Innehåll

• Steg
• Tips

Du har fått den monumentala uppgiften att organisera en konferens, som kommer att innebära en enorm att-göra-lista. Det finns en konferenslokal, gästlista, material, teknik och till och med förfriskningar att tänka på och planera för. Om du börjar ångra din chefs nyfunna förtroende för dig, dra av det, ta ett andetag och vet att du har alla färdigheter för att ta reda på hur du organiserar en konferens.

Steg

1. 1 Skriv ner dina mål och agenda. Du måste vara tydlig med vad du hoppas uppnå med denna konferens eftersom det kommer att avgöra resten av dina beslut. Vet vad du vill kommunicera och till vem innan du påbörjar någon annan aktivitet när du organiserar konferensen för att lindra ytterligare stress.
2. 2 Utveckla din budget. Det finns inget att göra förrän du räknar ut hur mycket pengar du kommer att behöva spendera totalt och sedan dela upp det beloppet genom uppdrag, till exempel konferenslokal, material och högtalaravgifter.Håll dig till din budget, och om du har lagt ut ansvar, se till att dina assistenter också följer sina kontantgränser.
3. 3 Välj en konferensplats. När du letar efter en plats, tänk på antalet deltagare, bekvämligheten med platsen, parkering och närheten till kollektivtrafik, flygplats och hotell. Ditt mål med att hitta en plats för en konferens är att göra konferensen så enkel som möjligt för deltagarna.
4. 4 Definiera menyn. När du anordnar en konferens måste du komma ihåg att deltagarna inte vill sitta hela dagen utan god mat, och många vet inte vad som finns i närområdet. Fundera på om du kommer att hyra en cateringtjänst för att göra frukost, lunch och snacks, eller om konferenslokalen du väljer kommer att erbjuda catering för deltagarna.
5. 5 Få stöd från konferenslokalens personal. Om du har valt en plats som är känd för att vara värd för konferenser, använd sedan denna ovärderliga resurs. Detta är vad personalen gör varje dag och ska kunna svara på eventuella frågor eller funderingar och ge råd när det behövs.
6. 6 Insistera på repetition. Efter att du har slutfört alla förberedelser för din konferens, lämna inget åt slumpen och stanna hos resten av deltagarna om konferensen ska börja. Visa upp dig på konferens- och personalmöteplatsen kvällen innan för att se till att allt är på plats och ta hand om de sista detaljerna.

Tips

• Fråga högtalarna i förväg om du behöver ytterligare utrustning för deras uppträdanden, till exempel ett podium, tv, stora skärmar eller datorer.
• Ta reda på om någon av dina konferensdeltagare har särskilda kostbehov när du förbereder menyer.
• När du jämför priset på arenorna, fråga också om priset på mat, vatten, drycker, etc. De kan vara väldigt dyra.
• Tänk på syftet med konferensen när du sätter upp rummet: ge ett rum för en sittande publik eller med sittplatser och bord för att ta anteckningar.