, vilka kostnader de kan deklarera och vem de ska kontakta om något går fel.
3. Uppsatta mål. Berätta inte bara för din anställd vad du ska göra, utan också hur mycket du ska göra. Finns det en minimiproduktion per dag eller per vecka? Vilka tidsfrister gäller? Hur ofta måste den anställde informera dig om framstegen? Var tydlig om detta för din anställd.
   • Du kan till exempel säga "Vi förväntar dig att du hanterar fem samtal i timmen" eller "Du bör kontrollera minst en gång i timmen mellan 09:00 och 17:00 för nya e-postmeddelanden."
4. Lägg till instruktionsvideor och bilder. Om den anställde måste använda viss programvara eller utrustning, ge tydliga instruktionsvideor eller bilder som förklarar hur den anställde ska använda programvaran eller utrustningen.
   • För att förklara hur ett visst datorprogram fungerar hjälper det om du tar en skärmdump av varje steg i processen.
   • Diagram och ritningar kan vara användbara för anställda som behöver installera specialutrustning.
5. Investera i ett webbaserat utbildningsprogram för stora företag. Om du har många distansarbetare, överväga att anställa ett företag som skapar en onlineutbildningsmodul som automatiserar en del av utbildningsprocessen ("e-learning"). Ett sådant företag hjälper dig att utveckla en plattform som är skräddarsydd för ditt företag där dina anställda kan komma igång och lära sig på grundval av videor och interaktiva verktyg.
   • Stora leverantörer av personaltjänster kan ofta skapa utbildningsmoduler online, men det finns också små företag som är specialiserade på detta.
   • Även om detta är ett dyrare alternativ, kommer det att spara mycket tid på lång sikt om du ofta behöver utbilda anställda.

Metod 3 av 3: Hantera medarbetaren

1. Ge de anställda mål som han eller hon måste uppnå. Ge de anställda uppgifter som han måste utföra i en viss ordning och ange en tidsfrist för varje uppgift. Med detta ger du telearbetaren riktning, och medarbetaren vet vad som förväntas av honom eller henne.
   • Säg till exempel ”Jag skulle vilja att du ska veta hur den här programvaran fungerar i slutet av din första vecka. Vi förväntar oss att du tar in totalt 10 000 euro i uppdrag under den första månaden. ”
2. Ge mycket feedback i början. Under de första veckorna, ge konstruktiv feedback om den anställdes arbete regelbundet. Om du märker att den anställde förstår arbetet kan du gradvis ge mindre feedback. Med konstruktiv feedback hjälper du medarbetaren att snabbt behärska yrket.
   • Säg till exempel ”Dina mönster är väldigt bra, men jag tycker att du bör hålla fast vid ett färgschema. Det passar vårt varumärke bättre. ”
   • Den första uppgiften är helst något litet. En tydlig uppgift som kan slutföras snabbt. Till exempel en kort artikel eller ett enkelt kalkylark som kan skapas inom en dag. På det sättet kan du snabbt ge feedback.
3. Be om feedback från den anställde. Uppmuntra medarbetaren att ställa frågor. Fråga också den anställde vad han tycker om introduktionsprogrammet. Du kan lära av det. Om det till exempel är oklart i träningsmaterialet kan du justera dem för nästa gång.
   • Om den anställde kommer till dig med en fråga, svara så bra som möjligt. Om svaret finns i utbildningshandboken, hänvisa medarbetaren till lämpligt kapitel.
   • Om den anställde inte ställer några frågor alls, fråga den anställde hur det går. Fungerar allt med träningen och aktiviteterna? Finns det kanske saker som fortfarande är oklara?
   • Om du vill ha mer allmän feedback kan du överväga att göra en onlineundersökning. Med ett kort frågeformulär kan du få mycket användbar information ovanför vattnet.
4. Kommunicera regelbundet med alla distansarbetare. Håll kontakten med alla distansarbetare både under introduktionsperioden och efteråt. Informera dem om utvecklingen inom företaget. Dina distansarbetare håller sig engagerade i företaget med nyhetsbrev, webbseminarier eller konferenssamtal varje vecka.
   • Det är lätt för distansarbetare att känna sig utanför. Eftersom de inte kommer till en företagsplats saknar de nyheter som delas där på kaffemaskinen. Uppmuntra distansarbetare och kollegor som inte är pendlingslösa att hålla kontakten med varandra via sociala medier och snabbmeddelanden, och välja att ringa frekventare videosamtal istället för att "bara" ringa.