Innehåll

• Att gå
• Del 1 av 3: Identifiera dig själv
• Del 2 av 3: Tala om det
• Del 3 av 3: Vik upp
• Tips
• Varningar

Om du ofta måste ringa kunder för jobbet finns det goda chanser att du ofta måste lämna en röstbrevlåda. Men vad ska du säga exakt efter pipet? Det kan vara nervös att komma ihåg all relevant information att kommunicera, vilket kan förhindra viktiga detaljer från att sägas. Genom att använda ett röstmeddelandesystem behöver du aldrig spela in förvirrade och improviserade röstmeddelanden igen. Genom att snabbt gå igenom en checklista i ditt huvud kan du se till att du har tillhandahållit all nödvändig information och att du har större chans att bli återkallad.

Att gå

Del 1 av 3: Identifiera dig själv

1. Använd rätt intonation. När inspelningen av ditt meddelande börjar bör du tala tydligt och begripligt. Försök inte mumla eller prata för snabbt. Gör ditt bästa för att låta intresserad och glad så att du får lyssnarens uppmärksamhet. Även om mottagaren inte kan se dig kommer din allmänna intonation att plockas upp av telefonen, så se till att du skickar rätt.
   • Uttrycka allt du säger. Dålig mottagning kan förvränga din röst och få dig att hoppa av. Till och med en normal röst kan låta som en murring genom telefonen.
   • Din röst bör stämma överens med den typ av samtal du ringer. Det är till exempel okej att låta glad när du lämnar en röstbrevlåda för att gratulera din brorson för att du har examen från gymnasiet. Men om du vill uttrycka din kondoleans till en sörjande vän, måste du se till att din röst är högtidlig och respektfull.
2. Vänligen inkludera ditt namn. Det första du ska göra är att ange ditt namn. På så sätt vet personen du ringer omedelbart vem han eller hon har att göra med. En enkel "detta är (ditt namn)" räcker för de flesta situationer. Om du inte har träffat någon än kan du välja "mitt namn är (ditt fullständiga namn)". Vänner och släktingar känner igen dig utan att behöva identifiera dig. Om det är ett affärssamtal har den andra personen omedelbart ett namn att associera med rösten och meddelandet, vilket möjliggör en mer personlig kommunikationsform.
   • Detta steg verkar uppenbart, men det glömmas ofta av uppringare.
   • Om du har en specifik befattning eller en beskrivning av dig själv som kan vara till nytta för mottagaren för uppföljningen, vänligen inkludera den efter ditt namn. Till exempel "Mitt namn är Dr. Versluis, radiolog vid universitetssjukhuset i Amsterdam "eller" Det här är Ariane Janssens, Chloes mamma som är i klass med din dotter ".
3. Lämna ditt telefonnummer. Ange ditt telefonnummer omedelbart efter att du har listat ditt namn. De flesta som ringer väntar till slutet av röstmeddelandet för att ge sin kontaktinformation, men om mottagaren inte kan skriva ner den korrekt första gången är de skyldiga att lyssna på hela meddelandet igen. Kom ihåg att prata långsamt och formulera allt när du meddelar ditt telefonnummer så att det är förståeligt.
   • Ett enkelt sätt att inkludera ditt telefonnummer i början av ett meddelande är att säga något som "Detta är (ditt namn), mitt nummer är (ditt telefonnummer)" eller "mitt namn är (namn) och jag ringer (nummer ) '.
   • Trots att nummerpresentationsfunktionerna är allmänt förekommande rekommenderas det alltid att lämna ditt telefonnummer om personen som ringer till dig inte har sparat ditt nummer eller om du begär en återuppringning till ett annat nummer.
4. Ge en anslutningspunkt. När man lyssnar på affärsröstmeddelanden eller meddelanden från okända avsändare blir människor snabbt misstänksamma eller tappar intresset om de inte vet vem du är och varför du ringer. Försäkra dem genom att nämna en gemensam vän eller referens som gav dig deras nummer. Detta säkerställer återigen att telefonsamtalet kommer över mer professionellt. Röstmeddelandet låter mindre påträngande och det är mer sannolikt att du får ett samtal tillbaka.
   • Försök att inkludera en kort introduktion som väcker lyssnarens intresse, till exempel "Jag fick ditt nummer från Patrick, som sa att du överväger att sälja din båt."
   • Även om du inte gör ett affärssamtal är det viktigt att hitta en kontaktpunkt för att försäkra mottagaren. "Det här är Bob, din granne mittemot dig" är mer personlig än "Detta är Bob Vermeersch".

Del 2 av 3: Tala om det

1. Tänk på vad du kommer att säga i förväg. Innan du lämnar en röstmeddelande, se till att du har en tydlig uppfattning om vad du kommer att säga. Detta borde inte vara ett problem om du ringer av en speciell anledning, men att höra pipet i andra änden och inse att du besvaras kan göra att du tappar ditt sätt att veta vad du ska säga. Dela informationen i separata punkter och täck alla innan du lägger på.
   • För mycket brådskande eller viktiga röstmeddelanden, överväg att skriva en grov version av manuset i förväg.
   • Om du ofta tappar sladden, fokusera bara på att inkludera ditt namn, ett nummer att ringa tillbaka och anledningen till att du ringer med några ord.
   • Tänk dig att skicka en röstbrevlåda för att följa upp gårdagens romantiska kväll. Att mentalt skriva ditt meddelande innan du spelar in det kan göra stor skillnad i att se cool, lugn och samlad eller stammande och nervös ut.
2. Håll ditt budskap kortfattat. Begränsa dina röstmeddelanden till 20-30 sekunder. Det finns inte många situationer där en röstmeddelande behöver vara längre. Du ska inte tråka mottagaren med en mycket lång introduktion eller berättelse. Håll det kortfattat. Förresten, ett kort meddelande kan väcka mer nyfikenhet och övertala någon att återvända, när det inte annars skulle kunna göra det.
   • Å andra sidan kan ett röstmeddelande som är för kort få mottagaren att känna sig oviktig och låta dem radera det utan att ens lyssna på det. Detta gäller särskilt när du ringer med ett privat nummer.
   • Syftet med att lämna en röstmeddelande är att få någon att ringa tillbaka. Det är inte avsikten att tillhandahålla all information, eftersom det var syftet med telefonsamtalet.
3. Börja med den viktigaste informationen. Gå rakt fram och ange tydligt din anledning till att ringa. Om du bara kontrollerar, till exempel när du har ett förslag att köpa något eller om du följer upp en transaktion eller vill bekräfta ett möte, måste du göra det klart för mottagaren. Din lyssnare tappar snabbt intresset om du inte berättar för dem i början varför du kontaktar dem.
   • Du har inte mycket tid för att få fram din poäng. Om du inte är rakt framåt kommer din lyssnare att radera meddelandet innan han eller hon har hört den viktiga informationen.
   • Bättre att få dåliga nyheter som "Pappa är på sjukhus" direkt. Använd resten av meddelandet för att trösta och ge förklaringar. I alla fall är det bättre än att kringgå ämnet och låta din lyssnare oroa sig.
4. Var personlig och äkta. Motstå frestelsen att ta en utformad, gemensam "telefonröst". Var bara snäll, var dig själv och prata naturligt. Människor vet när de försöker sälja något på ett visst sätt och de är mer benägna att ge dig en chans om de känner att du adresserar dem som en lika.
   • När du låter som om du läser ett manus kommer din lyssnare att känna att du bara ringer ett nytt telefonsamtal eftersom du måste.

Del 3 av 3: Vik upp

1. Ställ en specifik fråga eller begär något. När du fyller i meddelandet bör du ange varför du vill att mottagaren ska ringa tillbaka dig. Ställ en exakt fråga eller begär något som får dem att svara på telefonen. Om de efter att ha lyssnat på röstmeddelandet känner sig förvirrade eller osäkra på exakt vad du vill, så har röstmeddelandet missat sitt märke.
   • Prova fraser som "Låt mig veta om du gillade receptet jag skickade till dig" eller "Jag skulle gärna höra dina tankar om detta förslag."
   • Människor är mer motiverade att komma i kontakt när du har en specifik begäran istället för att bara säga "ring tillbaka".
2. Normalt inkludera ditt namn och kontaktinformation. Fyll i ditt meddelande genom att ange ditt namn och kontaktinformation igen. Upprepa din låt två gånger så att lyssnaren kan skriva ner den korrekt och inte missförstå ett nummer. Var noga med att ta med alla detaljer som kan vara till hjälp för din lyssnare att ringa tillbaka, till exempel när du är tillgänglig och inte tillgänglig, och den bästa tiden på dagen att ringa.
   • Att nämna ditt telefonnummer mer än två gånger i slutet av ett samtal är en överdrift och kan till och med tolkas som oförskämd.
   • Om det är ett vardagligt meddelande till en vän eller familjemedlem, oroa dig inte för det här steget.
3. Undvik ett långvarigt slut. När det är dags att lägga på, sträck inte meddelandet i onödan. Om det inte är ett personligt telefonsamtal med en nära och kära, behöver du inte önska någon annan trevlig dag. Mottagarens uppmärksamhet försvinner när meddelandet fortsätter, så försök att inte tappa fokus i slutet. Tacka dem för deras tid och lämna nästa steg i kommunikationen till dem.
   • Vänligen avsluta med något som "Jag ser fram emot att höra från dig" är varmare och därför effektivare än generiska, kommersiella fraser som "Jag önskar dig en god dag."
   • Du får inte sammanfatta eller sammanfatta ditt inlägg i slutet. Om mottagaren behöver höra en viss detalj igen kan de spela upp meddelandet senare.

Tips

• Tänk ett ögonblick på röstmeddelandena du fick som fick dig att tänka "vad vill den här personen från mig?". Lämna en röstbrevlåda som du själv vill ta emot.
• Om det är relevant för mottagaren kan du också ange din e-postadress eller annan kontaktmetod utöver ditt telefonnummer.
• Glöm inte att ta med datumet om du delar tidskänslig information.
• Leende! Detta kan kännas även via telefonen.
• Om du ringer om ett känsligt ämne bör du begränsa informationen du lämnar i röstmeddelandet om det hörs av andra.
• I en nödsituation eller naturkatastrof kan du använda ett utgående röstmeddelande för att låta folk veta att du är okej.

Varningar

• Om du försöker få någon att ringa tillbaka, prata inte om tidigare misslyckade samtal. Detta kan verka irriterat, vilket gör lyssnaren mindre bekväm att prata med dig.
• Under affärsförhållanden bör du alltid lämna en röstmeddelande om personen du ringer inte svarar. Att se flera missade samtal utan röstmeddelanden kommer att undergräva ditt företags betydelse.