Författare:
Monica Porter
Skapelsedatum:
14 Mars 2021
Uppdatera Datum:
1 Juli 2024
Innehåll
Om du ofta översvämmas av berg av dagliga uppgifter kommer ditt schema att vara en bra följeslagare som hjälper dig att arbeta mer effektivt och organiserat. Du kan försöka använda en anteckningsbok, planerare eller en app för att fördela din tid och välja vilken metod som passar dig bäst. Se till att du ställer upp förnuftiga mål och håller en balans mellan arbete och vila. För att hålla det igång, gör det till en vana att planera en rutin och belöna dig själv varje gång en uppgift är klar.
Steg
Del 1 av 3: Schemaläggning
Håll koll på hur lång tid du spenderar på dagliga aktiviteter. Registrera tiden du förbereder varje morgon, äta, tvätta, köpa mat, svara på e-post, göra läxor och slutföra andra rutinuppgifter. Spåra i ungefär en vecka och anteckna i en anteckningsbok, kalkylark eller anteckningsapp.
- Att spåra över en vecka hjälper dig att uppskatta exakt hur mycket tid du spenderar på specifika uppgifter.
- Dessutom hjälper det här sättet dig att hitta ett mer effektivt sätt att arbeta. Du kan till exempel hitta dig själv att spendera upp till 10 timmar på att spela ett spel och du borde ha spenderat mer tid på att lära dig.
Försök använda en mängd olika media som anteckningsböcker, planerare och schemaläggningsapplikationer. Du kan experimentera med handstilmetoder och anteckningar digitalt. Om du vill komma igång på en tom sida bör du använda en anteckningsbok eller en anteckningsapp. Om du vill använda kryssrutorna med datum och tid kan du välja planeraren eller den personliga kalenderapplikationen.- Välj en metod som passar dig. Om du inte gillar papper kan du använda appen. Om du tycker att det är lättare att följa när du skriver för hand, använd en penna och papper.
- Du kommer att veta vad du gillar och ogillar när du använder ditt schema. När du väljer rätt metod, håll dig till den. Lägg alla dina aktiviteter på ett ställe, oavsett om du använder en anteckningsbok, planerare eller app.
Skriv ner veckodag och veckodag om det behövs. Om veckodag och veckodag inte är tillgängliga, skriv det ovanpå ditt schema. Sätt av en sida för varje dag så att du kan fokusera på uppgifterna och skriva in mer information om det behövs.- Notera veckodagen för att hålla reda på aktiviteter som äger rum på specifika dagar, till exempel musiklektioner på måndagar och onsdagar.
- Om du skriver ett schema i en anteckningsbok kan du använda sidan till vänster för att spela in ditt schema kronologiskt, medan sidan till höger har dina prioriteringar och andra anteckningar.
Fyll i fasta tidsperioder enligt ett schema. Sessioner, regelbundna möten och andra permanenta uppdrag kommer att utgöra ramen för tidtabellen. Börja med att fylla i ett schema över inställda tider, till exempel "8:30 am - Introduction to Psychology" eller "16:00 - Yoga Class."- Om du skriver på blankt papper i en anteckningsbok eller ett kalkylark fyller du i tidsluckorna med halvtimmesintervall till vänster på sidan. Lämna 2 eller 3 rader mellan varje utrymme för att skapa plats för anteckningar för varje uppgift.
- Om du använder en schemaläggningsapplikation kanske du redan har tidsluckor i den.
Del 2 av 3: Tilldela tid
Skapa en att göra-lista på en separat sida. Att fylla i permanenta uppdrag är enkelt, men det kan vara svårt att fördela återstående tid. Börja med att skriva ner allt som ska göras på ett tomt pappersark eller nytt skriva på din telefon eller dator. Prioritera genom att skriva ett nummer eller ord bredvid varje uppgift.
- Du kan till exempel skriva siffran 1 (eller bokstaven A) bredvid de viktigaste uppgifterna. Dessa kommer att vara de objekt som placeras i schemat först. Skriv en 2 (eller bokstav B) bredvid uppgifter med lägre prioritet och skriv en 3 (eller C) bredvid de objekt som inte är prioriterade.
- När du fyller i en uppgift i ett schema kan du markera prioriteten bredvid den, eller bara placera en asterisk eller ett utropstecken på de högsta prioritetsobjekten.
- Om du planerar en vecka, gör en lista över veckovisa uppgifter. Skriv ner dagliga uppgifter om du planerar en dag.
Organisera dina viktigaste uppgifter ibland när du är mest vaken. Börja med att fylla i de viktigaste uppgifterna. Uppskatta hur lång tid det tar för varje uppgift och ställ in dina prioriteringar till tider när du är mest vaken och inte distraherad. För att markera viktiga objekt kan du skapa en asterisk, understryka eller markera en överstrykningspenna.
- Till exempel, om du är mest produktiv på morgonen, planera viktiga projekt före lunchpausen och ordna dina papper och ta bort e-postmeddelanden för att göra det senare.
- Försök att sätta rimliga mål. Försök inte klämma tid med läxor eller träffa klienter i 30 minuter när du vet att det kan ta en timme.
- När du har fyllt i de viktigaste artiklarna kan du börja lägga mindre uppgifter i ditt schema, som att tvätta kläder eller handla.
Inkludera detaljer för att komma ihåg exakt vad du behöver göra. När du utför uppgifter enligt ett schema måste du också skriva ner detaljerad information så att du inte glömmer vad objektet är. Om det är för kort kanske du inte kommer ihåg vad som "går till ett möte" eller "letar efter" i synnerhet.
- Om du måste gå till ett möte, inkludera också tid, plats och deltagare. Du kan också behöva ställa in mötesinnehållet.
- Observera att du inte ska skriva en "uppsats" för varje uppgift. Skriv bara ner nödvändiga detaljer för enkel uppföljning.
Spela in start- och sluttiderna för varje uppdrag. Oavsett om du schemalägger appar eller programvara för anteckningar är det en bra idé att fylla i start- och sluttiderna för ditt arbete för att schemalägga en tid på dagen. På det här sättet vet du hur din dag gick och var du är vid specifika tider.
- Du kan till exempel behöva förbereda en översikt mellan 9:30 och 10:30, anlända till klassen 11:00 till 12:15, äta lunch kl 12:30 och ha ett möte från 13:00 till 13.45.
- Kom ihåg att sätta rimliga mål. Granska dina tidsregister för en exakt uppskattning av tiden som spenderas på varje uppgift.
Tillbringa tid med familj, underhållning och avkoppling. Du kan inte vara produktiv dygnet runt, så spendera tid med nära och kära, gå ut och ha kul. Om du är den tidlösa arbetartypen är påminnelser om vila och underhållning mycket viktiga.
- Du kan till exempel skriva saker som ”Tisdag 18:30 - Middag med Ha och Mai (avgår kl. 17:45!) Eller“ Lördag, 12:00 - Ta Chi till parken. "
Avsätt cirka 25% av tiden för att dra avfall. Om det ena jobbet efter det andra är för nära kommer du inte att ha tid att anpassa dig. Ta istället lite tid att hantera avbrutet eller försenat arbete. Att lägga till 15 minuter mellan uppgifterna är ett utmärkt sätt att lägga till bekväm tid i dina planer.
- Om du måste flytta någonstans, kom ihåg att ta cirka 10-15 minuter för att undvika trafikstockningar på vägen.
- Även om du inte är sen eller distraherad kan du använda dessa tider för att vila, träna eller göra andra saker.
Del 3 av 3: Följ ett schema
Gör ett schema vid samma tid varje dag. Om du schemalägger det vid samma tid varje dag blir det en del av din dagliga rutin. Oavsett om du granskar dina morgonkaffeuppgifter eller före sängen kvällen innan, gör det till din dagliga rutin.
- Det kan vara bra att skapa ett veckoschema på söndagskvällen och sedan justera och organisera din dagliga lista över uppgifter varje kväll eller morgon.
Gör en tidtabell lätt att se. Oavsett om du använder en anteckningsbok, planerare eller app, bör du alltid hålla ditt schema på en iögonfallande plats. Om ditt schema är "utelämnat" är det mindre troligt att du når ditt tidshanteringsmål.
- Om du använder appen installerar du och synkroniserar ditt konto på alla dina elektroniska enheter. Försök använda stationära widgets för att fästa uppgifter till startskärmen på dina elektroniska enheter.
- Du kan också hänga en tavla eller kalender på jobbet för att skriva ner kort information, till exempel datum och veckomål.
Avsluta uppdrag för att slutföra håll motiverad. Mycket enkelt kommer du att känna dig väldigt nöjd när du markerar bredvid en slutförd uppgift. När du korsar en färdig uppgift vet du var framsteg har gjorts och får en översikt över dina planer.
- Var inte panik om du inte har slutfört alla uppdrag. Om något inte görs idag, revidera ditt schema och ta med morgondagens prioriteringar.
Belöna dig själv för att slutföra uppdrag. När det finns något att se fram emot är det lättare att slutföra uppgifter, särskilt för tråkiga eller tråkiga jobb. Till exempel, om du har tillbringat en hel dag med presentationer, möten och deadlines, belöna dig själv med vilostunder, en glasskotte eller en liten present.
- Förutom de små belöningarna för att slutföra enskilda uppgifter, belöna dig själv med en stor gåva efter en produktiv dag. Tillbringa lugnt i det avkopplande badet, spela ett spel, titta på en film eller njut av något du gillar mest.
Använd prestationshöjande appar för att blockera distraktioner. Om du är frestad att surfa på nätet eller sociala medier, ladda ner en app som StayFocused eller Focusbar. Dessa appar blockerar webbplatser under den tid du spenderar på jobbet.
- Du bör också ha din telefon i fickan istället för på ett bord. När du håller din telefon utom synhåll blir du inte distraherad, men du kan fortfarande använda den när det behövs.
Planera regelbundna raster för att undvika utmattning. Ett hektiskt schema utan pauser kan vara överväldigande och kan få dig att tveka. Dessutom kommer du inte att kunna göra ett bra jobb om du är utmattad. Ta dig lite vilotid för att göra det lättare att kontrollera din arbetsbelastning och ladda din kropp och själ.
- Det är till exempel en bra idé att dra nytta av helgerna för att göra sysslor. Men om du har klippt gräsmattan, tvättat eller rengjort ditt hus på en lördag, bör du tillbringa större delen av söndagen med att koppla av.
- Varje natt, försök att avsätta minst 1-2 timmar för att koppla av innan du går och lägger dig. Ta dig tid att läsa en lugnande bok, bada eller lyssna på lugnande musik.
Råd
- Organisera uppgifter i ett schema, oavsett om du använder anteckningsprogramvara, pappersplanerare eller app. Du kan glömma uppdrag om du sprider ut många scheman.
- Var flexibel, skriv med penna och ändra ditt schema om det behövs. Var inte orolig när saker inte går som planerat.
- Använd de korta tidsluckorna. Istället för att surfa på sociala medier 15 minuter före ett möte, använd den här tiden för att slutföra en daglig uppgift. Du kan också dra nytta av ett hälsosamt mellanmål, träna lite eller gå en snabb promenad.
- Planera för distraktioner, men försök att kontrollera dem. Om någon kommer in på ditt kontor eller ringer, säg "Jag kan bara prata några minuter" eller "Jag skulle gärna lyssna på din fråga, men kommer att svara lite senare."
- Försena inte. Dina uppgifter kommer att staplas upp och ditt schema fastnar allt oftare om du skjuter upp saker att göra.
- Tappa inte förtroendet om du inte kan följa ditt schema. Justera den för lite lätthet och försök att hålla dig nära.
