Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 3: Med tanke på mottagaren
• Del 2 av 3: Välja en hälsning
• Del 3 av 3: Formatera e-postmeddelandet och komma igång

Enligt e-post är e-postmeddelanden inte lika formella som brevskrivning. Du kommer dock fortfarande att ha tider när du behöver vara mer formell när du skriver din e-post. Tänk på vem du skickar till och välj en hälsning som passar mottagaren. När du väl har fått reda på det kan du gå vidare till att formatera hälsningen och skriva inledningsraderna.

Att gå

Del 1 av 3: Med tanke på mottagaren

1. Bestäm hur formell du behöver vara. Även om du skriver ett "formellt" e-postmeddelande beror det på mottagaren hur formellt du behöver vara. Du använder till exempel inte samma formalitetsnivå när du skriver en professor som när du ansöker om ett jobb.
   • När du först kontaktar någon är det bättre att vara mer formell än nödvändigt att vara på den säkra sidan.
2. Hitta personens namn. Gör lite forskning för att ta reda på personens namn om du inte redan känner till dem. Att känna personens namn gör hälsningen mer personlig, även när man använder formella e-tekniker.
3. Följ personens formalitet. Om personen redan har mailat dig är det okej att anta deras hälsningsstil. Till exempel, om han / hon använder "Hello" och ditt förnamn, är det acceptabelt att svara i samma stil med "Hello" och personens förnamn.

Del 2 av 3: Välja en hälsning

1. Kom tillbaka på "Kära". "Kära" (följt av personens namn) är en gammal standard av en anledning. Det är formellt utan att vara avskilt och eftersom det används så ofta blir det ofta osynligt i en hälsning, vilket är bra. Du vill inte att din hälsning ska sticka ut eftersom den är olämplig.
2. Om du inte vet personens namn kan du prova "God dag". Detta är en relativt formell hälsning att använda i affärs-e-postmeddelanden, särskilt om du inte känner till personens namn. Det är dock alltid bättre att ta reda på personens namn om möjligt.
   • Du kan också använda "Kära läsare" om e-postmeddelandet är mycket formellt och du inte vet personens namn. Denna hälsning kan dock vara obehaglig för vissa människor.
3. Överväg "Hello" eller "Goodbye" i lite mindre formella e-postmeddelanden. E-postmeddelanden är i allmänhet mindre formella än brev, så du kan ofta komma undan med något som "Hej" i ett något formellt e-postmeddelande. Om du till exempel skickar ett e-postmeddelande till din lärare, ska någon du faktiskt kommunicerar med, "Hej" eller "hejdå" vara bra.
4. Undvik "Hej". Även om "Hej" kan vara acceptabelt i ett halvformellt e-postmeddelande, är det förmodligen inte "Hej". Det är en mycket avslappnad hälsning, även i konversationer, så du bör undvika det i någon form av formell e-post. Till exempel, även om du känner din chef ganska bra, är det troligen bäst att undvika "Hej" när du mailar honom.
5. Använd vid behov en titel istället för ett namn. Ibland när du skriver till någon vet du bara titeln inom företaget eller organisationen. I så fall kan du bara använda personens titel istället för personens namn, såsom "Dear Hiring Manager", "Dear Hiring Committee" eller "Dear Professor".
6. Lägg till personens titel för att göra den mer formell. Om möjligt, lägg till "Mr. "," Fru. "," Dr. Lägg till "eller" professor "före personens namn för att göra det mer formellt. Använd också personens efternamn eller fullständiga namn för att vara mer formellt, snarare än bara personens förnamn.

Del 3 av 3: Formatera e-postmeddelandet och komma igång

1. Placera hälsningen på första raden. Den första raden ska vara den hälsning du valde, följt av personens namn. Om möjligt, använd en titel för personen, som Herr, Fru eller Dr., följt av deras för- och efternamn.
2. Lägg ett komma. I allmänhet sätter du ett komma efter hälsningen. Du kan använda ett kolon i formella bokstäver, men det är vanligtvis för formellt för ett e-postmeddelande, till och med ett formellt. I de flesta fall räcker ett komma, men du kan använda ett kolon om du skriver ett personligt brev i ett e-postmeddelande.
3. Gå till nästa rad. Hälsningen finns på en separat rad högst upp, så när du har skrivit den, tryck på Enter för att gå till nästa rad. Om du använder radbrytningar istället för indrag för att skapa stycken, lägg en tom rad mellan hälsningen och första stycket.
4. Presentera dig själv i första meningen om det behövs. När du skriver någon för första gången bör du ge en introduktion, även om du känner personen i verkliga livet. Att ge personen en känsla av vem du är kommer att uppmuntra dem att fortsätta läsa.
   • Du kan till exempel skriva "Mitt namn är Jessica Hills och jag är marknadschef för XYZ Company." Du kan också inkludera hur du känner personen: "Jag heter Robert Smith, och jag är i din marknadsföringskurs (marknadsföring 101 som träffas vid middagstid på tisdagar och torsdagar)."
   • Om du redan känner personen och har skrivit tidigare kan du använda den första meningen som en hälsning. Du kan till exempel säga "Tack för att du kontaktar mig så snabbt" eller "Jag hoppas att du mår bra."
5. Gå rakt på sak. De flesta formella e-postmeddelanden måste komma till saken snabbt. Det betyder att din första eller andra mening ska ange anledningen till att du skriver till mottagaren. Glöm inte att vara så kort som möjligt när du beskriver ditt mål.
   • Du kan till exempel skriva "Jag skriver för att be om hjälp med ett marknadsföringsproblem" eller "Jag skriver till dig eftersom jag har problem i klassen och jag hoppades att du skulle ha förslag på ytterligare material att läsa. "