Innehåll

• Att gå
• Metod 1 av 2: Del 1: Ha rätt kompetens
• Metod 2 av 2: Del 2: Var representativ
• Tips
• Varningar

Varje företag som tar emot besökare behöver en receptionist. En receptionist är någon som tar emot besökare i företagets eller institutionens disk. Det är vanligtvis den första personen besökaren ska träffa, och som ni vet är första intryck alltid mycket viktiga. Receptionisten måste ta emot besökaren tillmötesgående och svara korrekt, även i telefon eller via e-post. Det är som det är företagets telefonkort.

Att gå

Metod 1 av 2: Del 1: Ha rätt kompetens

1. Ha utmärkta organisatoriska färdigheter. Som receptionist är du företagets visitkort - - du är den person kunden pratar med först och till vilka anställda kommer för information och planering. Förutom att ringa och hänvisa besökare måste du ofta ta itu med kunderna, ordna alla slags evenemang, ordna möten etc. Eftersom detta medför många ansvarsområden är det viktigt att du som receptionist är välorganiserad så att du kan göra flera saker samtidigt. kan göra. Om du inte kan ta på dig flera uppgifter samtidigt och slutföra dem i rätt ordning, kommer du inte att hålla länge som receptionist.
   • Ett bra sätt att organiseras är att investera i ett arkivsystem som du kan arbeta med. Det är viktigt att du vet vilka papper och information din chef, kollegor och kunder kan behöva. Förvara all denna information i olika mappar - på datorns skrivbord eller på papper. Organisera ditt system på det sätt som fungerar bäst för dig - om du behöver neon-klisterlappar för det är det också bra.
   • Att vara organiserad betyder också att du kan motivera dig själv - du behöver inte någon som berättar för dig hur du gör något, eller för att hålla dig på rätt spår. Om du är välorganiserad vet du exakt vilka uppgifter du måste slutföra på en dag och vilka saker som har prioritet.
   • Se till att du har (många) telefonnummer till hands, till exempel de av kollegor, entreprenörer, säljare, räddningstjänster etc. Du behöver dem alla vid en viss tidpunkt. Lagra telefonnummer i ett speciellt datorprogram eller i en Rolodex.
2. Se till att du har lite teknisk kunskap. Den viktigaste tekniken som en receptionist måste ta itu med är telefonen - och alla de knappar och linjer som är associerade med den. Datorkunskaper är också oumbärliga - de flesta receptionister behöver veta hur man skickar e-post och vara bra på att använda en ordbehandlare. Det är också bra om du vet hur du skapar kalkylark och använder program specifikt för företaget du arbetar för.
   • Tänk på att du sannolikt också kommer att behöva kunna hantera kopiator, skanner och skrivare (och felsöka problem som dina medarbetare upplever när du arbetar med dessa enheter). Om du vet vilken typ av utrustning du använder, gräva i handböckerna så att du kan lösa de vanligaste problemen.
3. Var pålitlig. Receptionisten förväntas alltid vara vid sitt skrivbord - företaget får ett dåligt namn om ingen svarar i telefonen eller om väntetiderna är mycket långa. Gör din trovärdighet din prioritet - om din chef vet att han kan lita på dig och att du alltid är där för att hjälpa dig, gör du dig själv oumbärlig.
4. Vara en bra lyssnare. En viktig del av att vara receptionist är att lyssna på andra människor - i telefon, när en kund ställer en fråga vid skrivbordet eller när information skickas till dig. Om du är en bra lyssnare kan du arbeta mer effektivt - du kommer att kunna lösa problem lättare om du omedelbart förstår vad någon ber om dig och du kan bättre hänvisa kunder till avdelningen där de kan få hjälp.
5. Gör anteckningar om allt. När din chef ber dig göra något, gör anteckningar om detaljerna. När en kund ringer, se till att skriva ner deras information (namn, kontaktinformation, vad de vill ha etc.). Anteckningar hjälper dig att hålla ordning och påminna dig om alla små saker som följer på en dag. Skriv ner dina anteckningar i en anteckningsbok eller anteckningsbok och ha den med dig hela tiden. Du kommer att bli förvånad över hur användbart det är, speciellt om du vill veta vad den personen som ringde för fem timmar sedan ville ha.
   • Se till att du skriver ut meddelanden i detalj och läser vad du har skrivit. Upprepa meddelandet och / eller kontaktuppgifterna när du skriver ner det för att se till att du har rätt information.
6. Svara vänligt på telefonen med en vanlig hälsning, till exempel "God morgon, du pratar med ____ (ditt namn), från ____ (företagsnamn), hur kan jag hjälpa dig?Var noga med att svara i telefonen efter en eller två ringar. Det är inte okej att sätta folk i väntan i mer än en minut (det är längre än du kanske tror).
   • Lyssna noga på namnet på personen som ringer efterfrågar. Upprepa om du vill vara säker. Fråga om den som ringer kan stava namnet om det är svårt att förstå.
   • Överför konversationen snyggt med en standardfras, till exempel "Vänta, jag skickar dig till Mr. Smith". Eller om personen är i en konversation: "Mister Smit är för närvarande i en konversation. Vill du vänta eller ska jag vidarebefordra meddelandet?". Tack uppringaren artigt och överför samtalet.
7. Häls paketleverantörer med samma professionalism och artighet som alla andra besökare. Du kan behöva skriva på en leverans. Se till att din signatur är läsbar. Leveranspersonalen kan behöva vägbeskrivning var förpackningen ska placeras. Se till att du kontaktar rätt anställda för sådana frågor.
8. Ta emot kunder som kommer till verksamheten effektivt och artigt. När besökaren har berättat vem de är och vem de letar efter ansluter du dig till den personen och berättar för dem vem som är där. En vanlig mening som du kan använda för detta är: "Mr. Smit, Mrs. Jansen från XYZ b.v. är här för mötet klockan två". Försök alltid att ge ett för- och efternamn och det företag de representerar. Det är bra att fråga om han / hon har en tid. Herr Smit kommer sedan att ge ytterligare instruktioner om var kunden ska vänta och hur lång tid det tar. Du kan då säga till besökaren: "Mister Smit kommer att vara där om en minut". Eller: "Herr Smit säger att han avslutar ett möte och att han kommer att vara där om 5 minuter. Snälla sätt dig ner".

Metod 2 av 2: Del 2: Var representativ

1. Ha en positiv attityd. Som nämnts ovan är receptionisten företagets visitkort - kunderna ser dig först och svarar på frågor från personer som inte kan komma till kontoret. Ingen vill hälsas av ett surt eller vresigt ansikte. Ha alltid ett leende i ansiktet och en glad personlighet. Ha tålamod med svåra kunder, även om de går på dina nerver.
   • Även om du har en mycket svår klient, fortsätt att påminna dig själv om att du har en stark, glad personlighet. Berätta för dig själv att de tar ut sina frustrationer över dig, men vet att så länge du gör ditt bästa för att tillgodose dem är det inte du som gör något fel. Bättre att hålla dig sval än att explodera.
2. Ha en hälsning redo. Det är alltid viktigt att hälsa kunderna på ett vänligt sätt. Även om du måste avsluta något innan du kan hjälpa kunden är det viktigt att hälsa på dem så att de vet att de har sett och att de kommer att få hjälp.
   • Till exempel kan du hälsa med: "God morgon! Om du sätter dig ner, har jag rätt med dig!".
3. Var artig. Visa respekt. Behandla alla som om de var den viktigaste personen att gå in på kontoret idag. Det här är ditt jobb - ingen bryr sig om att du tillbringade timmar i en trafikstockning i morse, eller att du bara hällde kaffe över dina nya läderskor. Lämna personliga bekymmer hemma. Låt kunden känna sig bekväm och njut av att prata med dig.
4. Klädrepresentant. Du representerar ett företag, så du måste se snyggt ut. Investera i kläder som matchar företagskulturen. Om du är receptionist vid en viss typ av verksamhet (till exempel ett klädmärke) kan det vara bra att ha kläder från det varumärket. Tänk på den konservativa sidan, såvida du inte arbetar på en plats där mode eller andra faktorer är viktiga.
   • Kontrollera om ditt företag har specifika regler för kläder. Ditt företag kan vara bra med formella arbetskläder, men kom aldrig ihåg dig till klä sig formellt (svettbyxor kanske inte uppskattas).
5. Se alltid snygg ut.

Tips

• Håll personliga saker åtskilda från jobbet. Det betyder också att du inte hanterar personliga konversationer och e-postmeddelanden på jobbet. IT-avdelningen kan övervaka dina datoraktiviteter.
• Var snäll mot chefer, se om du kan hjälpa dem när du inte har något att göra.
• Kom ihåg vem som betalar din lön och alltid respektera dem.
• Hitta någon som kan hålla ett öga på skrivbordet eller telefonen när du behöver gå på toaletten, när du går ut till lunch, på semester osv. På det sättet finns det inga arga människor som väntar på dig när du kommer tillbaka.
• Fråga kollegor om du kan hjälpa till med något. Du kan göra vänner bättre genom att hjälpa än fiender genom att klaga.
• Att hantera post är ofta också en del av ditt jobb. På din första dag, ta reda på omedelbart vart den behöver gå, vem som ska leverera den och när.
• Var alltid villig att lära dig en ny uppgift. Mångsidighet kan ge dig mycket.
• Skriv meddelanden i duplikat och ge en kopia till den person som meddelandet är avsett för. Eller använd en dagbok, det gör det lättare att hitta, särskilt om du letar efter ett namn eller telefonnummer.

Varningar

• Säg aldrig "Jag kommer inte." Då kommer du snabbt att förlora ditt jobb.
• Låtsas inte att du är snäll. Människor ser rätt igenom det. Var genuint intresserad, artig och respektfull. Om du inte kan göra detta bör du inte bli receptionist. Du tar ner företagets rykte. Leta sedan efter ett kontorsjobb där du inte behöver komma ut offentligt.
• Diskutera inte med en kund eller uppringare. Överför honom / henne till en överordnad.