Innehåll

• Steg
• Metod 1 av 2: Innan du skickar ett fax
• Metod 2 av 2: Skicka ett fax
• Tips
• Varningar
• Vad behöver du

Om du är en av de okunniga människorna som aldrig har hört talas om fax tidigare, eller en gång visste men glömde, är det dags att uppdatera ditt minne och lära dig mer om ny teknik. Observera att det finns ett stort antal varianter av faxmaskiner, så du bör först läsa bruksanvisningen för den här enheten som medföljer satsen. De flesta faxmaskiner kräver att du först skickar ett personligt brev, slår sedan numret och skickar faxet direkt.

Steg

Metod 1 av 2: Innan du skickar ett fax

1. 1 Skapa ett personligt brev. Faxmaskiner används ofta av alla på ett kontor eller en specifik grupp människor. Eftersom alla i närheten kan läsa faxet kan det vara en bra idé att skicka ett personligt brev. Det kommer att säkerställa att rätt person får ditt fax.
   • Följebrevet innehåller mottagarens namn, faxets innehåll och antalet sidor. Den bör också innehålla information om avsändaren, till exempel namn och faxnummer, så att mottagaren kan skicka ett svar om det behövs.
2. 2 Slå faxnumret. Därefter måste du slå faxnumret, precis som du vanligtvis slår ett telefonnummer. De flesta nya faxmaskiner behöver inte ange en kod för att skicka ett dokument inom en stad, men det är fortfarande nödvändigt för fjärrsändning. Vissa faxmaskiner kräver att du anger ett riktnummer oavsett var du befinner dig. Ta reda på det själv eller fråga någon om din maskin.
   • Landskoden (till exempel Ryssland motsvarar numret ”7” i början av telefon- och faxnummer) är också ibland tillämpligt för lokalsamtal, men bara i kombination med riktnummer. Användningen av landskoden krävs nästan alltid när du använder internationella samtal.
   • För fjärrkommunikation inom ett land måste du också slå ”8”. Läs instruktionerna eller fråga någon om funktionerna i just din faxmaskin.
   • Se till att du använder faxnumret och inte telefonnumret till den du vill kontakta. Ofta skrivs dessa siffror sida vid sida på ett visitkort och det är väldigt lätt att förvirra dem genom att titta på fel rad.
3. 3 Bestäm pappersmatningsmetoden. Du måste se till att du har lagt in arket med materialet som ska skickas på rätt sida av faxet. Det är bara möjligt att skanna innehållet i ett dokument när papperet är placerat på ett visst sätt, och du skickar ett tomt fax om du lägger in arket upp och ner. Se till att papperet är i rätt position innan du skickar ett fax.
   • Pappersmatningsmetoden skiljer sig från fax till fax. Lyckligtvis har alla fax märken för att indikera rätt pappersposition. Leta efter det vikta pappersarket nära pappersmatningsområdet. Du kommer att se att en av sidorna på det här arket är ren och att det finns linjer på den andra.
     • Om linjerna ligger på den vikta sidan, sätt sedan in papperet med den tomma sidan mot dig.
     • Om det vikta hörnet är tomt ska arket sättas in i faxmaskinen med framsidan mot dig.
4. 4 Faxa i rätt format. Faxmaskiner är utformade för att fungera med blad i standardstorlek. Om du försöker skicka ett dokument av icke-standardstorlek kommer du inte att kunna göra det.Dessutom kan det orsaka papperstrassel eller till och med skada faxmaskinen.Om det ändå finns ett behov av att skicka ett dokument av en icke-standardstorlek, bör du göra en kopia av en lämplig storlek med en kopiator och skicka det redan, inte originalet.
   • De vanligaste pappersformaten för fax och skrivare är A4 och brevpapper.

Metod 2 av 2: Skicka ett fax

1. 1 Skicka dokumentet med din fax. När du har slutfört alla ovanstående steg kan du börja skicka faxet. Sätt nu in papperet med rätt sida, slå det nummer du behöver och klicka sedan på "skicka" -knappen. Detta är vanligtvis en stor och synlig knapp. Grattis! Du har skickat ett fax!
   • Du kommer att märka hur enheten, efter att du har tryckt på skicka -knappen, piper flera gånger och surrar lite. Det här är okej. Så här kommunicerar fax med varandra. Efter ett par minuter efter att du skickat faxet kommer du att höra en tydlig signal för att bekräfta detta. Om det uppstår problem under sändningen och faxet inte gick igenom hör du ett karakteristiskt obehagligt ljud. Du måste nu kontrollera din fax för att avgöra vilket problem du har.
2. 2 Använd internet för att skicka ett fax. Fax till faxmaterial kan också skickas via Internet. Det finns ett antal företag som tillhandahåller bistånd av detta slag, vars tjänster i de flesta fall kostar pengar. Detta kan vara en klok investering, men bara om du sällan skickar fax och därför inte vill köpa en faxmaskin eller använda budtjänster för detta ändamål.
   • PamFax är en utmärkt Skype -faxtjänst. Men i det här fallet måste du betala lite.
   • HelloFax är en tjänst som integreras mycket bra med Google Drive och gör det enkelt att faxa Google Docs -dokument. Du får möjlighet att skicka ett antal fax kostnadsfritt som testtjänst, men avgifter kommer att tillkomma senare.
3. 3 Använd e -post för att skicka ett fax. Beroende på mottagarens faxnummer kan du kanske skicka dokumentet utan kostnad. Men här är det värt att överväga att den här funktionen gäller ett begränsat antal faxnummer och låter dig skicka information i begränsade volymer.
   • Du kan kontrollera tillgängligheten för detta alternativ för ett specifikt faxnummer på Internet.
   • Använd den här mallen för att skapa adressen till vilken du kommer att skicka e-post: “[email protected]”
   • Ta bort citaten och ändra faxnumret (inklusive land- och regionkoder) och för- och efternamn ("första" och "sista") till personen du skickar faxet till.
   • Observera att endast text kan överföras på detta sätt. Du kan inte bifoga en PDF -fil eller annat material till brevet.

Tips

• Ange alltid hela numret, inklusive landskod och riktnummer.
• De flesta faxmaskiner har en bruksanvisning. Studera det noggrant innan du vidtar åtgärder.

Varningar

• När du skickar konfidentiell information bör du ta hänsyn till att NÅGON kommer att kunna läsa faxet som skrivs ut på den mottagande sidan. Innan du skickar, dubbelkolla numret för att se till att mottagaren är nära faxet.

Vad behöver du

• Följebrev
• Dokument som ska faxas
• Mottagarens faxnummer
• Faxmaskin eller dator