Hantera din tid klokt

Video: Be Your Boss - Put Time, Energy and Life in What You Do!

Innehåll

Att gå
Metod 1 av 3: Lär dig att spendera din tid
Metod 2 av 3: Undvik distraktioner
Metod 3 av 3: Använd din tid effektivt
Varningar

Vi har alla en känsla av att det bara inte finns tillräckligt med timmar på en dag för att slutföra allt som behöver göras. Några enkla organisations- och tidshanteringsfärdigheter kan hjälpa dig att få ut det mesta av den tid du har. Lär dig hur du använder tiden klokt för att göra mer under den tid du har.

Att gå

Metod 1 av 3: Lär dig att spendera din tid

Håll koll på dina dagliga aktiviteter. Kontrollera vad du gör varje dag och notera hur mycket tid du spenderar på det. Du kan bli förvånad över hur mycket tid du faktiskt slösar bort på en dag, jämfört med den faktiska mängden arbete du gör.
- Glöm inte att hålla reda på vardagliga uppgifter som att laga frukost, städning, duscha etc.
Skriv ner alla dina aktiviteter i en anteckningsbok. När du väl vet vad du gör varje dag och hur mycket tid du spenderar på det, skriv ner det. Genom att samla all denna information och se den på en sida samtidigt kan du se mönster och möjligen till och med områden där du slösar bort din tid.
- Var heltäckande och tydlig när du antecknar. Lägg inte ihop enskilda händelser, glöm inte de små uppgifterna och se till att du använder exakta tidsstämplar för att hålla reda på dina dagliga aktiviteter.
- Det kan vara bra att kategorisera vissa typer av aktiviteter. Skriv till exempel hushållssyslor i blått, aktiviteter i rött och fritidsaktiviteter i svart. Detta hjälper dig att visualisera hur du spenderar din tid.
Tänk på hur du spenderar din tid. Spenderar du en timme om dagen på att göra ingenting? Två timmar att bestämma var man ska äta? Åtta timmar med att surfa på internet? Leta efter mönster för hur du spenderar din tid och bestäm vad som är vad som inte behövs.
- Slöser du bort din tid på grund av din brist på självkontroll? Är du en fördröjare? Tar du för mycket ansvar på dina axlar? Det här är alla frågor att ställa dig själv när du bedömer hur du spenderar din tid.
- Du kan hitta dig själv att bryta upp aktiviteter under dagen på sätt som inte är vettiga. Det är till exempel förmodligen oklokt att arbeta en halvtimme och sedan spendera 10 minuter på att göra triviala saker och sedan arbeta ytterligare en halvtimme. Du blir mer fokuserad och produktiv om du arbetar en timme och hanterar triviala uppgifter vid ett senare tillfälle.
- Det är bättre att ta itu med dina uppgifter genom att dela dem i "block". Detta är en metod där du schemalägger en förutbestämd tid för en enda uppgift utan några distraktioner.
Överväg justeringar. Nu när du vet exakt vad du spenderar din tid på, börja göra aktiva justeringar av ditt schema. Se till att du kan identifiera områden som du inte kan spendera mindre tid på. Bara för att något tar lång tid betyder inte att det är bortkastad tid.
Om du spenderar tre timmar om dagen på att skicka arbetsrelaterade e-postmeddelanden är det osannolikt att du kommer att kunna minska den här tiden. Men om du skickar fyra eller fem personliga e-postmeddelanden under dina officiella e-postmeddelanden kan du verkligen minska den tid du spenderar på e-postmeddelanden.
Ändra dina vanor och standarder. Oavsett ditt tidshanteringsproblem kan det finnas en lösning. När du väl har bestämt var eller hur du ska spendera din tid måste du göra en planerad insats för att ändra din tidshantering.
- Om du spenderar för mycket tid på hushållning eller tillagning av dina måltider och du har råd med det, överväga att anställa en hushållerska eller laga mat. För vissa människor är deras tid värt mer än sina pengar.
- Du kanske tillbringar mycket av din dag utan att surfa på Internet. Du kan begränsa åtkomsten till vissa webbplatser eller sociala nätverkskonton (medan du ska arbeta med något annat).

Metod 2 av 3: Undvik distraktioner

Identifiera distraktioner i ditt liv. Det största hotet mot att använda din tid på ett användbart sätt är konstant distraktion. Försök identifiera vilka aktiviteter eller människor som slösar bort din tid. Oavsett om det är en vän som fortsätter att prata eller en envis vana som hindrar dig från jobbet, kan du hitta sätt att undvika dessa tidsödande.
- Om du spenderar mycket av din tid på att göra något som inte ger ett önskvärt resultat för dig, är det förmodligen bara en distraktion i ditt liv som du bör undvika.
- I en kontorsmiljö kommer du troligen att se många av dina kollegor som distraktioner. Undvik prat eller samtal om vädret när du behöver göra något. Men kom ihåg att din attityd på kontoret är lika viktig för din karriär som tidshantering, så var inte oförskämd.
Undvik långa telefonsamtal. Om du upptäcker att du spenderar mycket tid på långa telefonsamtal, bör du ändra dina telefonvanor. Ofta kan du uppnå mer genom att prata personligen än via telefon, så sluta prata i telefon.
- Många telefonsamtal består av onödigt och onödigt prat, särskilt i början eller slutet av samtalet. Människor tenderar att tappa fokus och avvika från telefonen, så var medveten om det. I konversationer ansikte mot ansikte finns det mer behov av att fokusera enbart på arbetsfrågor. Detta beror på att ingen av parterna omges av distraktion under ett möte.
Surfa inte på nätet för mycket. Många använder Internet som ett viktigt verktyg för att utföra uppgifter som behöver utföras. Precis så många människor är dock skyldiga att avvika från värdelösa nyhetsartiklar, sportrapporter och foton av kändisar, kattungar eller valpar. Håll dig fokuserad när du är online. Det finns program som blockerar vissa applikationer, webbplatser och domäner, vilket hjälper till att minska internetrelaterad distraktion.
- Undvik Facebook, Twitter och andra sociala nätverkssajter om du ska göra något annat.
- Att googla olika ämnen är också ett farligt slöseri med tid. Du kanske tror att du kommer att leta upp något, men innan du vet ordet av det har du hamnat i de längsta hörnen av internet i mer än tre timmar.
Lägg upp ett "Stör ej" -tecken. Du är förmodligen bekant med tecknet att du kan hänga på dörren till ditt hotellrum. Detta tecken kan vara lika effektivt inom en kontorsmiljö eller arbetsplats. Du kan skriva ut ett sådant skylt själv och hänga det på dörren till din arbetsyta om det behövs. Detta kommer att avsluta skvaller som håller dig från jobbet.
- Om du arbetar hemifrån är det viktigt att du har ett särskilt arbetsutrymme. Arbeta inte i de gemensamma utrymmena i ditt hem, eftersom tv, telefon eller en spelkonsol lätt kan hålla dig från jobbet.
Ta dig tid för oundvikliga distraktioner. Det finns typer av distraktioner som du ibland inte kan undvika. Ibland är det din chef som tar sig tid från arbetsdagen för en chatt, eller kanske en äldre familjemedlem som behöver ständig hjälp med enkla uppgifter. Oavsett dessa oundvikliga distraktioner kan vara, om du gör plats för dem i förväg tar de bort mindre av din livsviktiga tid som behövs för andra nödvändiga projekt och aktiviteter.

Metod 3 av 3: Använd din tid effektivt

Skriv ner allt. Lita inte på ditt minne för att utföra dina uppgifter. Skriv ner allt du behöver göra på ett ställe, och hänvisa ofta till den här listan för att uppnå dina mål.
- Även om en uppgift verkar mindre stor eller vardaglig, anteckna den. Din kalender bör fyllas med små kommentarer som "Ring Stefan", "Slå upp vinstmarginaler" eller "E-post kock".
- Se till att du alltid har en anteckningsbok med dig och skriv ner uppgifter när de passerar. Du tror att du kommer ihåg att skriva ner dem senare, men chansen är att du kommer att glömma.
Använd en agenda. Det enkla tillägget av en kalender eller planerare till din samling av organisationsverktyg hjälper dig att organisera din tid effektivt. Skriv ner varje ny deadline, uppgift eller möte som läggs till i ditt schema. Ta en stund varje morgon för att granska din dagordning för dagen så att du vet vad som ligger framför dig.
Undvik dubbla skyldigheter. Organisera ditt schema genom att undvika att överfråga dig själv och inte ta på dig för många projekt eller evenemang samtidigt. Kontrollera din kalender innan du godkänner något för att se till att du har tid. Detta håller din tid organiserad utan att tappa koll på ditt vanliga schema.
Undvik distraktioner. Hantera din tid produktivt genom att ta bort element som kan distrahera dig eller få dig att vila och hamna efter ditt schema. Håll tv och spel borta från där du studerar eller gör pappersarbetet så att du fokuserar på de uppgifter som måste göras först och sparar de roliga grejerna för senare.
Organisera dina uppgifter efter vikt. Hantera din tid klokt genom att göra de viktigaste eller tidsbundna uppgifterna först. Markera dessa i din planering med en speciell färgmarkör eller en liten klistermärke. Planera först högsta prioritetsuppgifter och ge dig själv tillräckligt med tid för att slutföra dem, arbeta sedan med mindre tidskänsliga saker kring de viktigaste uppgifterna som identifierats.
- Var villig att ändra dina prioriteringar då och då. Saker kan komma in i sista minuten och kräver din omedelbara uppmärksamhet. Du måste stoppa det du gör då och då och fokusera din energi och tid på dessa oväntade uppgifter. Se bara till att det inte händer för ofta.
- Om du befinner dig konsekvent att ordna om dina prioriteringar hela dagen, är något fel. Även om små ändringar i ditt schema kan förväntas, kan kontinuerliga justeringar sannolikt innebära att du inte har dina prioriteringar i ordning.
Var realistisk. Ge dig själv en realistisk tid för att slutföra varje uppgift. Om du tror att något tar en halvtimme till en timme, ge dig själv en hel timme. Var realistisk med tanke på hur lång tid det tar för att undvika att bli överväldigad eller försenat.
- Det är alltid säkrare att vara på den säkra sidan och ge dig själv mer tid än du behöver. Om du avslutar din uppgift tidigare är du fri att ta itu med nästa uppgift - som inte behöver påverka din produktivitet i slutändan.
Planera dina grundläggande behov. Glöm inte att planera tid för vardagliga saker som att äta och duscha. Det här kan tyckas uppenbart, men det är viktigt att avsätta tid för dessa saker, förutom de andra schemalagda uppgifterna, för att se till att du inte hoppar över dem och att de här sakerna inte får dig efter schemat.
Använd ett påminnelsessystem. Använd enkla påminnelser utöver din dagliga planerare för att hjälpa dig att komma ihåg viktiga uppgifter eller tidsfrister. Använd post-its eller röst- eller textvarningar på din mobiltelefon för att påminna dig om de saker du behöver göra just nu, eller om du har något planerat. Ett sådant reservsystem hjälper dig att undvika att glömma saker.
- Undvik beroende av andra människor att tänka på något. De är förmodligen lika glömska som du är.
- Om något är extremt viktigt, ställ in flera påminnelser för dig själv. Du kan sakna ett post-it eller telefonlarm, men inte flera.
Fråga efter hjälp. Be någon annan om hjälp och delegera mindre uppgifter om det behövs. Ditt övergripande schema kommer att gynna om du kan svälja din stolthet och be någon att hjälpa dig med några små sysslor runt huset eller laga middag på en hektisk veckodag.
- Se till att delegera ansvar till kvalificerade personer. Det räcker inte att be någon om en viss uppgift. Du vill att de ska göra det jobbet bra.
- Gör inte en vana att lämna ditt arbete med andra. Det speglar inte tidshanteringsförmåga. Snarare kommer det som om du bara är lat och omotiverad.
Utvärdera din produktivitet. Ibland är det nödvändigt att titta på ditt arbete på distans och analysera vad du har uppnått, hur bra du presterat och hur lång tid det tog. Att vara medveten om dessa aspekter av ditt arbete och ditt liv kan hjälpa dig att göra ändringar i ditt schema och det dagliga mönstret för hur du arbetar, vilket ger förvånansvärt effektiva resultat.
Belöna dig själv. Att arbeta för hårt eller för länge kan leda till utbrändhet, vilket gör det svårt att fokusera på även de enklaste uppgifterna. Så ta några ögonblick för att fira det du har åstadkommit och belöna dig själv med något du verkligen tycker om.
- Se till att din paustid ägnas åt njutning. Stäng av din arbetstelefon och svara inte på e-post. Om du blandar arbete med din fritid kommer du inte att belöna dig själv och du kommer inte att kunna undvika en utbrändhet.
- Om du arbetar måndag till fredag, håll din helg fri. Om du har arbetat med ett projekt i tre månader, ta en kort semester när du är klar.