Skicka ett mejl till en kundtjänst

Innehåll

Att gå
Del 1 av 3: Visa webbplatsen
Del 2 av 3: Skriv e-postmeddelandet
Del 3 av 3: Håll dig artig
Varningar

Vissa människor har svårt att skicka ett e-postmeddelande till ett företags kundtjänst. Hur komponerar du ett sådant brev i form av ett e-postmeddelande när det verkligen sattes på papper tidigare? Vilka typer eller protokoll gäller när du ställer en fråga till en kundtjänst? Även om detta varierar beroende på bransch, region och kultur finns det några allmänna riktlinjer för att säkerställa att din e-post kommer att tas emot korrekt av kundtjänst.

Att gå

Del 1 av 3: Visa webbplatsen

Leta efter svaret. Innan du skriver ett e-postmeddelande till ett företags kundtjänst, se till att svaret inte bara finns på webbplatsen. Många företag lägger svar på vanliga frågor på en speciell sida på sin webbplats, vanligtvis under rubriken "FAQ" eller "Vanliga frågor".
- Du kan vanligtvis hitta dessa sidor genom att bläddra hela vägen till botten av sidan och sedan klicka på "Kontakt" eller "Kundtjänst".
Hitta sidan "Kundtjänst". Om du inte ser en länk längst ner på webbplatsen kan du ibland hitta sidan genom att skriva ordet i sökrutan. Du ser vanligtvis ett fält med förstoringsglasikonen längst upp till höger på hemsidan. Skriv in termer som "kundtjänst" eller "kontakt" och tryck sedan på enter.
- Sidan "Kontakt" innehåller vanligtvis ett e-postformulär där kunder kan skriva klagomål eller kommentarer.
  - Kontrollera den här sidan för att se om du får en kopia av det skickade meddelandet. Om inte, sök på webbplatsen efter en e-postadress som du kan nå från ditt personliga e-postkonto så att du har bevis på korrespondensen.
Använd sökrutan. Sök efter ämnet du vill ställa en fråga om i samma fönster som du använde för att hitta kundtjänstens e-postadress. Om du söker efter ämnet eller frågan på det här sättet kan du hitta svaret utan att behöva skicka ett e-postmeddelande.
- Detta är också viktigt om du vill verka intelligent när du skickar e-postmeddelandet. Om du frågar något när svaret redan tydligt anges på webbplatsen kan de tänka till kundservice att du är krävande och lat och därför olönsam.
- Se även de vanliga frågorna (FAQ). Ofta är frågan du vill ställa redan med i de vanliga frågorna. Det är därför de flesta webbplatser också har en sådan sida för att minimera e-postmeddelanden till kundtjänst.
Granska företagets policyer. Om du inte hittar svaret på din fråga via sökrutan eller vanliga frågor kan du fortfarande söka på "Om oss" -sidan eller i returpolicyn. Bläddra till botten av webbplatsen igen och se vilka länkar som finns. Leta efter en länk som kan innehålla svaret på din fråga: om oss, beställning och leverans, retur, garanti och reparation, och så vidare.
- Även om du inte hittar svaret på dessa länkar kan det ändå vara användbart att titta på sidorna så att du kan hitta ytterligare information om företaget att använda i din e-post.

Del 2 av 3: Skriv e-postmeddelandet

Bestäm om det är ett klagomål eller en komplimang. Inte alla meddelanden till kundtjänst måste vara klagomål eller frågor. Du kanske vill tacka dem för god service. Positiva e-postmeddelanden är också välkomna, liksom e-postmeddelanden med frågor.
- Det är faktum att det ibland går snabbare och mer direkt att rapportera ett klagomål per telefon. E-post fungerar bättre för att uttrycka din tacksamhet eller ställa en fråga som inte kräver ett omedelbart svar, men om du vill lösa problemet direkt, ring.
Skriv ner ett tydligt ämne. Se till att e-postens ämne är tydligt och meningsfullt. Du vill att kundtjänstrepresentanten ska se din e-post först så att du får ett svar snabbare. Håll ämnet kort, se till att det sammanfattar din e-post kortfattat och att den anställde känner sig tvungen att öppna e-postmeddelandet snabbt.
- Till exempel: "Hund åt garantikort - behöver bytas ut"
Börja med en hälsning. När du väl har kommit på ett bra ämne är nästa steg att hälsa på kundtjänstrepresentanten. Börja inte med ditt problem direkt. Du hälsar någon på telefonen snyggt, eller hur? Det kan vara något så enkelt som "Bästa kundservice".
- Försök hitta ett namn som du kan lägga till i din hälsning. Hos mindre företag listas ibland namnen på kundtjänstrepresentanterna på webbplatsen, så att använda dem kommer att göra ditt budskap mer personligt, vilket gör det trevligare att arbeta med.
- Du kan avsluta hälsningen med ett komma eller kolon. Kära kundtjänst, eller Bästa kundservice:
Håll dig till de vanliga skrivmetoderna. Få medarbetarens respekt genom att använda vanliga skrivmetoder. Skriv inte allt med stora bokstäver och använd inte extra stora eller tjocka teckensnitt. Använd normal skiljetecken, stavning och versaler. Då kommer ditt e-postmeddelande att tas på allvar.
Skriv i en artig ton. Skriv artigt, även om du gör ett klagomål eller vill uttrycka din frustration. Du kommer då att värderas mer som kund och kommer troligen också att behandlas mer artigt.
Berätta vem du är. Presentera dig själv efter hälsningen. Skriv ner ditt namn och förklara vilken typ av kund du är och om du har beställt något för första gången eller är en återkommande kund. I båda fallen föredrar den anställde att behålla dig som kund. Inkludera din geografiska plats om det är relevant.
Var specifik. Använd specifikt språk i din e-post. Undvik generiska termer som "min produkt". Beskriv istället i detalj vilken produkt eller tjänst som är inblandad och varför du skickar e-post om den. Beskriv alla relevanta händelser så att den anställde vet exakt vad problemet är. Om du omedelbart lägger in denna information i det första e-postmeddelandet kommer du att undvika ett långvarigt e-postutbyte.
- Använd webbadressen till produkten om du har en så att den anställde omedelbart kan se vad den handlar om.
- Lägg också ditt beställningsnummer i e-postmeddelandet, för de flesta anställda kommer att fråga dig ändå. Detta ordernummer hänvisar till hur ordern är i deras system.
Ställ frågor tydligt. Var tydlig i din e-post. Slå inte runt busken. När du har hälsat på medarbetaren och presenterat dig själv, starta ett nytt avsnitt som förklarar vad som händer på samma specifika språk som nämnts i föregående steg.
- Be omedelbart om den ersättning du vill ha. Du kanske inte vågar fråga, men lägg din blygd åt sidan i din e-post. Om du vill ha något i utbyte mot en defekt produkt, säg så.
Skriv korta stycken. Se till att dina stycken är korta. Ett stycke med en, två eller högst tre meningar är lättare att läsa. Den anställde kan därför skanna e-postmeddelandet snabbare för att se om han har prioritet, och om du har skrivit ett stort textblock kan ditt meddelande placeras längst ner i stacken eftersom han / hon inte förstår omedelbart vad du menar .
Avsluta med en enkel signatur. Avsluta e-postmeddelandet med en avslutande mening som sammanfattar din begäran eller komplimang, följt av en hälsning. Du kan avsluta med "Vänliga hälsningar", men du kan också bara placera ditt namn eller din e-postsignatur direkt. Du kan också visa att du vill ha ett snabbt svar genom att säga: "Väntar på ditt svar", eller något därtill.
- En e-post signatur är ett kort textblock som innehåller ditt namn, yrke och kontaktinformation. Du kan skapa en e-postsignatur i inställningarna för ditt e-postkonto så att den alltid visas automatiskt under ett nytt meddelande.
Skicka inga bilagor än. Skicka inte bilagor med ett första meddelande ännu. Många webbplatser har skräppostfilter som fiskar ut e-postmeddelanden med bilagor och lägger ditt meddelande i papperskorgen innan det läses.
- Du måste naturligtvis lägga till en bilaga till ett personligt brev när du ombeds lägga till ditt CV som ett Word-dokument.
- Ta aldrig med användarnamn, lösenord eller kreditkortsinformation.
Läs ditt meddelande igen innan du skickar det. När din e-post är klar, tryck inte på "skicka" för entusiastiskt. Du bör läsa om e-postmeddelandet först för att se till att det inte finns några stavfel eller stavfel som kommer att försämra ditt meddelande. Även om du skrev e-postmeddelandet på din smartphone är det automatiska meddelandet "skickat från min iPhone" ingen ursäkt för stavfel eller grammatiska misstag.
Skicka en påminnelse. Om du inte har fått svar på din e-post efter några dagar kan det vara så att ditt meddelande hamnade i skräppostrutan eller längst ner i stacken. Skriv ett e-postmeddelande där du nämner det tidigare e-postmeddelandet och fråga om det mottogs korrekt.

Del 3 av 3: Håll dig artig

Se till att du har god grammatik och stavning. Du kanske inte inser det, men bra grammatik och stavning är en del av en artig ton. Om du gör ditt bästa för att kommunicera tydligt visar du respekt för den andra parten och visar att du i allmänhet är en artig person.
Visa att du är smart. Var inte pretentiös, men visa att du är smart genom att visa ett omfattande ordförråd. Om du har tittat på företagets webbplats och fått reda på deras policyer kan du visa att du har läst allt rätt men ändå inte har hittat något svar på din fråga.
Skämt inte. Kloka kommentarer och skämt har sin plats, och det är inte i ett e-postmeddelande som ska tas på allvar, åtminstone inte i den första korrespondensen. Den typen av språk kan uppfattas som olämpligt, och du vill undvika det när du arbetar med ett företag.
- När du har skickat fram och tillbaka ett antal mejl med en kundtjänstrepresentant är det mer troligt att skämt accepteras och förstås.
Uttryck dig inte aggressivt. Även om du kanske är frustrerad över hur en produkt eller tjänst har hanterats, kommer du ingenstans att sätta den i en arg e-postadress. Om du diskuterar ditt problem med respekt och artighet får du det du vill tidigare.
- Kom ihåg att det är svårt att sätta ord på dina känslor. Om du är upprörd över ett problem och vill ha en omedelbar lösning, borde du ringa.
Nämn din lojalitet och tacksamhet. Om du skriver i din e-post hur lojal du alltid har varit för företaget kommer den anställde att uppskatta ditt meddelande och svara snabbare.